Monatsabschluss-Checkliste: Schritte, Zeitplan und Beispiele

Der Monatsabschluss umfasst alle Schritte, mit denen die Bücher eines Monats vollständig und richtig werden. Sie erfassen jeden Geschäftsvorfall des Monats, stimmen Bank- und Bestandskonten ab, buchen Abgrenzungen und Abschreibungen, prüfen Summen- und Saldenliste, GuV und Bilanz und sperren danach die Periode, damit sich nichts mehr ändert.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Checkliste als Tabelle mit Verantwortlichen und Tagen, einen Fünf-Tage-Zeitplan, Buchungssätze für die drei häufigsten Abschlussbuchungen und die zwei Kennzahlen, an denen Sie sehen, ob Ihr Abschluss besser wird.

Warum der Monatsabschluss wichtig ist

Ein monatlicher Abschluss macht aus Buchhaltung Information, mit der Sie arbeiten können. Wenn jeder Monat sauber abgeschlossen wird:

• Monatliche GuV und Bilanz sind verlässlich, Sie sehen also echten Gewinn, echte Margen und die echte Liquidität statt Schätzungen.
• Steuererklärungen gehen schneller und sicherer, weil die Zahlen Ihrer Umsatzsteuermeldung bereits mit der Buchhaltung übereinstimmen.
• Der Jahresabschluss bringt weniger Überraschungen. Zwölf kleine Abschlüsse sind einfacher als ein großes Aufräumen nach Jahresende, und Steuerberater oder Prüfer finden weniger Korrekturen.
• Entscheidungen beruhen auf echten Zahlen. Preise, Einstellungen, Kredite und Wareneinkauf hängen davon ab, was der letzte Monat tatsächlich eingebracht und gekostet hat.
• Fehler fallen auf, solange sie frisch sind, wenn Rechnung, Beleg und die Person, die bezahlt hat, noch leicht zu finden sind.

Vorschriften zu gesetzlichen Meldungen und Steuerfristen unterscheiden sich von Land zu Land, klären Sie daher mit Ihrem Steuerberater, welche Auswertungen Ihr Unternehmen wann einreichen muss.

Die Checkliste für den Monatsabschluss

Die Checkliste hat fünf Phasen: erfassen, abstimmen, abgrenzen, prüfen und abschließen. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und einen Zieltag, gezählt in Arbeitstagen nach Monatsende.

Die Bankabstimmung hält alles andere zusammen; die Methode im Detail finden Sie in unserem Leitfaden zur Bankabstimmung. Welcher Lagerwert stimmen muss, hängt vom Bewertungsverfahren ab, erklärt in FIFO oder Durchschnittsmethode.

Ein Zeitplan für den Abschluss in fünf Tagen

Gezählt werden Arbeitstage nach Monatsende. Ein kleines Team kann Tage zusammenlegen; die Reihenfolge ist wichtiger als die genauen Daten.

1. 1Tag 1: erfassen. Letzte Ausgangsrechnungen stellen, Eingangsrechnungen und Gutschriften buchen, Belege der Mitarbeitenden einsammeln und die Lohnabrechnung buchen. Fehlende Lieferantenrechnungen bis zum Ende des Tages anfordern.
2. 2Tag 2: abstimmen. Bank und Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten abstimmen und die Inventur mit der Buchhaltung abgleichen. Jede nicht zugeordnete Bankbuchung klären oder begründen.
3. 3Tag 3: abgrenzen. Abgrenzungen, Auflösungen von Rechnungsabgrenzungsposten, Abschreibungen, die Prüfung der Forderungen und die Fremdwährungsbewertung buchen. Die Umsatzsteuerkonten abstimmen, sobald alle Rechnungen erfasst sind.
4. 4Tag 4: prüfen. Summen- und Saldenliste erstellen, GuV und Bilanz mit Vormonat und Budget vergleichen und jede größere Abweichung erklären. Fehler mit Korrekturbuchungen beheben.
5. 5Tag 5: abschließen. Die Periode sperren, die Auswertungen exportieren und archivieren, die Monatszahlen an Inhaber oder Geschäftsführung senden und offene Punkte für den nächsten Monat festhalten.

Abgrenzungen und Abschreibung: Buchungsbeispiele

Abschlussbuchungen sorgen dafür, dass der Monat die Aufwände und Erträge zeigt, die zu ihm gehören, egal wann Rechnung oder Zahlung datiert sind. Diese drei kommen in fast jedem Abschluss vor. Alle Beträge verstehen sich netto, ohne Umsatzsteuer.

Aufwandsabgrenzung: die Stromrechnung, die noch fehlt

Den im Oktober verbrauchten Strom stellt der Versorger Mitte November in Rechnung. Anhand des Zählerstands und früherer Rechnungen schätzen Sie 480,00 €. Am 31.10. buchen Sie den Aufwand und eine Verbindlichkeit, am 1.11. buchen Sie die Abgrenzung zurück:

Kommt die Rechnung über 492,00 €, buchen Sie sie wie gewohnt: Stromkosten an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Der Oktober zeigt die Kosten des Oktobers, und der November trägt neben seinem eigenen Strom nur die Differenz von 12,00 € zwischen Schätzung und Rechnung.

Aktive Rechnungsabgrenzung: Versicherung für 12 Monate

Am 1.10. zahlen Sie 3.000,00 € für eine Versicherung mit 12 Monaten Laufzeit. Die Zahlung ist kein Aufwand des Oktobers, sondern ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, den Sie mit 3.000,00 € ÷ 12 = 250,00 € pro Monat auflösen.

Nach dem Oktober beträgt der Abgrenzungsposten 2.750,00 €, nach sechs Monaten 1.500,00 € und nach zwölf Monaten null. Richten Sie die Auflösung als wiederkehrende Buchung ein, damit niemand daran denken muss. Die passive Rechnungsabgrenzung funktioniert umgekehrt genauso: Zahlt ein Kunde ein Jahr Leistung im Voraus, entsteht eine Verbindlichkeit, die Monat für Monat zu Umsatz wird.

Abschreibung: ein Lieferwagen, linear

Ein Lieferwagen kostet 24.000,00 €. Sie wollen ihn fünf Jahre nutzen und am Ende für 4.800,00 € verkaufen. Die lineare Abschreibung verteilt die Differenz gleichmäßig auf die Nutzungsdauer:

Monatliche Abschreibung = (Anschaffungskosten − Restwert) ÷ Nutzungsdauer in Monaten = (24.000,00 € − 4.800,00 €) ÷ 60 = 320,00 €

Nach einem Jahr betragen die kumulierten Abschreibungen 3.840,00 € und der Restbuchwert des Lieferwagens 24.000,00 € − 3.840,00 € = 20.160,00 €. Nutzungsdauern und steuerliche Abschreibungsregeln unterscheiden sich, stimmen Sie sie daher mit Ihrem Steuerberater ab.

Wie lange sollte der Monatsabschluss dauern?

Einen einheitlichen Standard gibt es nicht, aber für ein kleines oder mittleres Unternehmen mit einer Gesellschaft und wenigen Bankkonten sind drei bis fünf Arbeitstage ein realistisches Ziel. Dauert der Abschluss mehr als zwei Wochen, liegt die Ursache meist früher im Prozess: Belege, die spät eintreffen, Bankkonten, die erst am Monatsende zum ersten Mal abgestimmt werden, oder Abgrenzungen, die jeden Monat neu von Grund auf berechnet werden.

Verfolgen Sie jeden Monat zwei Kennzahlen:

Beispiel: Endet der Monat an einem Freitag und sperren Sie ihn am darauffolgenden Donnerstag, hat Ihr Abschluss vier Arbeitstage gedauert. Ein schneller Abschluss mit vielen Nachbuchungen ist kein guter Abschluss, senken Sie daher beide Zahlen gemeinsam.

So schließen Sie den Monat schneller ab

• Täglich buchen, nicht erst am Monatsende. Rechnungen, Belege und Zahlungen, die am selben Tag erfasst werden, lassen für den Abschluss nur noch Kontrollen und Abgrenzungen übrig.
• Bankumsätze anbinden oder importieren und jede Woche zuordnen, damit Tag 2 eine Kontrolle ist und keine Suche.
• Standardvorlagen verwenden für Abgrenzungen, Abstimmungen und den Monatsbericht, damit jeder Monat gleich aussieht und Abweichungen auffallen.
• Wiederkehrende Buchungen anlegen für Auflösungen von Rechnungsabgrenzungsposten, Abschreibungen, Miete und andere feste Beträge.
• Eine schriftliche Checkliste mit Verantwortlichen und Tagen führen und sie jeden Monat abhaken, damit auch eine Vertretung ihr folgen kann.
• Eine Wesentlichkeitsgrenze vereinbaren mit Ihrem Steuerberater: Eine kleine Schätzung, die keine Entscheidung ändern würde, sollte den Abschluss nicht aufhalten.

Häufige Fehler beim Monatsabschluss

1. 1Abschließen ohne Bankabstimmung. Stimmt der Banksaldo in der Buchhaltung nicht mit dem Kontoauszug überein, fehlt etwas oder ist doppelt erfasst, und jede Auswertung darauf ist falsch.
2. 2Abgeschlossene Perioden ändern. Wer einen Monat ändert, nachdem seine Zahlen verschickt wurden, erzeugt Abweichungen zu dem, was gemeldet oder weitergegeben wurde. Buchen Sie Korrekturen im offenen Monat oder öffnen Sie die Periode formell wieder, mit Vermerk, wer was warum geändert hat.
3. 3Keine Periodenabgrenzung. Ohne klare Regel wandern Rechnungen zwischen den Monaten, und der Monatsgewinn springt ohne geschäftlichen Grund auf und ab.
4. 4Das Klärungskonto ignorieren. Ein Klärungskonto ist ein Zwischenspeicher, kein Ziel. Leeren Sie es jeden Monat, denn ein wachsender Saldo verdeckt Fehler.
5. 5Die Prüfung auslassen. Jede Buchung zu erfassen ist nicht dasselbe, wie das Ergebnis zu prüfen. Vergleichen Sie mit Vormonat und Budget, bevor Sie sperren.
6. 6Stornos vergessen. Eine Abgrenzung, die beim Eingang der echten Rechnung nicht zurückgebucht wird, erfasst dieselben Kosten doppelt.

So hilft Clientlly

In Clientlly füllen Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben das Hauptbuch automatisch, und der automatische und manuelle Bankabgleich beschleunigt die Abstimmung. Buchhaltungsperioden bringen Abschluss-Checklisten und den Jahresabschluss mit, und Buchungssätze haben Entwurfs-, Buchungs-, Storno- und Löschkontrollen. Abschreibungsläufe buchen die monatliche Abschreibung des Anlagevermögens, und Wechselkurse mit historischer Abfrage liefern Ihnen den Kurs zum Abschlussstichtag. Hauptbuch, Summen- und Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Einkaufs- und Verkaufsbuch sowie das Mehrwertsteuerregister stehen zur Prüfung bereit, mit PDF- und Excel-Exporten für die wichtigsten Berichte, und der Financial Flight Recorder zeigt, wie jede automatisch erzeugte Buchung entstanden ist. Mehr dazu im Modul Buchhaltung.