Liquiditätsplanung: 13-Wochen-Vorschau mit Vorlage und Beispiel

Eine Liquiditätsplanung (Cashflow-Prognose) schätzt Woche für Woche, wie viel Geld in Ihr Unternehmen fließt und wie viel abfließt, damit Sie den niedrigsten Kontostand sehen, bevor Sie ihn erreichen. Für jede Woche gilt: Endbestand = Anfangsbestand + erwartete Einzahlungen − erwartete Auszahlungen, und dieser Endbestand ist der Anfangsbestand der nächsten Woche.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie in sechs Schritten eine rollierende 13-Wochen-Planung aufbauen, mit einem Rechenbeispiel, einem vorsichtigen Szenario und den Maßnahmen für den Fall, dass die Zahlen eine Lücke zeigen.

Warum 13 Wochen im Voraus planen?

Dreizehn Wochen sind ein Quartal (52 ÷ 4), Woche für Woche dargestellt. Das ist lang genug, um ein Problem kommen zu sehen, und kurz genug, um mit Fakten zu planen, die Sie bereits kennen: offene Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Löhne, Miete, Kreditraten und Steuertermine.

Die wöchentliche Sicht ist wichtig, weil Liquiditätsprobleme eine Frage des Zeitpunkts sind. Ein Monat kann insgesamt gut aussehen, während die Woche mit Löhnen, Miete und einer Steuerzahlung ins Minus rutscht. Die Planung ist außerdem rollierend: Jede Woche streichen Sie die vergangene Woche und hängen am Ende eine neue an, sodass Sie immer ein volles Quartal vorausschauen.

Eine 12-Monats-Planung beantwortet eine andere Frage. Sie arbeitet mit Monaten, beruht auf Annahmen zu Umsatz und Kosten und hilft bei der Planung von Einstellungen, Investitionen, Finanzierung und saisonalen Schwankungen. Die meisten Unternehmen profitieren von beiden.

Liquiditätsplanung erstellen: sechs Schritte

1. 1Beginnen Sie mit dem tatsächlichen Bestand von heute. Addieren Sie, was heute wirklich auf jedem Geschäftskonto und in jeder Kasse liegt, nicht was die Buchhaltung ausweist. Weichen beide voneinander ab, machen Sie zuerst eine Bankabstimmung.
2. 2Planen Sie Einzahlungen zu dem Datum, an dem Kunden tatsächlich zahlen, nicht zum Rechnungsdatum. Setzen Sie jede offene Rechnung in die Woche, in der Sie das Geld erwarten, und zwar nach dem echten Zahlungsverhalten dieses Kunden: Zahlt ein Kunde mit 30 Tagen Zahlungsziel meist nach 45 Tagen, planen Sie 45. Neue Umsätze nehmen Sie nur auf, wenn sie unterschrieben oder sehr wahrscheinlich sind.
3. 3Erfassen Sie jede Auszahlung zu ihrem Fälligkeitsdatum. Löhne und Gehälter mit Lohnsteuer und Sozialabgaben, Miete, Lieferantenrechnungen, Kreditraten, Umsatzsteuer, Vorauszahlungen auf Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Versicherungen, Abonnements und jährliche Rechnungen wie Lizenzen oder Wartungsverträge. Steuertermine und Vorauszahlungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land; klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung.
4. 4Berechnen Sie für jede Woche den Saldo und den Endbestand. Saldo = Einzahlungen − Auszahlungen. Endbestand = Anfangsbestand + Saldo, und er wird zum Anfangsbestand der Folgewoche.
5. 5Legen Sie eine Mindestliquidität fest. Bestimmen Sie den niedrigsten Kontostand, den Sie akzeptieren, zum Beispiel die Löhne eines Monats oder zwei bis vier Wochen fixe Auszahlungen, und markieren Sie jede Woche, die darunter fällt.
6. 6Aktualisieren Sie jede Woche und vergleichen Sie Plan und Ist. Ersetzen Sie die vergangene Woche durch die echten Zahlen, ergänzen Sie am Ende eine neue Woche und notieren Sie, warum Ein- oder Auszahlungen abgewichen sind. Mit der Zeit sehen Sie, welche Kunden und Kosten Sie falsch einschätzen.

Eine einfache Vorlage

Tragen Sie die 13 Wochen in Spalten ein und diese Zeilen untereinander. Für den Anfang reicht eine Tabellenkalkulation.

Rechenbeispiel: die ersten sechs Wochen

Ein kleines Dienstleistungsunternehmen startet mit 17.500 € auf dem Konto und legt eine Mindestliquidität von 12.000 € fest, ungefähr die Löhne eines Monats. Sein größter Kunde soll in Woche 2 eine Rechnung über 10.400 € bezahlen.

• In Woche 3 fallen Löhne (12.600 €), Miete (2.800 €) und Lieferantenrechnungen (2.500 €) an.
• In Woche 4 fallen eine Umsatzsteuerzahlung (6.400 €), Lieferantenrechnungen (3.900 €) und eine Kreditrate (1.300 €) an.
• Woche 6 enthält die jährliche Versicherungsprämie (3.100 €) und Lieferantenrechnungen (4.800 €).

Das Konto rutscht nie ins Minus, aber in Woche 4 liegt der Bestand 2.400 € unter der Mindestliquidität – etwas, das eine reine Monatsbetrachtung verbergen würde. Im Basisszenario genügt ein Anruf: Bitten Sie den Lieferanten, dessen Rechnung in Woche 4 fällig ist, die 3.900 € eine Woche später anzunehmen. Dann schließt Woche 4 mit 13.500 €, und Woche 5 endet weiterhin mit 16.500 €.

Szenario: Was, wenn der größte Kunde drei Wochen zu spät zahlt?

Eine Planung ist aussagekräftiger, wenn neben dem Basisszenario eine vorsichtige Variante steht. Hier kommen die 10.400 € des größten Kunden in Woche 5 statt in Woche 2.

Im vorsichtigen Szenario blieben nach den Löhnen in Woche 3 nur 5.900 €, und in Woche 4 wäre das Konto überzogen. Die Lieferantenzahlung zu verschieben reicht dann nicht mehr (Woche 4 würde mit 3.100 € schließen). Sie würden den Kunden deshalb schon vor der Fälligkeit erinnern, um eine Teilzahlung bitten und jetzt eine Kreditlinie vereinbaren, solange die Zahlen noch gesund aussehen.

Was tun, wenn die Planung eine Liquiditätslücke zeigt?

Je früher Sie eine Lücke sehen, desto mehr Möglichkeiten haben Sie. Beginnen Sie mit den Maßnahmen, die nichts kosten:

• Offene Rechnungen nachverfolgen. Kontaktieren Sie jeden Kunden, der die Fälligkeit überschritten hat, die größten Beträge zuerst, und versenden Sie automatische Zahlungserinnerungen, damit nichts untergeht. Unser Leitfaden, wie Sie schneller bezahlt werden, behandelt Zahlungsziele, Erinnerungen und E-Mail-Vorlagen.
• Anzahlungen oder Abschlagszahlungen verlangen bei großen Aufträgen und langen Projekten, damit Geld eingeht, bevor Sie Material und Arbeit bezahlen.
• Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln. Bitten Sie darum, eine Zahlung um ein oder zwei Wochen zu verschieben, oder um längere Ziele bei der nächsten Bestellung. Fragen Sie vor der Fälligkeit, nicht danach.
• Einkäufe und Investitionen verschieben, die warten können, etwa neue Geräte oder Ware, die Sie in den kommenden Wochen nicht verkaufen.
• Frühzeitig eine Kreditlinie vereinbaren. Banken sind entgegenkommender, solange Ihre Zahlen gesund aussehen. Vereinbaren Sie einen Kontokorrentrahmen oder eine Kreditlinie deshalb Monate, bevor Sie sie brauchen könnten.

Cashflow vs. Gewinn

Der Gewinn zeigt, ob das Unternehmen in einem Zeitraum Geld verdient. Der Cashflow zeigt, ob am Fälligkeitstag einer Rechnung Geld auf dem Konto ist. Auch einem profitablen Unternehmen kann das Geld ausgehen, etwa wenn es im März 20.000 € mit 60 Tagen Zahlungsziel in Rechnung stellt, Personal und Lieferanten aber im März und April bezahlt.

Liquiditätskennzahlen: DSO, DPO und Cash Runway

Drei Kennzahlen zeigen, ob sich Ihre Liquidität eher verbessert oder verschlechtert:

Im Beispiel zahlen Kunden im Schnitt nach 35 Tagen, Lieferanten werden nach 30 Tagen bezahlt: Das Unternehmen wartet also rund fünf Tage länger auf sein Geld als seine Lieferanten auf ihres. Jeder Tag weniger DSO bringt früher Geld aufs Konto: Bei 108.000 € Umsatz auf Ziel pro Quartal ist ein Tag 1.200 € wert (108.000 ÷ 90). Manche Unternehmen berechnen die DPO mit den Umsatzkosten statt mit den Einkäufen; bleiben Sie in jedem Fall bei einer Methode.

Die Cash Runway ist wichtig, wenn mehr Geld abfließt als hereinkommt, zum Beispiel in einer ruhigen Saison oder während ein junges Unternehmen wächst. Sie zeigt, wie viele Monate Sie haben, um etwas zu ändern, bevor das Geld ausgeht.

Häufige Fehler

1. 1Rechnungsdaten statt Zahlungsdaten verwenden. Eine am 1. ausgestellte Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel ist am 1. kein Geld auf dem Konto und oft auch am 31. noch nicht.
2. 2Steuerzahlungen und Jahresrechnungen vergessen. Umsatzsteuer, Ertragsteuer-Vorauszahlungen, Versicherungsprämien und jährliche Lizenzen sind hohe Beträge und werden leicht übersehen, weil sie nicht jeden Monat anfallen.
3. 3Die Planung nie aktualisieren. Eine einmal erstellte Planung ist nach wenigen Wochen veraltet. Aktualisieren Sie sie jede Woche am selben Tag.
4. 4Private und geschäftliche Konten vermischen. Private Ausgaben vom Geschäftskonto oder privat bezahlte Betriebskosten verfälschen sowohl den Anfangsbestand als auch das Zahlungsmuster.
5. 5Den Zeitpunkt der Lohnzahlungen ignorieren. Löhne, Lohnsteuer und Sozialabgaben fließen zu festen Terminen ab, oft in derselben Woche wie die Miete, und genau diese Woche bestimmt meist Ihren niedrigsten Kontostand.

So hilft Clientlly

Clientlly hält die Zahlen, mit denen Ihre Liquiditätsplanung beginnt, an einem Ort bereit. Rechnungen haben Fälligkeitsdaten und einen Ablauf für überfällige Rechnungen, und automatische Zahlungserinnerungen gehen 3, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit hinaus. Das Zahlungsregister mit Filtern und Auswertungen zeigt, was Kunden wann bezahlt haben, während Lieferantenzahlungen und Ausgaben mit Freigabe, Budgets und Budgetverfolgung zeigen, was abfließt. Bank- und Kassenkonten, Banktransaktionen, Bankanbindungen an unterstützte Banken, CSV-Import, Bargeldanforderungen und Überträge zwischen Bank und Kasse liefern Ihnen den tatsächlichen Bestand von heute, und Berichte lassen sich für Ihre Planung als PDF und Excel exportieren. Mehr dazu im Modul Zahlungen, Ausgaben und Treasury.