Банкарско усогласување: водич чекор по чекор со пример

Банкарското усогласување е споредба на изводот од банката со вашите евиденции за истата банкарска сметка и за истиот период, објаснување на секоја разлика и исправка на книгите таму каде што се погрешни. Целта е едноставна: откако ќе ги корегирате временските разлики и ставките што недостасуваат, коригираното салдо на банката е еднакво на коригираното книговодствено салдо.

Коригирано салдо на банката = салдо според изводот + уплати во тек − плаќања што сè уште не се задолжени ± грешки на банката

Коригирано книговодствено салдо = салдо според книгите + неевидентирани приливи и камати − неевидентирани провизии, задолжувања и вратени уплати ± грешки во книгите

Ако двете коригирани салда се совпаѓаат, сметката е усогласена. Ако не, барем една ставка сè уште не е објаснета.

Зошто е важно банкарското усогласување

Банката и вашите книги ги евидентираат истите пари, но не во ист момент и не секогаш на ист начин. Редовното усогласување открива:

• Ставки што недостасуваат или се двојни: плаќање кон добавувач што никој не го евидентирал, или уплата од клиент внесена двапати.
• Банкарски провизии и камати, што се гледаат само на изводот.
• Неуспешни или вратени плаќања: фактура означена како платена иако парите се вратиле кај клиентот.
• Измами и грешки: плаќања што не сте ги одобриле, променети банкарски податоци на добавувач или грешка на банката. Колку побрзо ги забележите, толку се поголеми шансите да ги вратите парите.
• Погрешни даночни и парични извештаи: пријавите за ДДВ или за данок на промет, добивката и проекцијата на паричниот тек се сигурни само колку што се сигурни евиденциите зад нив.

Вашиот сметководител или ревизор обично ќе ги побара банкарските усогласувања. Обврските за водење евиденција се разликуваат од земја до земја, затоа проверете ги оние што важат за вашиот бизнис со вашиот сметководител.

Зошто салдото во банката се разликува од книгите

Секоја разлика спаѓа во една од овие три групи:

• Временски разлики: вие сте ја евидентирале трансакцијата, но банката сè уште не ја обработила, или обратно.
• Ставки што ги знае само банката додека не го прочитате изводот: провизии, камати, директни задолжувања и вратени уплати.
• Грешки, најчесто во вашите книги, а понекогаш во банката.

Ова се ставките за усогласување на кои ќе наидувате најчесто:

Едноставно правило: ако ставката веќе е во вашите книги, а банката ќе ја евидентира подоцна, коригирајте ја страната на банката и не книжете ништо. Ако банката е во право, а ставката ја нема во вашите книги, евидентирајте ја.

Како се прави банкарско усогласување чекор по чекор

1. 1Земете го изводот од банката за периодот, или извезете ги трансакциите, заедно со вашите евиденции за истата сметка (банкарската сметка во книговодството или благајничкиот дневник) за истите датуми.
2. 2Проверете дали почетните салда се совпаѓаат. Почетното салдо на изводот треба да е еднакво на усогласеното крајно салдо од претходниот период. Ако не е, прво средете го претходниот период.
3. 3Поврзете ги приливите. Штиклирајте го секое одобрување на изводот наспроти евидентирана уплата во вашите книги, според износот, датумот и повикот на број.
4. 4Поврзете ги одливите. Направете го истото за секое задолжување: плаќања кон добавувачи, плати, даноци и купувања со картичка.
5. 5Евидентирајте ги ставките што ги знае само банката: провизии, камати, директни задолжувања, трајни налози, порамнувања од картички и вратени уплати.
6. 6Наведете ги временските разлики: издадени плаќања што сè уште не се задолжени и уплати во тек. Не ги книжете повторно, бидејќи веќе се во вашите книги.
7. 7Истражете го остатокот. Сè што сè уште не е поврзано е ставка што недостасува, двојна ставка, погрешен износ или грешка на банката. Исправете ги книгите или побарајте од банката да ја исправи својата грешка.
8. 8Пресметајте ги коригираните салда со формулите погоре. Тие мора да се совпаѓаат до денар.
9. 9Прегледајте, одобрете и заклучете го периодот. Најдобро е усогласувањето да го прегледа некој што не ги извршува плаќањата. Чувајте го заедно со изводот и заклучете го периодот, за усогласените книжења повеќе да не можат да се менуваат.

Пример за банкарско усогласување

Вашиот извод за март завршува со 766.000 ден., а банкарската сметка во вашите книги покажува 710.980 ден., што е разлика од 55.020 ден. Следејќи ги чекорите, наоѓате три ставки на страната на банката и пет на страната на книгите.

Двете страни завршуваат на 665.500 ден., значи сметката е усогласена. За проверка, ставките на страната на банката изнесуваат вкупно −100.500 ден., а на страната на книгите −45.480 ден.; разликата меѓу нив, 55.020 ден., е точно почетната разлика.

Сега ги евидентирате во книгите петте ставки од страната на книгите. Трите ставки од страната на банката не бараат книжење; тие треба да се појават на изводот за април, и тогаш ги штиклирате.

Колку често треба да се прави усогласување?

Усогласувајте ја секоја банкарска сметка најмалку еднаш месечно, пред да го затворите месецот: усогласената банкарска сметка е меѓу првите точки на секоја листа за месечно затворање. Сметките со многу трансакции дневно полесно се усогласуваат неделно, па дури и дневно, бидејќи секој круг има помалку ставки за поврзување, а проблемите излегуваат на виделина додека сите уште се сеќаваат на деталите.

Усогласувајте го секое место каде што се чуваат парите на бизнисот, не само главната сметка:

• штедните сметки и сите други банкарски сметки, секоја посебно
• деловните кредитни картички, наспроти изводот од картичката
• салдата кај давателите на онлајн плаќања, наспроти нивните извештаи за исплати
• касите и благајната за ситни трошоци: изброете ја готовината, споредете ја со благајничкиот дневник и евидентирајте го секој кусок или вишок со објаснување

Совети за побрзо поврзување

• Ставете повик на број на секоја фактура и замолете ги клиентите да го наведат кога плаќаат. Уплата со бројот на фактурата се поврзува за неколку секунди.
• Користете по една банкарска сметка за секоја намена, на пример една за уплати од клиенти и една за плати и даноци, и никогаш не мешајте приватни и деловни плаќања.
• Увезувајте изводи наместо да ги пишувате рачно. CSV-датотека или директна врска со банката ги отстранува грешките при пишување и заштедува време.
• Поставете правила за поврзување на ставките што се повторуваат, како банкарски провизии, кирија, рати за кредит и претплати, за да се евидентираат на ист начин секој месец.
• Постапувајте правилно со делумните плаќања. Поврзете го примениот износ со фактурата и оставете го остатокот отворен, наместо целата фактура да ја означите како платена.
• Поделете ги групните плаќања. Кога еден налог плаќа повеќе фактури, распределете го на секоја фактура што ја покрива. Ако од целта на дознаката не се гледа кои се, побарајте од клиентот известување за плаќање.

Чести грешки

1. 1Насилно израмнување со необјаснето книжење за корекција, наместо да се најде разликата.
2. 2Книжење на временските разлики, така што плаќање што сè уште не е задолжено се брои двапати.
3. 3Почнување од неусогласено почетно салдо, што ги пренесува грешките од минатиот месец во овој.
4. 4Оставање стари ставки засекогаш. Плаќање што не е задолжено ни по неколку недели, или уплата што никогаш не пристигнала, треба да се истражи.
5. 5Споредување само на збировите. Две грешки можат да се поништат една со друга, затоа поврзувајте ги трансакциите една по една.
6. 6Менување на усогласен период подоцна без повторно усогласување.
7. 7Усогласување само на крајот на годината, кога барањето на една единствена разлика може да трае со денови.

Како помага Clientlly

Во Clientlly ја отворате секоја банкарска сметка и благајна со нејзиното почетно салдо, а потоа ги внесувате банкарските трансакции преку CSV-увоз или, кај поддржаните банки, преку банкарска врска што ги синхронизира. Автоматското банкарско поврзување ги спарува редовите од изводот со евидентираните плаќања, остатокот го поврзувате рачно, а мапирањето на сметки ги одредува сметките во главната книга на кои одат книжењата за банка и благајна. Уплатите евидентирани на фактури, вклучително и едно плаќање распределено на повеќе фактури, и плаќањата кон добавувачи автоматски се книжат во главната книга, а предупредувањата за интегритет на салдата ги покажуваат салдата на банка и благајна што треба да се проверат. Сметководствените периоди со листи за затворање ви помагаат да го одобрите и затворите месецот; погледнете го модулот за сметководство.