Прогноза на паричниот тек: план за 13 недели со пример

Прогнозата на паричниот тек (cash flow) проценува колку пари ќе влезат во вашиот бизнис и колку ќе излезат, недела по недела, за да ја видите најниската состојба на сметката пред да стигнете до неа. За секоја недела, крајна состојба = почетна состојба + очекувани наплати − очекувани плаќања, а таа крајна состојба станува почетна состојба на следната недела.

Овој водич покажува како во шест чекори да изградите тековна прогноза за 13 недели, со решен пример, претпазливо сценарио и мерките што треба да ги преземете кога бројките покажуваат недостиг на пари.

Зошто прогноза за 13 недели?

Тринаесет недели се еден квартал (52 ÷ 4), прикажан недела по недела. Тоа е доволно долго за да видите дека доаѓа проблем, а доволно кратко за прогнозата да се темели на факти што веќе ги знаете: отворени фактури, фактури од добавувачи, плати, кирија, рати за кредити и рокови за даноци.

Неделниот приказ е важен затоа што проблемите со парите се прашање на време. Еден месец може да изгледа добро во вкупниот износ, додека неделата со плати, кирија и плаќање данок паѓа под нула. Прогнозата е и тековна (rolling): секоја недела ја бришете неделата што помина и додавате нова на крајот, па секогаш гледате цел квартал однапред.

Прогнозата за 12 месеци одговара на друго прашање. Таа работи по месеци, се темели на претпоставки за продажбата и трошоците и помага да планирате вработувања, инвестиции, финансирање и сезонски осцилации. На повеќето бизниси им се корисни и двете.

Како да направите прогноза на паричниот тек во шест чекори

1. 1Почнете од денешната реална состојба. Соберете колку пари навистина има денес на секоја деловна сметка и во секоја благајна, а не колку покажуваат книгите. Ако двете се разликуваат, прво направете банкарско усогласување.
2. 2Внесете ги наплатите според датумот кога клиентите навистина плаќаат, а не според датумот на фактурата. Ставете ја секоја отворена фактура во неделата кога ги очекувате парите, според реалното однесување на тој клиент при плаќање: ако клиент со рок од 30 дена обично плаќа по 45 дена, планирајте 45. Додавајте нова продажба само кога е потпишана или многу веројатна.
3. 3Внесете го секое плаќање според неговиот рок. Плати со придонеси и персонален данок, кирија, фактури од добавувачи, рати за кредити, ДДВ, аконтации за данокот на добивка, осигурување, претплати и годишни сметки како лиценци или договори за одржување. Роковите за даноци и правилата за аконтации се разликуваат од земја до земја, па проверете ги со вашиот сметководител.
4. 4Пресметајте го нето текот и крајната состојба за секоја недела. Нето тек = наплати − плаќања. Крајна состојба = почетна состојба + нето тек, и таа станува почетна состојба на следната недела.
5. 5Одредете минимална резерва на пари. Изберете ја најниската состојба што сте подготвени да ја прифатите, на пример платите за еден месец или две до четири недели фиксни плаќања, и означете ја секоја недела што паѓа под неа.
6. 6Ажурирајте секоја недела и споредувајте ја прогнозата со реалноста. Заменете ја неделата што помина со вистинските бројки, додадете нова недела на крајот и запишете зошто наплатите или плаќањата се разликувале. Со време ќе видите кои клиенти и кои трошоци погрешно ги проценувате.

Едноставен образец

Ставете ги 13-те недели во колони, а овие редови еден под друг. За почеток доволна е обична табела.

Решен пример: првите шест недели

Мала услужна компанија почнува со 1.080.000 ден. на сметка и одредува минимална резерва од 740.000 ден., приближно платите за еден месец. Нејзиниот најголем клиент треба да плати 640.000 ден. во недела 2.

• Во недела 3 доспеваат платите (775.000 ден.), киријата (170.000 ден.) и добавувачи (155.000 ден.).
• Во недела 4 доспеваат плаќање на ДДВ (395.000 ден.), добавувачи (240.000 ден.) и рата за кредит (80.000 ден.).
• Недела 6 ја вклучува годишната премија за осигурување (190.000 ден.) и добавувачи (295.000 ден.).

Сметката никогаш не оди во минус, но во недела 4 паѓа 150.000 ден. под резервата, нешто што месечниот преглед би го скрил. Во ова основно сценарио доволен е еден телефонски повик: замолете го добавувачот чија фактура доспева во недела 4 да ги прими 240.000 ден. една недела подоцна. Тогаш недела 4 завршува со 830.000 ден., а недела 5 и понатаму завршува со 1.015.000 ден.

Сценарио: што ако најголемиот клиент плати три недели подоцна?

Прогнозата е покорисна кога покрај основното сценарио имате и претпазлива верзија. Тука 640.000 ден. од најголемиот клиент пристигнуваат во недела 5 наместо во недела 2.

Во претпазливото сценарио, по платите во недела 3 би останале само 365.000 ден., а во недела 4 сметката би била во минус. Одложувањето на плаќањето кон добавувачот веќе не е доволно (недела 4 би завршила со 190.000 ден.), па клиентот би го потсетиле уште пред рокот, би побарале делумно плаќање и веднаш би договориле кредитна линија, додека бројките сè уште изгледаат здраво.

Што да направите кога прогнозата покажува недостиг на пари

Колку порано го видите недостигот, толку повеќе можности имате. Почнете со мерките што не чинат ништо:

• Следете ги задоцнетите фактури. Контактирајте го секој клиент што го пробил рокот, почнувајќи од најголемите износи, и праќајте автоматски потсетници за ништо да не се заборави. Нашиот водич како побрзо да ви платат ги објаснува роковите за плаќање, потсетниците и шаблоните за е-пошта.
• Барајте аванс или плаќање во фази за големи нарачки и долги проекти, за парите да влезат пред да платите материјал и работа.
• Договорете подобри рокови со добавувачите. Побарајте да одложите плаќање за една или две недели, или подолги рокови за следната нарачка. Барајте го тоа пред рокот, а не потоа.
• Одложете ги набавките и инвестициите што можат да почекаат, како нова опрема или стока што нема да ја продадете во следните недели.
• Обезбедете кредитна линија навреме. Банките се поподготвени кога вашите бројки изгледаат здраво, па договорете овердрафт или кредитна линија неколку месеци пред да ви затреба.

Паричен тек наспроти добивка

Добивката ви кажува дали бизнисот заработува во одреден период. Паричниот тек ви кажува дали има пари на сметка на денот кога доспева некоја фактура. И профитабилна компанија може да остане без пари, на пример кога во март фактурира 1.200.000 ден. со рок од 60 дена, а вработените и добавувачите ги плаќа во март и април.

Показатели за паричниот тек: DSO, DPO и cash runway

Три показатели покажуваат дали вашата ликвидност веројатно ќе се подобри или ќе се влоши:

Во примерот клиентите плаќаат во просек по 35 дена, а добавувачите се плаќаат по 30, што значи дека бизнисот чека околу пет дена подолго за своите пари отколку што неговите добавувачи чекаат за своите. Секој ден помалку DSO ги носи парите порано: со 7.200.000 ден. продажба на кредит во квартал, еден ден вреди 80.000 ден. (7.200.000 ÷ 90). Некои бизниси го пресметуваат DPO со трошокот за продадените производи наместо со набавките; кој и да е методот, користете го доследно.

Cash runway е важен кога излегуваат повеќе пари отколку што влегуваат, на пример во мирна сезона или додека нов бизнис расте. Ви кажува колку месеци имате да промените нешто пред да ви снема пари.

Чести грешки

1. 1Користење на датумите на фактурите наместо датумите на плаќање. Фактура издадена на 1-ви со рок од 30 дена не е пари на 1-ви, а често ни на 31-ви.
2. 2Заборавање на даноците и годишните сметки. ДДВ, аконтациите за данокот на добивка, премиите за осигурување и годишните лиценци се големи износи и лесно се заборават затоа што не доаѓаат секој месец.
3. 3Неажурирање на прогнозата. Прогноза направена еднаш застарува за неколку недели. Ажурирајте ја секоја недела, на ист ден.
4. 4Мешање на личните и деловните сметки. Личните трошоци платени од деловната сметка, или деловните трошоци платени лично, ги искривуваат и почетната состојба и динамиката на плаќањата.
5. 5Игнорирање на моментот на исплата на платите. Платите, придонесите и персоналниот данок излегуваат на фиксни датуми, често во истата недела со киријата, и токму таа недела обично ја одредува вашата најниска состојба.

Како помага Clientlly

Clientlly ги чува на едно место бројките од кои почнува вашата прогноза. Фактурите имаат рок на плаќање и тек за постапување со задоцнетите, а автоматските потсетници за плаќање се праќаат 3, 14 и 30 дена по рокот. Регистарот на плаќања, со филтрирање и извештаи, покажува што платиле клиентите и кога, додека плаќањата кон добавувачи и трошоците со одобрување, буџетите и следењето на буџетите покажуваат што излегува. Банкарските и готовинските сметки, банкарските трансакции, поврзувањето со поддржаните банки, увозот преку CSV, барањата за готовина и трансферите меѓу банка и благајна ви ја даваат денешната реална состојба, а извештаите се извезуваат во PDF и Excel за вашата прогноза. Погледнете го модулот за плаќања, трошоци и трезор.