Како да напишете понуда: шаблон, пример и што да содржи

Понудата (деловна понуда или понуда за цена) е писмен предлог за испорака на дефинирани стоки или услуги по фиксна цена, што важи до одреден датум. Секоја понуда треба да ги наведе двете страни, секоја ставка со количина, единечна цена и данок, вкупниот износ, рокот на важност, плаќањето, роковите, исклучоците и начинот на прифаќање.

Јасната понуда има две задачи: му олеснува на клиентот да каже да и ве штити ако подоцна дојде до несогласување. Подолу ќе најдете по што се разликува понудата од проценката и профактурата, листа за проверка, пример понуда со проверени пресметки и распоред за следење.

Понуда, проценка, профактура и фактура: разлики

Овие четири документи често се мешаат, но секој има различна улога:

Кога прифатената понуда станува договор и што бара профактурата или авансот се разликува од земја до земја, затоа проверете ги правилата со вашиот сметководител или со правник.

Што треба да содржи понудата: листа за проверка

Користете ја истата структура за секоја понуда, без разлика дали има една ставка или четириесет:

1. 1Податоци за вашата фирма: назив, адреса, даночен или матичен број кога е потребно, лице за контакт, телефон и е-пошта.
2. 2Податоци за клиентот: назив на фирмата, лице за контакт, адреса и, за деловни клиенти, нивниот даночен број.
3. 3Број и датум на понудата: единствениот број им овозможува на двете страни да се повикаат на истата верзија, особено по измените.
4. 4Рок на важност: јасен датум на истекување, на пример „важи до 30 септември 2026“, наместо нејасно „30 дена“.
5. 5Јасен опис за секоја ставка: што точно испорачувате, со модел, димензија или обем, за никој да не мора да погодува.
6. 6Количина и единица мерка: часови, парчиња, квадратни метри, денови или месечни лиценци.
7. 7Единечна цена: цената на една единица без данок.
8. 8Попусти: во посебен ред или колона, за клиентот да види колку заштедува.
9. 9Посебно прикажан данок: нето-износот, даночната стапка и износот на данокот, а потоа вкупниот износ.
10. 10Вкупен износ: износот што клиентот ќе го плати, со валутата.
11. 11Услови за плаќање: авансот, кога доспева остатокот (на пример 14 дена од фактурата) и начинот на плаќање.
12. 12Испорака или рокови: датум на почеток, траење, датум на испорака или фази.
13. 13Што не е вклучено: работи или трошоци што не се во цената, како патни трошоци, дозволи или дополнителни кругови измени.
14. 14Општи услови: гаранција, откажување, промени во обемот и како се наплатуваат.
15. 15Како се прифаќа: потпис и датум на понудата или писмена потврда по е-пошта во која се наведува бројот на понудата.

Што мора по закон да содржи деловниот документ се разликува од земја до земја. Листата погоре е добра практика; вашиот сметководител ќе ви каже што е задолжително таму каде што работите.

Пример понуда со ставки и износи

Еве пример понуда од фирма за ИТ-услуги за мрежа во канцеларија. Копирајте ја структурата и заменете ги ставките со вашите.

• Од: називот на вашата фирма, адреса, даночен број и лице за контакт
• До: називот на фирмата на клиентот, лице за контакт, адреса и даночен број
• Понуда: ПН-2026-041 од 1 септември 2026, важи до 30 септември 2026
• Предмет: инсталација на канцелариска мрежа за 12 работни места

• Услови за плаќање: аванс од 30% при прифаќањето (40.698 ден.); остатокот од 94.962 ден. во рок од 14 дена од конечната фактура, со банкарски трансфер.
• Рокови: инсталацијата започнува во рок од 10 работни дена од авансот и трае 2 дена.
• Не е вклучено: градежни работи за трасата на каблите, интернет-приклучокот и работа надвор од работното време.
• Прифаќање: потпишете ја и датирајте ја оваа понуда или потврдете ја понудата ПН-2026-041 по е-пошта.

Проверете ги пресметките пред да ја испратите: 21.500 + 48.000 + 33.000 + 16.500 = 119.000; попустот од 5% изнесува 5.950, па остануваат 113.050; данокот по пример стапката од 20% додава 22.610, за вкупно 135.660 ден. Попустот применете го пред данокот и користете ја стапката што важи за вашите производи во вашата земја.

Совети за цената и изгледот

• Започнете со резултатот. Отворете со една или две реченици за тоа што добива клиентот, на пример „функционална мрежа за 12 работни места, инсталирана за два дена без да ја затворате канцеларијата“, па дури потоа наведете ги ставките.
• Понудете опции. Основна, стандардна и премиум верзија му овозможуваат на клиентот да избере колку ќе потроши, наместо да одлучува меѓу да и не. Означете ја опцијата што ја препорачувате и објаснете зошто.
• Наведете ги вашите претпоставки. „Цената претпоставува дека трасите за каблите над спуштениот таван се достапни“ ве штити кога условите на терен се различни и полесно се објаснува дополнителен трошок.
• Чувајте краток рок на важност кога трошоците се менуваат. Ако цените на материјалите или на добавувачите често се менуваат, 14 дена подобро ја штитат вашата маржа од 60.
• Определете ја цената од целната маржа. Тргнете од маржата што ви треба, а не од трошокот плус вообичаен процент: надценка од 25% врз трошокот дава маржа од само 20% од продажната цена. Погледнете маржа наспроти надценка.
• Направете ја лесна за читање. Задржете се на една или две страници кога е можно, користете го вашето лого и боите, едноставни зборови наместо интерни шифри, и ставете го вкупниот износ таму каде што паѓа погледот.
• Испратете ја брзо. Понудата што пристигнува додека разговорот е уште свеж полесно се прифаќа од онаа што пристигнува по една недела.

Како да ја следите испратената понуда

Понудата без одговор често не значи не: клиентот е зафатен, споредува понуди или чека одобрение од некој друг. Едноставен распоред ја држи работата во движење без да бидете наметливи:

1. 1Ден 0, кога ја испраќате: прашајте кој уште учествува во одлуката и до кога планираат да одлучат.
2. 2Ден 2: кратка проверка: „Дали ја добивте понудата и дали нешто не е јасно?“
3. 3Ден 7: додадете нешто корисно: одговорете на веројатно прашање, понудете 15-минутен разговор или предложете помала прва фаза ако проблемот е буџетот.
4. 4Неколку дена пред истекувањето: потсетете на датумот: „Цените во понудата ПН-2026-041 важат до 30 септември. Да ви резервирам термини за инсталацијата?“
5. 5По истекувањето: затворете го прашањето љубезно, прашајте што беше пресудно за одлуката и понудете да ја ажурирате понудата ако потребата сè уште постои.

Секоја порака нека биде кратка, наведете го бројот на понудата и завршете со едно јасно прашање. „Само проверувам“ не му дава на клиентот ништо на што да одговори; конкретното прашање дава.

Мерете ја стапката на прифаќање

Стапка на прифаќање = прифатени понуди ÷ испратени понуди × 100

Ако минатиот квартал сте испратиле 40 понуди, а 14 биле прифатени, вашата стапка на прифаќање е 14 ÷ 40 × 100 = 35%. Мерете ја и според вредноста: ако 40-те понуди вределе 7.400.000 ден., а прифатените 2.220.000 ден., сте освоиле 30% од понудената вредност. Споредувајте ја стапката по услуга, по продавач и по големина на понудата, а кога ќе падне, прво проверете ги цената, брзината и следењето.

Од прифатена понуда до фактура и наплата

Кога клиентот ќе каже да:

1. 1Евидентирајте го прифаќањето. Чувајте ја потпишаната понуда или е-поштата со потврдата и означете ја понудата како прифатена, за никој да не ја понуди истата работа двапати.
2. 2Побарајте аванс. Ако вашите услови предвидуваат аванс, испратете профактура за авансот или авансна фактура таму каде што тоа го бара вашата земја.
3. 3Испорачајте го она што сте го понудиле. Ако обемот се промени, потврдете ја промената и нејзината цена писмено пред да ја направите дополнителната работа.
4. 4Фактурирајте од понудата. Префрлете ги клиентот, ставките и цените од прифатената понуда во фактурата, за да одговара на договореното, и одбијте го веќе платениот аванс.
5. 5Наплатете. Испратете ја фактурата на денот кога ќе ја завршите работата, со рок на плаќање и податоци за уплата. Погледнете како побрзо да наплатите.

Чести грешки при пишување понуда

1. 1Нема датум на истекување. Понуда без рок може да се прифати месеци подоцна по цени што повеќе не можете да ги одржите.
2. 2Нејасни описи. „Работа на веб-страница, 120.000 ден.“ поттикнува расправии; опишете го обемот и бројот на кругови измени.
3. 3Данок скриен во вкупниот износ. Деловните клиенти треба посебно да ги видат нето-износот, данокот и вкупниот износ.
4. 4Грешки во пресметката. Погрешен вкупен износ ја нарушува довербата и тешко се исправа откако клиентот ќе го прифати.
5. 5Нема исклучоци. Сè што не сте исклучиле, клиентот ќе смета дека е вклучено.
6. 6Нема начин за прифаќање. Без место за потпис или јасно „одговорете за да потврдите“, никој не знае дали договорот е склучен.
7. 7Испрати и заборави. Без план за следење, добрите понуди истекуваат без одговор.
8. 8Повторно внесување на понудата во фактурата. Препишувањето создава разлики меѓу договореното и фактурираното.

Како помага Clientlly

Во Clientlly креирате деловни понуди од шаблони за понуди што се користат повторно, со визуелниот идентитет на вашата организација, а вештачката интелигенција може да го подготви описот на понудата наместо вас. Секоја понуда има датум на важност, се означува кога се ближи истекувањето и може да му се испрати на клиентот по е-пошта како PDF, со следење на отворањето. Понудите ги означувате како прифатени или одбиени, а прифатената понуда ја претворате во нацрт-фактура со истиот клиент и истите ставки, покрај профактурите, фактурите и книжните одобренија. Погледнете го модулот за документи и фактурирањето.