Евиденција на присуство на вработени: методи, правила и показатели

Евиденцијата на присуство на вработените значи да бележите кога секој вработен почнува и завршува со работа, зема пауза, работи прекувремено или отсуствува, за платата, прекувремените часови и одморите да се пресметаат точно. За мала фирма, наједноставниот сигурен начин е дигитално пријавување и одјавување според планирана смена, со автоматско одјавување и одобрени корекции.

Кога времињата се забележани, три броја покажуваат како стои присуството: стапката на отсуство, уделот на прекувремените часови и бројот на доцнења. Овој водич ги споредува главните методи за евиденција, наведува што треба да се бележи, ве води чекор по чекор низ воведувањето и покажува како се пресметува секој показател.

Зошто е важна евиденцијата на присуство

Евиденцијата на присуство е основа за повеќе одлуки, а не само алатка за контрола:

• Точна плата. Платата по час, прекувремената работа, ноќната работа и работата за викенд, како и неплатените отсуства, сите тргнуваат од забележаните часови. Ако часовите се погрешни, погрешна е и платната листа.
• Прекувремената работа под контрола. Гледате кој работи дополнителни часови, колку често и дали некој ги одобрил, пред да се претворат во трошок или во исцрпеност.
• Правила за работното време. Многу земји го ограничуваат дневното и неделното работно време, пропишуваат минимални паузи и одмори и бараат од работодавачот да води евиденција за одработените часови. Границите и рокот на чување се разликуваат од земја до земја, затоа проверете го работното законодавство или прашајте го вашиот сметководител или советник за работни односи.
• Фер однос. Истите правила важат за сите, а тој што останува подолго го добива признанието за тоа време.
• Планирање на смените. Вистинските времиња на доаѓање, отсуствата и прекувремените часови покажуваат каде ви недостигаат луѓе и каде смените се преклопуваат.

Малите разлики брзо се собираат. Да претпоставиме дека времињата се запишуваат по сеќавање и дека кај секој од 10 вработени има разлика од 10 минути дневно. За 20 работни дена тоа се 10 × 10 × 20 = 2.000 минути, или околу 33,3 часа. Со 750 ден. по час, секој месец 25.000 ден. или се плаќаат за неодработено време, или се одработуваат без да бидат платени, што за една година изнесува 300.000 ден.

Споредба на методите за евиденција на присуство

Хартијата и Excel функционираат за неколку луѓе на една локација, но секоја бројка мора да се претипа или провери пред платите, а никој не гледа кој променил ќелија. Водичот Excel или деловен софтвер ги наведува знаците дека табелата станала тесно грло.

За повеќето мали фирми, пријавувањето преку мобилен или QR код е практичната средина: времето се бележи кога се случува, ништо не се претипува, а податоците веќе се во системот што го пресметува месецот. Ако користите податоци за локација, бележете ги само при пријавување и одјавување, а не во текот на целиот ден.

Што да бележите за секој вработен

Корисната евиденција на присуство одговара на шест прашања за секој работен ден:

Чувајте го првичниот запис кога нешто се менува. Корекција што ја крие првата вредност не може подоцна да се провери, ниту од вас, ниту од вработениот, ниту од трудовата инспекција.

Како да воведете евиденција на присуство во мала фирма

1. 1Дефинирајте го работното време и смените. Запишете ја секоја смена: почеток, крај, должина на паузата и дали паузата е платена. Една продавница може да има смени 08:00–16:00 и 12:00–20:00, а една канцеларија едно работно време 09:00–17:00.
2. 2Внесете го календарот на празници. Внесете ги државните празници и неработните денови на фирмата за целата година, за да не се бројат како отсуства и бројот на планирани работни денови во секој месец да биде точен.
3. 3Доделете распореди. Дајте му распоред на секој вработен, вклучувајќи скратено работно време и ротирачки смени. Присуството секогаш се мери според овој план.
4. 4Поставете ги правилата. Одлучете за толеранција (на пример, 5 минути пред пријавувањето да се смета за доцнење), за заокружување (ако воопшто заокружувате, тоа треба да важи во двете насоки, а не секогаш во корист на работодавачот), од кога почнува прекувремената работа и дали бара одобрување, како и за време на автоматско одјавување за оние што ќе заборават да се одјават. Некои земји го ограничуваат заокружувањето или бараат точни времиња, затоа проверете пред да го вклучите.
5. 5Изберете како ќе се пријавуваат луѓето. Изберете еден главен метод за секоја локација: апликација на телефон, QR код на влезот или терминал. Тестирајте го една недела со двајца или тројца вработени пред да го воведете за сите.
6. 6Одлучете кој што гледа. Вработените ја гледаат својата евиденција, раководителите на тимови својот тим, а човечките ресурси и платите сите. Колку помалку луѓе имаат целосен пристап, толку помалку случајни измени и подобра заштита на податоците.
7. 7Договорете процес за корекции. Вработениот бара корекција со причина, раководителот ја одобрува или одбива, а системот ги чува двете верзии.
8. 8Затворете го месецот. На крајот на месецот решете ги отворените аномалии, побарајте раководителите да ги одобрат месечните евиденции, заклучете ги и префрлете ги часовите, прекувремената работа и отсуствата во пресметката на плати. Нека ова биде постојан чекор во вашето затворање на месецот.

Показатели за присуство и како се пресметуваат

Три бројки покриваат речиси сè што ѝ треба на мала фирма:

• Стапка на отсуство = денови на отсуство ÷ планирани работни денови × 100
• Удел на прекувремените часови = прекувремени часови ÷ одработени редовни часови × 100
• Број на доцнења = број на пријавувања по почетокот на смената плус толеранцијата

Во стапката на отсуство бројте ги само непланираните отсуства, како боледувањето и неоправданото отсуство. Одобрениот годишен одмор и државните празници обично не се сметаат за отсуство, а деновите на одобрен одмор се вадат и од планираните денови. Која и да е дефиницијата што ќе ја изберете, користете ја истата секој месец, инаку трендот не значи ништо.

Решен пример: тим од пет вработени во месец со 21 ден од понеделник до петок, од кои еден е државен празник. Остануваат 20 планирани работни дена по 8 часа, односно 160 редовни часа по лице без отсуства. Овој месец никој не користел годишен одмор.

Како се пресметуваат бројките за тимот:

• Стапка на отсуство: 6 дена отсуство ÷ 100 планирани дена (5 лица × 20 дена) × 100 = 6,0%
• Удел на прекувремените часови: 40 прекувремени часа ÷ 752 редовни часа × 100 = 5,3%
• Број на доцнења: 0 + 1 + 3 + 0 + 2 = 6 пријавувања со доцнење

Читајте ја табелата лице по лице, а не само збирот. Вработениот Г нема отсуства, но има 16 прекувремени часа, што е прашање на обемот на работа, а не на дисциплина. Вработениот В доцнел трипати и во исто време работел 12 прекувремени часа, што може да значи дека времето на смената не одговара на тоа како навистина се работи. Споредувајте го секој месец со претходните пред да донесувате заклучоци: еден лош месец не е тренд.

Корекции, аномалии и доверба

Грешките во евиденцијата на присуство се нормални: некој заборава да се одјави, телефонот останува без батерија, друг се пријавува на погрешна локација. Важно е како постапувате со нив.

Корекции

• Никогаш не пребришувајте време без да остане трага. Чувајте ја првичната вредност до коригираната.
• Барајте кратка причина, на пример „заборавив да се одјавам, заминав во 17:10“, и одобрување од раководителот на вработениот.
• Дозволете вработените сами да бараат корекции, наместо да молат колега да ја измени датотеката.

Аномалии што вреди да се проверуваат секоја недела

• Одјавувања што недостигаат или смени затворени со автоматско одјавување
• Пријавувања во денови без планирана смена
• Невообичаено долги денови или денови без пауза
• Прекувремена работа што никој не ја одобрил
• Исто лице што постојано ги коригира своите времиња

Неделните проверки го скратуваат затворањето на месецот: десет отворени прашања во првата недела лесно се решаваат, сто во последниот ден не.

Доверба и транспарентност

Евиденцијата на присуство функционира кога вработените ја гледаат како фер. Кажете им што се бележи и зошто, дајте му на секој вработен пристап до сопствената евиденција и месечниот преглед и објаснете колку долго се чуваат податоците. Евиденцијата на присуство содржи лични податоци, затоа ограничете го пристапот на луѓето на кои им е потребен и не користете податоци за локација надвор од пријавувањето и одјавувањето.

Чести грешки

1. 1Бележење на часовите, но не и на паузите, па платеното и неплатеното време не можат да се одвојат.
2. 2Нема план на смени, поради што доцнењата и прекувремената работа не можат да се измерат.
3. 3Корекции без причина или без одобрување, поради што не можете да објасните платна листа.
4. 4Насобирање заборавени одјавувања до крајот на месецот наместо автоматско одјавување и неделна проверка.
5. 5Заокружување секогаш во иста насока, што е нефер и може да ги прекрши локалните правила.
6. 6Мешање на планираниот одмор со непланираните отсуства при пресметката на стапката на отсуство.
7. 7Собирање повеќе податоци отколку што ви требаат, како биометрија или постојана локација, без јасна цел и правна основа.
8. 8Пресметка на плати врз месечни евиденции што никој не ги одобрил.

Како помага Clientlly

Во Clientlly вработените се пријавуваат и одјавуваат, вклучително и со QR код, мобилната апликација поддржува присуство според локација, а автоматското одјавување ги затвора смените што останале отворени. Смените, распоредите на вработените, интервалите на работно време, календарот на празници и правилата за присуство ги поставувате на едно место, а корекциите на присуство и следењето аномалии ги држат видливи невообичаените записи. Тајм-шитовите на вработените, извештаите за влез и излез, следењето на прекувремената работа и месечните прегледи и прегледите по одделение произлегуваат од истите податоци, а пристапот базиран на улога ги одвојува оние што ја гледаат само сопствената евиденција од оние што ги гледаат сите. Модулот за човечки ресурси додава барања за отсуство со одобренија и календар на отсуства, како и обработка на плати и платни листи. Погледнете го модулот за присуство и евиденција на работно време.