Bankabstimmung: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispiel

Die Bankabstimmung (auch Bankabgleich genannt) ist der Vergleich des Kontoauszugs mit Ihren eigenen Buchungen desselben Bankkontos für denselben Zeitraum: Sie klären jede Differenz und korrigieren Ihre Buchhaltung, wo sie falsch ist. Das Ziel ist einfach: Nach allen Anpassungen für zeitliche Verschiebungen und fehlende Buchungen ist der bereinigte Banksaldo gleich dem bereinigten Buchsaldo.

Bereinigter Banksaldo = Saldo laut Kontoauszug + noch nicht gutgeschriebene Einzahlungen − noch nicht abgebuchte Zahlungen ± Bankfehler

Bereinigter Buchsaldo = Buchsaldo + nicht gebuchte Eingänge und Zinsen − nicht gebuchte Gebühren, Lastschriften und Rückbuchungen ± Buchungsfehler

Stimmen die beiden bereinigten Salden überein, ist das Konto abgestimmt. Wenn nicht, ist mindestens ein Posten noch ungeklärt.

Warum die Bankabstimmung wichtig ist

Bank und Buchhaltung erfassen dasselbe Geld, aber nicht im selben Moment und nicht immer auf dieselbe Weise. Eine regelmäßige Abstimmung deckt auf:

• Fehlende oder doppelte Buchungen: eine Lieferantenzahlung, die niemand gebucht hat, oder ein Zahlungseingang, der zweimal erfasst wurde.
• Bankgebühren und Zinsen, die nur auf dem Kontoauszug stehen.
• Gescheiterte oder zurückgebuchte Zahlungen: eine Rechnung, die als bezahlt gilt, obwohl das Geld an den Kunden zurückging.
• Betrug und Fehler: Zahlungen, die Sie nicht freigegeben haben, geänderte Bankdaten eines Lieferanten oder ein Fehler der Bank. Je früher Sie so etwas bemerken, desto besser sind Ihre Chancen, das Geld zurückzubekommen.
• Falsche Steuer- und Liquiditätszahlen: Umsatzsteuermeldungen, Gewinnzahlen und Ihre Liquiditätsplanung sind nur so verlässlich wie die Buchungen dahinter.

Ihr Steuerberater oder Abschlussprüfer wird in der Regel Ihre Bankabstimmungen sehen wollen. Die Aufzeichnungspflichten für Ihr Unternehmen unterscheiden sich von Land zu Land, klären Sie sie deshalb mit Ihrem Steuerberater.

Warum Kontoauszug und Buchhaltung voneinander abweichen

Jede Differenz gehört zu einer von drei Gruppen:

• Zeitliche Verschiebungen: Sie haben den Vorgang gebucht, die Bank hat ihn aber noch nicht ausgeführt, oder umgekehrt.
• Posten, die nur die Bank kennt, bis Sie den Kontoauszug lesen: Gebühren, Zinsen, Lastschriften und Rückbuchungen.
• Fehler, meist in Ihrer Buchhaltung, gelegentlich bei der Bank.

Diese Abstimmungsposten begegnen Ihnen am häufigsten:

Eine einfache Regel: Steht der Posten schon in Ihrer Buchhaltung und die Bank zieht nach, passen Sie die Bankseite an und buchen nichts. Hat die Bank recht und fehlt der Posten in Ihren Büchern, buchen Sie ihn.

Bankabstimmung Schritt für Schritt

1. 1Holen Sie den Kontoauszug für den Zeitraum oder exportieren Sie die Umsätze, dazu Ihre Buchungen desselben Kontos (das Bankkonto in der Buchhaltung oder Ihr Kassenbuch) für dieselben Tage.
2. 2Prüfen Sie, ob die Anfangssalden übereinstimmen. Der Anfangssaldo des Auszugs muss dem abgestimmten Endsaldo der Vorperiode entsprechen. Wenn nicht, bringen Sie zuerst die Vorperiode in Ordnung.
3. 3Gleichen Sie die Eingänge ab. Haken Sie jede Gutschrift auf dem Auszug gegen einen gebuchten Zahlungseingang ab, anhand von Betrag, Datum und Verwendungszweck.
4. 4Gleichen Sie die Ausgänge ab. Dasselbe für jede Belastung: Lieferantenzahlungen, Löhne, Steuern und Kartenzahlungen.
5. 5Buchen Sie die Posten, die nur die Bank kennt: Gebühren, Zinsen, Lastschriften, Daueraufträge, Kartenabrechnungen und Rückbuchungen.
6. 6Listen Sie die zeitlichen Verschiebungen auf: ausgeführte, aber noch nicht abgebuchte Zahlungen und noch nicht gutgeschriebene Einzahlungen. Buchen Sie sie nicht noch einmal, denn sie stehen bereits in Ihrer Buchhaltung.
7. 7Klären Sie den Rest. Was jetzt noch offen ist, ist eine fehlende Buchung, eine Doppelbuchung, ein falscher Betrag oder ein Bankfehler. Korrigieren Sie Ihre Buchhaltung oder bitten Sie die Bank um Korrektur.
8. 8Berechnen Sie die bereinigten Salden mit den Formeln oben. Sie müssen auf den Cent übereinstimmen.
9. 9Prüfen, freigeben und Periode sperren. Idealerweise prüft jemand die Abstimmung, der selbst keine Zahlungen ausführt. Bewahren Sie sie zusammen mit dem Auszug auf und sperren Sie die Periode, damit abgestimmte Buchungen nicht mehr geändert werden können.

Beispiel einer Bankabstimmung

Ihr Kontoauszug für März endet mit 12.450,00 €, das Bankkonto in Ihrer Buchhaltung zeigt aber 11.483,30 €, eine Differenz von 966,70 €. Beim Durcharbeiten der Schritte finden Sie drei Posten auf der Bankseite und fünf auf der Buchseite.

Beide Seiten enden bei 10.820,00 €, das Konto ist also abgestimmt. Zur Kontrolle: Die Posten der Bankseite ergeben zusammen −1.630,00 €, die der Buchseite −663,30 €; der Unterschied zwischen beiden, 966,70 €, entspricht genau der ursprünglichen Differenz.

Jetzt buchen Sie die fünf Posten der Buchseite. Die drei Posten der Bankseite brauchen keine Buchung; sie sollten auf dem Auszug für April erscheinen, und dann haken Sie sie ab.

Wie oft sollten Sie abstimmen?

Stimmen Sie jedes Bankkonto mindestens einmal im Monat ab, bevor Sie den Monat abschließen: Ein abgestimmtes Bankkonto gehört zu den ersten Punkten jeder Checkliste für den Monatsabschluss. Konten mit vielen Umsätzen pro Tag lassen sich wöchentlich oder sogar täglich leichter abstimmen, weil jede Runde weniger Posten hat und Probleme auffallen, solange sich alle noch an die Details erinnern.

Stimmen Sie jede Stelle ab, an der das Geld des Unternehmens liegt, nicht nur das Hauptkonto:

• Sparkonten und alle weiteren Bankkonten, jedes für sich
• Firmenkreditkarten, gegen die Kreditkartenabrechnung
• Guthaben bei Online-Zahlungsdienstleistern, gegen deren Auszahlungsberichte
• Kassen und Handkassen: Bargeld zählen, mit dem Kassenbuch vergleichen und jeden Fehlbetrag oder Überschuss mit Begründung buchen

Tipps für einen schnelleren Abgleich

• Versehen Sie jede Rechnung mit einer Referenznummer und bitten Sie Kunden, sie bei der Zahlung anzugeben. Ein Eingang mit Rechnungsnummer ist in Sekunden zugeordnet.
• Nutzen Sie ein Bankkonto pro Zweck, zum Beispiel eines für Kundenzahlungen und eines für Löhne und Steuern, und mischen Sie nie private und betriebliche Zahlungen.
• Importieren Sie Kontoauszüge, statt sie abzutippen. Eine CSV-Datei oder eine direkte Bankverbindung vermeidet Tippfehler und spart Zeit.
• Legen Sie Zuordnungsregeln für wiederkehrende Posten fest, etwa Bankgebühren, Miete, Kreditraten und Abonnements, damit sie jeden Monat gleich gebucht werden.
• Behandeln Sie Teilzahlungen richtig. Ordnen Sie den erhaltenen Betrag der Rechnung zu und lassen Sie den Rest offen, statt die ganze Rechnung als bezahlt zu markieren.
• Teilen Sie Sammelzahlungen auf. Bezahlt eine Überweisung mehrere Rechnungen, verteilen Sie sie auf jede Rechnung, die sie abdeckt. Geht aus dem Verwendungszweck nicht hervor, welche das sind, bitten Sie den Kunden um ein Zahlungsavis.

Häufige Fehler

1. 1Den Saldo erzwingen mit einer ungeklärten Ausgleichsbuchung, statt die Differenz zu finden.
2. 2Zeitliche Verschiebungen buchen, sodass eine noch nicht abgebuchte Zahlung doppelt zählt.
3. 3Mit einem nicht abgestimmten Anfangssaldo beginnen, der die Fehler des Vormonats in diesen Monat mitnimmt.
4. 4Alte Posten ewig stehen lassen. Eine Zahlung, die nach mehreren Wochen noch nicht abgebucht ist, oder eine Einzahlung, die nie angekommen ist, muss geklärt werden.
5. 5Nur Summen vergleichen. Zwei Fehler können sich gegenseitig aufheben, gleichen Sie deshalb einzelne Umsätze ab.
6. 6Eine abgestimmte Periode nachträglich ändern, ohne sie erneut abzustimmen.
7. 7Nur zum Jahresende abstimmen, wenn die Suche nach einer einzigen Differenz Tage dauern kann.

So hilft Clientlly

In Clientlly legen Sie jedes Bank- und Kassenkonto mit seinem Anfangssaldo an und übernehmen Bankumsätze per CSV-Import oder, bei unterstützten Banken, über eine Bankverbindung, die sie synchronisiert. Der automatische Bankabgleich ordnet Auszugszeilen den gebuchten Zahlungen zu, den Rest gleichen Sie manuell ab, und über die Kontenzuordnung legen Sie fest, auf welche Sachkonten Bank- und Kassenbuchungen laufen. Zahlungen zu Rechnungen, auch eine Zahlung, die auf mehrere Rechnungen verteilt wird, sowie Lieferantenzahlungen werden automatisch ins Hauptbuch gebucht, und Warnungen zur Saldenintegrität zeigen Bank- und Kassensalden, die Sie prüfen sollten. Buchungsperioden mit Abschluss-Checklisten helfen Ihnen, den Monat freizugeben und abzuschließen; mehr dazu im Modul Buchhaltung.