Si të paguheni më shpejt: 10 mënyra kundër vonesave në pagesa

Mënyra më e shpejtë për t'u paguar është ta bëni pagesën të lehtë, të pritshme dhe të pamundur për t'u harruar. Shumica e faturave nuk paguhen me vonesë sepse klienti nuk ka para, por sepse fatura erdhi vonë, shkoi te personi i gabuar, ishte e paqartë ose thjesht humbi në kutinë e emailit. Secili nga dhjetë zakonet më poshtë e heq njërën prej këtyre arsyeve.

1. Faturoni në të njëjtën ditë

Çdo ditë midis përfundimit të punës dhe dërgimit të faturës është një ditë më shumë pritjeje. Dërgojeni faturën kur përfundon puna ose dorëzohet malli, jo në fund të muajit. Për punë të rregullta, përdorni fatura periodike që dërgohen automatikisht.

2. Bini dakord për kushtet e pagesës para se të filloni

Shkruajini kushtet në ofertë ose në kontratë: shumën, afatin e pagesës, paradhënien dhe çfarë ndodh nëse pagesa vonohet. Një klient që ka nënshkruar „pagesa brenda 15 ditëve“ rrallë do të debatojë për këtë më vonë.

3. Shkruani një datë konkrete, jo „30 ditë neto“

„Afati i pagesës: 15 nëntor 2026“ është më i qartë se „30 ditë“ dhe nuk varet nga momenti kur klienti e hap emailin. Edhe afatet më të shkurtra ndihmojnë: 14 ose 15 ditë është normale për shumë biznese të vogla.

4. Bëjeni faturën të pamundur për t'u keqkuptuar

Përfshini numrin e porosisë së blerjes së klientit, një përshkrim të qartë, periudhën e punës dhe një person kontakti. Lista jonë e kontrollit për faturat rendit çdo element që i duhet faturës për t'u pranuar nga kontabilisti i klientit që herën e parë.

5. Shtoni një lidhje pagese

Një klient që mund të paguajë me kartë direkt nga emaili i faturës, për më pak se një minutë, paguan më shpejt se ai që duhet të hyjë në e-banking dhe të kopjojë një IBAN. Mbajini edhe të dhënat bankare në faturë, për klientët që preferojnë transfertën bankare.

6. Dërgojeni te personi që paguan

Pyetni kush i miraton faturat dhe dërgojeni te ai person, duke vënë në kopje personin me të cilin keni punuar. Një faturë që qëndron në një kuti postare të përgjithshme mund të presë me javë të tëra.

7. Automatizoni kujtesat e pagesës

Një orar kujtesash që funksionon vetë bën më shumë se çdo qëllim i mirë. Një sekuencë e thjeshtë:

8. Dijeni kur është hapur fatura

Nëse shihni që klienti e ka hapur faturën në ditën e parë, e dini që duhet një kujtesë. Nëse nuk e ka hapur kurrë, problemi është adresa e emailit, jo klienti.

9. Kërkoni paradhënie për punët e mëdha

Për projektet që zgjasin me javë, faturoni 30–50% paraprakisht dhe pjesën tjetër sipas fazave. E ulni rrezikun dhe paratë vazhdojnë të qarkullojnë ndërsa puna është në proces.

10. Njihni të drejtat tuaja për pagesat e vonuara

Në BE, Direktiva për pagesat e vonuara (2011/7/BE) zbatohet për faturat mes bizneseve:

• afatet e pagesës nuk duhet të kalojnë 60 ditë, përveç kur është rënë dakord shprehimisht dhe kur kjo nuk është haptazi e padrejtë për furnitorin
• autoritetet publike normalisht duhet të paguajnë brenda 30 ditëve
• mund të ngarkoni interes ligjor prej të paktën 8 pikë përqindjeje mbi normën e referencës së Bankës Qendrore Evropiane
• mund të kërkoni një shumë fikse prej 40 € për kostot e arkëtimit për çdo faturë të vonuar

Kosova, Shqipëria dhe Maqedonia e Veriut kanë rregullat e tyre për interesin e vonesës, prandaj kontrolloni ligjin vendor ose pyesni kontabilistin para se të ngarkoni interes.

Shabllone emaili për kujtesa pagese

Para afatit të pagesës

Disa ditë me vonesë

Njoftimi përfundimtar

Matni rezultatin: ditët mesatare të arkëtimit (DSO)

DSO ju tregon sa ditë ju duhen mesatarisht për t'u paguar:

DSO = (llogaritë e arkëtueshme ÷ shitjet me kredi në periudhë) × numri i ditëve të periudhës

Nëse keni faturuar 60.000 € në 90 ditët e fundit dhe 20.000 € janë ende të papaguara, DSO = (20.000 ÷ 60.000) × 90 = 30 ditë. Ndiqeni çdo muaj. Nëse rritet, klientët tuaj po paguajnë më vonë, edhe para se ta ndieni në llogarinë bankare.

Si ndihmon Clientlly

Në Clientlly, faturat dërgohen me lidhje pagese me kartë, shihni kur hapen dhe kujtesat e pagesës dërgohen automatikisht 3, 14 dhe 30 ditë pas afatit të pagesës. Faturat periodike dërgohen vetë dhe raporti i borxheve tregon kush sa detyrohet, të renditur sipas ditëve të vonesës. Shihni modulin e faturimit.