Што е ERP систем? Едноставен водич за мали бизниси

ERP (планирање на ресурсите на претпријатието) е софтвер што ги чува основните евиденции на една компанија (клиенти, продажба, фактури, набавки, залихи, сметководство и вработени) во една заедничка база на податоци. Секој тим работи со истите бројки, па фактурата што ја испраќате истовремено ги ажурира приходите, залихите и книгите.

Името звучи како нешто што го користат само фабрики и банки. Во пракса, секој бизнис што издава фактури, купува од добавувачи и исплаќа плати веќе прави „планирање на ресурсите“. Прашањето е само дали тоа се случува во еден систем или во десет табели.

Што значи ERP со едноставни зборови

Замислете мала компанија што продава и монтира клима-уреди. За една недела таа:

• испраќа понуда до клиент, кој ја прифаќа
• нарачува уреди од добавувач и ги прима во магацин
• испраќа техничар со службено комбе да ги монтира
• издава фактура и ја наплатува
• на крајот од месецот му ја исплаќа платата на техничарот

Без ERP, секој чекор е на друго место: понудите во Word, залихите во Excel, километражата на комбето во тетратка, фактурите во апликација за фактурирање, а платите кај сметководителот. Некој мора да ги препишува бројките од едно место на друго, и грешките неизбежно се провлекуваат.

Со ERP, прифатената понуда станува фактура, фактурата ги симнува уредите од залиха, плаќањето се поврзува со фактурата, а сметководителот гледа сè без да бара датотеки.

Што прави ERP системот

ERP е збир модули што ги делат истите податоци. Повеќето мали бизниси користат дел од нив:

Целосниот список на она што го опфаќа Clientlly е на страницата со функции.

ERP наспроти одделни апликации

Многу мали бизниси почнуваат со по една апликација за секоја работа: апликација за фактурирање, табела за залихи, посебна услуга за плати. Тоа функционира додека бизнисот не порасне. Еве како се споредуваат двата пристапа:

Знаци дека на вашиот бизнис му треба ERP

ERP не ви треба затоа што сте достигнале одредена големина. Ви треба кога рачната работа почнува да чини повеќе од софтверот. Типични знаци:

1. 1Истиот клиент, производ или цена ги внесувате во повеќе од една алатка.
2. 2Одговорот на прашањето „кој ни должи пари?“ трае повеќе од неколку минути.
3. 3Залихата во системот не се совпаѓа со она што е на полица.
4. 4Затворањето на месецот со сметководителот трае со денови собирање датотеки.
5. 5Само еден човек знае како функционираат табелите.
6. 6Не можете да ги видите продажбата и парите кога не сте во канцеларија.
7. 7Вработувате повеќе луѓе, а одморите, присуството и платите стануваат посебна главоболка.

Ако три или повеќе од овие ви звучат познато, ги надраснавте табелите. Нашата статија Excel наспроти деловен софтвер го објаснува секој знак подетално.

Колку чини ERP за мал бизнис

Постојат два сосема различни света:

• Традиционалниот ERP го инсталираат консултанти за големи компании. Проектите траат со месеци, а имплементацијата често чини повеќе од лиценците.
• ERP во облак за мали бизниси се плаќа како месечна претплата, работи во прелистувач и на телефон, а бизнисот сам го поставува за неколку дена.

Кога споредувате цени, гледајте ја целата слика: претплатата, колку корисници се вклучени, дали модулите како залихи или плати се плаќаат дополнително и колку време трае поставувањето. Плановите на Clientlly се наведени на страницата со цени, без надоместоци по фактура.

Како да изберете ERP систем: 8 прашања што треба да ги поставите

1. 1Дали го зборува вашиот јазик и јазикот на вашите клиенти? Фактурите и понудите треба да заминуваат на јазикот што го чита клиентот.
2. 2Дали ги познава стапките на ДДВ, валутата и правилата за фактури во вашата земја? Видете го нашиот водич за ДДВ во Северна Македонија: стапки од 18%, 10% и 5%, рокови за ДДВ-04 и е-Фактура.
3. 3Може ли да почнете со неколку модули и подоцна да вклучите повеќе без повторна миграција?
4. 4Дали има вистинска мобилна апликација за одобрувања, трошоци и проверка на продажбата во движење?
5. 5Може ли да ги увезете постојните податоци (клиенти, производи, почетни салда) од Excel или CSV?
6. 6Како се уредени дозволите? Продавачот не треба да ги гледа платите.
7. 7Може ли вашиот сметководител да добие пристап без секој месец да му праќате извезени датотеки?
8. 8Што се случува со вашите податоци ако се откажете? Треба да можете да ги извезете.

Како да преминете без да го запрете бизнисот

Преминот на ERP не мора да биде голем проект во кој сè се менува преку ноќ. Едноставен план што функционира за повеќето мали тимови:

1. 1Изберете датум на почеток, идеално првиот ден од месецот или кварталот.
2. 2Увезете ги клиентите, добавувачите и производите од сегашните датотеки.
3. 3Внесете ги почетните салда: неплатени фактури, количини на залиха и салда на банкарските сметки.
4. 4Од датумот на почеток издавајте ги сите нови фактури од новиот систем.
5. 5Чувајте ги старите датотеки само за читање, како референца, и затворете го првиот месец заедно со сметководителот.

Нашиот водич за миграција го објаснува секој чекор и што треба да подготвите.

Каде се вклопува Clientlly

Clientlly е ERP систем создаден за мали и средни бизниси. Фактурирањето, трошоците, залихите, сметководството, човечките ресурси, присуството, возниот парк и извештаите делат една база на податоци, на осум јазици и со локални стапки на ДДВ и валути. Можете да го пробате бесплатно 14 дена без кредитна картичка.