Mbyllja e muajit në kontabilitet: lista e kontrollit dhe shembuj

Mbyllja e muajit është grupi i hapave që i bëjnë librat e një muaji të plotë dhe të saktë. Regjistroni çdo transaksion të muajit, rakordoni bankën dhe llogaritë e bilancit, regjistroni rregullimet si përllogaritjet, parapagimet dhe amortizimin, rishikoni bilancin verifikues dhe pasqyrat, dhe pastaj bllokoni periudhën që asgjë të mos ndryshojë më.

Ky udhëzues ju jep listën e kontrollit si tabelë me përgjegjës dhe ditë, planin në pesë ditë, regjistrimet kontabël për tri rregullimet më të shpeshta dhe dy shifrat që tregojnë nëse mbyllja juaj po përmirësohet.

Pse ka rëndësi mbyllja e muajit

Mbyllja mujore e kthen kontabilitetin në informacion mbi të cilin mund të veproni. Kur çdo muaj mbyllet si duhet:

• Pasqyra mujore e të ardhurave dhe bilanci janë të besueshme, kështu që shihni fitimin, marzhet dhe gjendjen e parave reale, jo vlerësime.
• Deklaratat tatimore bëhen më shpejt dhe më sigurt, sepse shifrat e deklaratës së TVSH-së përputhen tashmë me librat.
• Fundi i vitit sjell më pak surpriza. Dymbëdhjetë mbyllje të vogla janë më të lehta se një pastrim i madh pasi viti ka mbaruar, dhe kontabilisti ose auditori gjen më pak korrigjime.
• Vendimet mbështeten në shifra reale. Çmimet, punësimi, kreditë dhe blerjet e stokut varen nga të ditit se sa fitoi dhe sa kushtoi realisht muaji i kaluar.
• Gabimet kapen sa janë të freskëta, kur fatura, kuponi dhe personi që bëri pagesën gjenden ende lehtë.

Rregullat për raportimin ligjor dhe afatet tatimore ndryshojnë nga vendi në vend, prandaj kontrolloni me kontabilistin tuaj cilat raporte duhet të dorëzojë biznesi juaj dhe kur.

Lista e kontrollit për mbylljen e muajit

Lista ka pesë faza: regjistrimi, rakordimi, rregullimet, rishikimi dhe mbyllja. Çdo detyrë ka një përgjegjës dhe një ditë të synuar, të numëruar në ditë pune pas fundit të muajit.

Rakordimi bankar është hapi që i mban të gjitha bashkë; për metodën e detajuar lexoni udhëzuesin tonë për rakordimin bankar. Vlera e stokut që përputhni varet nga metoda e kostos, e shpjeguar te FIFO kundrejt mesatares së ponderuar.

Plani i mbylljes në pesë ditë

Ditët janë ditë pune pas fundit të muajit. Një ekip i vogël mund të bashkojë ditë; rendi ka më shumë rëndësi se datat e sakta.

1. 1Dita 1: regjistrimi. Lëshoni faturat e fundit të shitjes, regjistroni faturat e blerjes dhe notat e kreditit, mblidhni kuponët nga stafi dhe regjistroni pagat. Kërkoni faturat që mungojnë nga furnitorët para fundit të ditës.
2. 2Dita 2: rakordimi. Rakordoni bankën dhe arkën, të arkëtueshmet dhe të pagueshmet, dhe përputhni numërimin e stokut me librat. Mbyllni ose shpjegoni çdo lëvizje bankare të papërputhur.
3. 3Dita 3: rregullimet. Regjistroni përllogaritjet, kalimin e parapagimeve, amortizimin, rishikimin e borxheve të dyshimta dhe rivlerësimin valutor. Rakordoni llogaritë e TVSH-së pasi të kenë hyrë të gjitha faturat.
4. 4Dita 4: rishikimi. Nxirrni bilancin verifikues, krahasoni pasqyrën e të ardhurave dhe bilancin me muajin e kaluar dhe me buxhetin, dhe shpjegoni çdo ndryshim të madh. Korrigjoni gabimet me regjistrime korrigjuese.
5. 5Dita 5: mbyllja. Bllokoni periudhën, eksportoni dhe arkivoni raportet, dërgojini shifrat mujore pronarit ose drejtuesve dhe shënoni çështjet e hapura për muajin tjetër.

Përllogaritjet, parapagimet dhe amortizimi: shembuj të zgjidhur

Rregullimet bëjnë që muaji të tregojë shpenzimet dhe të ardhurat që i përkasin, pavarësisht datës së faturës ose të pagesës. Këto tri dalin pothuajse në çdo mbyllje. Shumat janë pa TVSH.

Shpenzim i përllogaritur: fatura e energjisë që ende nuk ka ardhur

Energjinë elektrike të harxhuar në tetor furnitori e faturon në mes të nëntorit. Nga leximi i matësit dhe faturat e mëparshme e vlerësoni në 480,00 €. Më 31 tetor regjistroni shpenzimin dhe një detyrim, ndërsa më 1 nëntor e anuloni regjistrimin me kthim mbrapsht:

Kur vjen fatura prej 492,00 €, e regjistroni si zakonisht: debi shpenzimet për energjinë, kredi detyrimet ndaj furnitorëve. Tetori tregon koston e tetorit, ndërsa nëntori merr vetëm diferencën prej 12,00 € midis vlerësimit dhe faturës, përveç energjisë së vet.

Parapagim: sigurimi i paguar për 12 muaj

Më 1 tetor paguani 3.000,00 € për një policë sigurimi 12-mujore. Pagesa nuk është shpenzim i tetorit: është aktiv (shpenzime të parapaguara) që e kaloni në shpenzime me 3.000,00 € ÷ 12 = 250,00 € në muaj.

Pas tetorit saldoja e parapaguar është 2.750,00 €, pas gjashtë muajve 1.500,00 € dhe pas dymbëdhjetë muajve zero. Vendoseni kalimin si regjistrim periodik që të mos ketë nevojë ta mbajë mend askush. Të ardhurat e shtyra funksionojnë njësoj, por në drejtim të kundërt: klienti që paguan paraprakisht një vit shërbimi ju krijon një detyrim që kthehet në të ardhur muaj pas muaji.

Amortizimi: furgoni i shpërndarjes, metoda lineare

Një furgon kushton 24.000,00 €. Pritni ta përdorni pesë vjet dhe ta shisni në fund për 4.800,00 €. Amortizimi linear e shpërndan diferencën në mënyrë të barabartë gjatë jetës së dobishme:

Amortizimi mujor = (kostoja − vlera e mbetur) ÷ jeta e dobishme në muaj = (24.000,00 € − 4.800,00 €) ÷ 60 = 320,00 €

Pas një viti amortizimi i akumuluar është 3.840,00 € dhe vlera neto kontabël e furgonit është 24.000,00 € − 3.840,00 € = 20.160,00 €. Jeta e dobishme dhe rregullat tatimore të amortizimit ndryshojnë, prandaj caktojini me kontabilistin tuaj.

Sa duhet të zgjasë mbyllja e muajit?

Nuk ka një standard të vetëm, por për një biznes të vogël ose të mesëm me një kompani dhe pak llogari bankare, tri deri në pesë ditë pune është objektiv realist. Nëse mbyllja zgjat më shumë se dy javë, shkaku zakonisht është më herët në proces: dokumente që vijnë vonë, llogari bankare që rakordohen për herë të parë në fund të muajit ose rregullime që llogariten nga zeroja çdo muaj.

Ndiqni dy shifra çdo muaj:

Shembull: nëse muaji mbaron të premten dhe e bllokoni të enjten pasardhëse, mbyllja juaj zgjati katër ditë pune. Një mbyllje e shpejtë e ndjekur nga shumë rregullime pas mbylljes nuk është mbyllje e mirë, prandaj synoni t'i ulni të dyja shifrat bashkë.

Si ta mbyllni muajin më shpejt

• Regjistroni çdo ditë, jo në fund të muajit. Faturat, kuponët dhe pagesat e regjistruara ditën kur ndodhin i lënë mbylljes vetëm kontrollet dhe rregullimet.
• Lidhni ose importoni transaksionet bankare dhe përputhini çdo javë, që dita 2 të jetë rishikim e jo kërkim.
• Përdorni modele standarde për përllogaritjet, rakordimet dhe raportin mujor, që çdo muaj të duket njësoj dhe ndryshimet të bien në sy.
• Krijoni regjistrime periodike për kalimin e parapagimeve, amortizimin, qiranë dhe shumat e tjera fikse.
• Mbani një listë kontrolli të shkruar me përgjegjës dhe ditë, dhe plotësojeni çdo muaj, që kushdo që zëvendëson një koleg ta ndjekë.
• Bini dakord për një prag materialiteti me kontabilistin: një vlerësim i vogël që nuk do ta ndryshonte një vendim nuk duhet ta vonojë mbylljen.

Gabimet e zakonshme në mbylljen e muajit

1. 1Mbyllja pa rakordim bankar. Nëse saldoja e bankës në libra nuk përputhet me ekstraktin, diçka mungon ose është regjistruar dy herë, dhe çdo raport i ndërtuar mbi të është i gabuar.
2. 2Ndryshimi i periudhave të mbyllura. Ndryshimi i një muaji pasi raportet e tij janë dërguar bën që shifrat të mos përputhen me ato që u deklaruan ose u ndanë. Regjistroni korrigjimet në muajin e hapur, ose rihapeni periudhën zyrtarisht me shënim se kush ndryshoi çfarë dhe pse.
3. 3Pa ndarje të periudhës. Pa një rregull të qartë, faturat lëvizin nga një muaj në tjetrin dhe fitimi mujor ngjitet e zbret pa asnjë arsye biznesi.
4. 4Injorimi i llogarisë kalimtare. Llogaria kalimtare është vend i përkohshëm, jo destinacion. Pastrojeni çdo muaj, sepse një saldo që rritet fsheh gabime.
5. 5Kapërcimi i rishikimit. Regjistrimi i çdo transaksioni nuk është e njëjta gjë me kontrollin e rezultatit. Krahasoni me muajin e kaluar dhe me buxhetin para se të bllokoni.
6. 6Harrimi i kthimeve mbrapsht. Një përllogaritje që nuk kthehet mbrapsht kur vjen fatura e vërtetë e numëron të njëjtin shpenzim dy herë.

Si ndihmon Clientlly

Në Clientlly faturat, pagesat dhe shpenzimet plotësojnë automatikisht librat kontabël, ndërsa përputhja bankare automatike dhe manuale e shpejton rakordimin. Periudhat kontabël vijnë me lista kontrolli për mbylljen dhe mbylljen e vitit, dhe shkrimet e ditarit kanë kontrolle për skicë, postim, kthim mbrapsht dhe fshirje. Proceset e amortizimit regjistrojnë amortizimin mujor të aktiveve fikse, ndërsa kurset e këmbimit valutor me kërkim historik ju japin kursin e datës së mbylljes. Regjistri i përgjithshëm, bilanci verifikues, pasqyra e të ardhurave, bilanci i gjendjes, regjistrat e shitjeve dhe të blerjeve dhe regjistri i TVSH-së janë gati për rishikim, me eksporte PDF dhe Excel për raportet kryesore, dhe Regjistruesi i Fluturimit Financiar tregon si u krijua çdo shkrim kontabël i gjeneruar. Shihni modulin e kontabilitetit.