Месечно затворање на книгите: контролна листа и примери

Месечното затворање е збир чекори со кои книгите за еден месец стануваат целосни и точни. Ги евидентирате сите трансакции од месецот, ги усогласувате банката и билансните сметки, книжите корекции како пресметани трошоци, однапред платени трошоци и амортизација, ги прегледувате пробниот биланс и финансиските извештаи и на крај го заклучувате периодот.

Овој водич ви ја дава контролната листа како табела со одговорни лица и денови, план од пет дена, книжења за трите најчести корекции и двата броја што покажуваат дали вашето затворање се подобрува.

Зошто е важно месечното затворање

Месечното затворање го претвора книговодството во информации врз основа на кои можете да постапите. Кога секој месец е правилно затворен:

• Месечниот биланс на успех и билансот на состојба се доверливи, па ги гледате вистинската добивка, маржите и паричната состојба, а не проценки.
• Даночните пријави се побрзи и посигурни, бидејќи бројките во пријавата за ДДВ веќе се совпаѓаат со книгите.
• Крајот на годината носи помалку изненадувања. Дванаесет мали затворања се полесни од едно големо средување по завршувањето на годината, а сметководителот или ревизорот наоѓа помалку исправки.
• Одлуките се засноваат на вистински бројки. Цените, вработувањата, кредитите и набавките на залиха зависат од тоа колку навистина заработил и чинел минатиот месец.
• Грешките се фаќаат додека се свежи, кога фактурата, сметката и лицето што платило сè уште лесно се наоѓаат.

Правилата за законско известување и даночните рокови се разликуваат од земја до земја, затоа проверете со вашиот сметководител кои извештаи мора да ги поднесува вашата фирма и кога.

Контролна листа за месечно затворање

Листата има пет фази: евиденција, усогласување, корекции, преглед и затворање. Секоја задача има одговорно лице и целен ден, броен во работни денови по крајот на месецот.

Банкарското усогласување ги држи заедно сите други чекори; за деталниот метод прочитајте го нашиот водич за банкарско усогласување. Вредноста на залихата што ја усогласувате зависи од методот на вреднување, објаснет во FIFO или пондерирана просечна цена.

План за затворање во пет дена

Деновите се работни денови по крајот на месецот. Мал тим може да спои денови; редоследот е поважен од точните датуми.

1. 1Ден 1: евиденција. Издајте ги последните излезни фактури, книжете ги влезните фактури и книжните одобренија, соберете ги сметките од вработените и книжете ги платите. Побарајте ги фактурите што недостасуваат од добавувачите пред крајот на денот.
2. 2Ден 2: усогласување. Усогласете ги банката и благајната, побарувањата и обврските и усогласете го пописот на залихата со книгите. Затворете го или објаснете го секое неусогласено банкарско движење.
3. 3Ден 3: корекции. Книжете ги пресметаните трошоци, преносот на однапред платените трошоци, амортизацијата, прегледот на сомнителните побарувања и превреднувањето на валутите. Усогласете ги сметките за ДДВ откако ќе бидат внесени сите фактури.
4. 4Ден 4: преглед. Извадете го пробниот биланс, споредете ги билансот на успех и билансот на состојба со претходниот месец и со буџетот и објаснете ја секоја поголема разлика. Поправете ги грешките со книжења за исправка.
5. 5Ден 5: затворање. Заклучете го периодот, извезете ги и архивирајте ги извештаите, испратете ги месечните бројки до сопственикот или раководството и запишете ги отворените прашања за наредниот месец.

Пресметани трошоци, однапред платени трошоци и амортизација: решени примери

Корекциите прават месецот да ги покаже трошоците и приходите што му припаѓаат, без оглед на датумот на фактурата или плаќањето. Овие три се јавуваат речиси при секое затворање. Износите се без ДДВ.

Пресметан трошок: сметката за струја што сè уште не пристигнала

Електричната енергија потрошена во октомври снабдувачот ја фактурира во средината на ноември. Според состојбата на броилото и претходните сметки, ја проценувате на 29.500 ден. На 31 октомври го книжите трошокот и обврската, а на 1 ноември го сторнирате книжењето:

Кога ќе пристигне фактурата од 30.200 ден., ја книжите како и обично: должи трошоци за електрична енергија, побарува обврски кон добавувачи. Октомври го покажува трошокот за октомври, а ноември ја носи само разликата од 700 ден. меѓу проценката и фактурата, покрај сопствената струја.

Однапред платен трошок: осигурување платено за 12 месеци

На 1 октомври плаќате 180.000 ден. за полиса за осигурување од 12 месеци. Плаќањето не е трошок за октомври: тоа е средство (однапред платени трошоци) што го пренесувате во трошоци по 180.000 ден. ÷ 12 = 15.000 ден. месечно.

По октомври салдото на однапред платените трошоци е 165.000 ден., по шест месеци 90.000 ден., а по дванаесет месеци нула. Поставете го преносот како повторувачко книжење, за никој да не мора да се сети на него. Однапред наплатените приходи функционираат исто, но во обратна насока: купувач што однапред плаќа година услуга ви создава обврска што месец по месец станува приход.

Амортизација: доставно возило, праволиниски

Доставно возило чини 1.500.000 ден. Очекувате да го користите пет години и на крајот да го продадете за 300.000 ден. Праволиниската амортизација ја распределува разликата рамномерно низ корисниот век:

Месечна амортизација = (набавна вредност − остаточна вредност) ÷ корисен век во месеци = (1.500.000 ден. − 300.000 ден.) ÷ 60 = 20.000 ден.

По една година акумулираната амортизација изнесува 240.000 ден., а сегашната вредност на возилото е 1.500.000 ден. − 240.000 ден. = 1.260.000 ден. Корисниот век и даночните правила за амортизација се разликуваат, затоа договорете ги со вашиот сметководител.

Колку треба да трае месечното затворање?

Не постои единствен стандард, но за мал или среден бизнис со една фирма и неколку банкарски сметки, три до пет работни дена е реална цел. Ако затворањето трае подолго од две недели, причината обично е порано во процесот: документи што доцнат, банкарски сметки што за прв пат се усогласуваат на крајот на месецот или корекции што секој месец се пресметуваат од почеток.

Следете два броја секој месец:

Пример: ако месецот завршува во петок, а го заклучите во четвртокот потоа, вашето затворање траело четири работни дена. Брзо затворање по кое следуваат многу корекции не е добро затворање, затоа стремете се да ги намалите двата броја заедно.

Како побрзо да го затворите месецот

• Евидентирајте секој ден, не на крајот на месецот. Фактурите, сметките и плаќањата внесени на денот кога настанале му оставаат на затворањето само проверки и корекции.
• Поврзете или увезете ги банкарските трансакции и усогласувајте ги секоја недела, за денот 2 да биде преглед, а не пребарување.
• Користете стандардни шаблони за пресметани трошоци, усогласувања и месечниот извештај, за секој месец да изгледа исто и разликите да паѓаат в очи.
• Поставете повторувачки книжења за пренос на однапред платени трошоци, амортизација, кирија и други фиксни износи.
• Водете пишана контролна листа со одговорни лица и денови и штиклирајте ја секој месец, за секој што заменува колега да може да ја следи.
• Договорете праг на материјалност со вашиот сметководител: мала проценка што не би променила ниту една одлука не треба да го задржува затворањето.

Чести грешки при месечното затворање

1. 1Затворање без банкарско усогласување. Ако салдото на банката во книгите не се совпаѓа со изводот, нешто недостасува или е книжено двапати, и секој извештај изграден врз него е погрешен.
2. 2Менување на затворени периоди. Менувањето месец откако неговите извештаи се испратени прави бројките да не се совпаѓаат со она што е пријавено или споделено. Книжете ги исправките во отворениот месец или формално повторно отворете го периодот, со белешка кој што променил и зошто.
3. 3Без разграничување на периодот. Без јасно правило, фактурите се поместуваат меѓу месеците, а месечната добивка расте и паѓа без деловна причина.
4. 4Занемарување на преодната сметка. Преодната сметка е привремено место, а не крајна дестинација. Исчистете ја секој месец, бидејќи салдо што расте крие грешки.
5. 5Прескокнување на прегледот. Книжењето на секоја ставка не е исто што и проверката на резултатот. Споредете со претходниот месец и со буџетот пред да заклучите.
6. 6Заборавени сторна. Пресметан трошок што не е сторниран кога ќе пристигне вистинската фактура го брои истиот трошок двапати.

Како помага Clientlly

Во Clientlly фактурите, плаќањата и трошоците автоматски го пополнуваат книговодството, а автоматското и рачното усогласување со банка го забрзува банкарското усогласување. Сметководствените периоди доаѓаат со листи за затворање и годишно затворање, а дневничките ставки имаат контроли за нацрт, книжење, сторнирање и бришење. Пресметките за амортизација ја книжат месечната амортизација на основните средства, а девизните курсеви со историски преглед ви го даваат курсот на датумот на затворање. Главната книга, пробниот биланс, билансот на успех, билансот на состојба, книгите на продажби и набавки и регистарот на ДДВ се подготвени за преглед, со извоз во PDF и Excel за клучните извештаи, а финансиската „црна кутија“ покажува како настанала секоја генерирана сметководствена ставка. Погледнете го модулот за сметководство.