Conciliación bancaria: guía paso a paso con un ejemplo

La conciliación bancaria consiste en comparar el extracto del banco con sus propios registros de la misma cuenta bancaria para el mismo periodo, explicar cada diferencia y corregir la contabilidad donde esté mal. El objetivo es sencillo: después de ajustar las diferencias temporales y los apuntes que faltan, el saldo bancario ajustado es igual al saldo contable ajustado.

Saldo bancario ajustado = saldo del extracto + depósitos en tránsito − pagos pendientes de cargo ± errores del banco

Saldo contable ajustado = saldo contable + cobros e intereses no registrados − comisiones, recibos domiciliados y devoluciones no registrados ± errores contables

Si los dos saldos ajustados coinciden, la cuenta está conciliada. Si no, al menos una partida sigue sin explicar.

Por qué es importante la conciliación bancaria

El banco y su contabilidad registran el mismo dinero, pero no en el mismo momento ni siempre de la misma forma. Conciliar con regularidad le permite detectar:

• Apuntes que faltan o están duplicados: un pago a un proveedor que nadie registró o un cobro de un cliente anotado dos veces.
• Comisiones bancarias e intereses, que solo aparecen en el extracto.
• Pagos fallidos o devueltos: una factura marcada como cobrada aunque el dinero volvió al cliente.
• Fraudes y errores: pagos que usted no autorizó, datos bancarios de un proveedor cambiados o un error del banco. Cuanto antes los detecte, más posibilidades tendrá de recuperar el dinero.
• Declaraciones y cifras de tesorería incorrectas: las declaraciones de IVA o del impuesto sobre las ventas, el resultado y su previsión de tesorería solo son tan fiables como los registros en los que se basan.

Su asesor o su auditor normalmente le pedirá las conciliaciones bancarias. Las obligaciones de registro contable cambian de un país a otro, así que confirme las que se aplican a su empresa con su asesor.

Por qué el saldo del banco no coincide con su contabilidad

Cada diferencia pertenece a uno de estos tres grupos:

• Diferencias temporales: usted registró la operación, pero el banco todavía no la ha procesado, o al revés.
• Partidas que solo conoce el banco hasta que usted revisa el extracto: comisiones, intereses, recibos domiciliados y devoluciones.
• Errores, normalmente en su contabilidad y alguna vez en el banco.

Estas son las partidas de conciliación más habituales:

Una regla sencilla: si la partida ya está en su contabilidad y el banco la reflejará después, ajuste el lado del banco y no registre nada. Si el banco tiene razón y a su contabilidad le falta la partida, regístrela.

Cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso

1. 1Consiga el extracto bancario del periodo, o exporte los movimientos, junto con sus registros de la misma cuenta (la cuenta de bancos en su contabilidad o su libro de caja) para las mismas fechas.
2. 2Compruebe que los saldos iniciales coinciden. El saldo inicial del extracto debe ser igual al saldo final conciliado del periodo anterior. Si no lo es, corrija primero el periodo anterior.
3. 3Case los cobros. Puntee cada abono del extracto con un cobro registrado en su contabilidad, por importe, fecha y referencia.
4. 4Case los pagos. Haga lo mismo con cada cargo: pagos a proveedores, nóminas, impuestos y compras con tarjeta.
5. 5Registre las partidas que solo conoce el banco: comisiones, intereses, recibos domiciliados, transferencias periódicas, liquidaciones de tarjeta y devoluciones.
6. 6Anote las diferencias temporales: pagos emitidos pendientes de cargo y depósitos en tránsito. No los registre otra vez, porque ya están en su contabilidad.
7. 7Investigue el resto. Lo que sigue sin casar es un apunte que falta, un duplicado, un importe erróneo o un error del banco. Corrija su contabilidad o pida al banco que corrija su error.
8. 8Calcule los saldos ajustados con las fórmulas de arriba. Deben coincidir al céntimo.
9. 9Revise, apruebe y bloquee el periodo. Lo ideal es que revise la conciliación alguien que no hace los pagos. Guárdela junto con el extracto y bloquee el periodo para que los apuntes conciliados ya no puedan cambiar.

Ejemplo de conciliación bancaria

Su extracto de marzo termina en 12.450,00 €, pero la cuenta de bancos de su contabilidad muestra 11.483,30 €, una diferencia de 966,70 €. Al seguir los pasos encuentra tres partidas en el lado del banco y cinco en el lado contable.

Los dos lados terminan en 10.820,00 €, así que la cuenta está conciliada. Como comprobación, las partidas del lado del banco suman −1.630,00 € y las del lado contable −663,30 €; la diferencia entre ambas, 966,70 €, es exactamente la diferencia inicial.

Ahora registra en su contabilidad las cinco partidas del lado contable. Las tres del lado del banco no necesitan ningún asiento: deberían aparecer en el extracto de abril, y entonces las puntea.

¿Cada cuánto hay que hacer la conciliación?

Concilie cada cuenta bancaria al menos una vez al mes, antes del cierre: una cuenta bancaria conciliada es uno de los primeros puntos de cualquier lista de verificación para el cierre de mes. Las cuentas con muchos movimientos al día se concilian mejor cada semana, o incluso a diario, porque en cada ronda hay menos partidas que casar y los problemas salen a la luz mientras todos recuerdan los detalles.

Concilie todos los lugares donde está el dinero de la empresa, no solo la cuenta principal:

• las cuentas de ahorro y el resto de cuentas bancarias, cada una por separado
• las tarjetas de crédito de empresa, con el extracto de la tarjeta
• los saldos en proveedores de pagos online, con sus informes de liquidación
• las cajas registradoras y la caja chica: cuente el efectivo, compárelo con el libro de caja y registre cualquier faltante o sobrante con una explicación

Consejos para casar movimientos más rápido

• Ponga un número de referencia en cada factura y pida a sus clientes que lo indiquen al pagar. Un cobro que lleva el número de factura se casa en segundos.
• Use una cuenta bancaria para cada fin, por ejemplo una para los cobros de clientes y otra para nóminas e impuestos, y no mezcle nunca pagos personales y de la empresa.
• Importe los extractos en lugar de teclearlos. Un archivo CSV o una conexión bancaria directa elimina los errores de tecleo y ahorra tiempo.
• Defina reglas de conciliación para los movimientos recurrentes como comisiones bancarias, alquiler, cuotas de préstamos y suscripciones, para que se registren igual cada mes.
• Trate bien los pagos parciales. Asigne a la factura el importe recibido y deje abierto el resto, en lugar de marcar toda la factura como cobrada.
• Reparta los pagos agrupados. Cuando una transferencia paga varias facturas, distribúyala entre todas las facturas que cubre. Si el concepto no dice cuáles son, pida al cliente el detalle del pago.

Errores habituales

1. 1Forzar el cuadre con un ajuste sin explicar en lugar de encontrar la diferencia.
2. 2Registrar las diferencias temporales en la contabilidad, de modo que un pago pendiente de cargo acaba contado dos veces.
3. 3Partir de un saldo inicial sin conciliar, que arrastra los errores del mes anterior a este.
4. 4Dejar partidas antiguas para siempre. Un pago que sigue sin cargarse después de varias semanas, o un depósito que nunca llegó, hay que investigarlo.
5. 5Comparar solo los totales. Dos errores pueden anularse entre sí, así que case los movimientos uno a uno.
6. 6Modificar un periodo conciliado después sin volver a conciliarlo.
7. 7Conciliar solo a final de año, cuando encontrar una sola diferencia puede llevar días.

Cómo ayuda Clientlly

En Clientlly usted da de alta cada cuenta bancaria y de caja con su saldo inicial, y después incorpora los movimientos bancarios mediante importación CSV o, con los bancos compatibles, a través de una conexión bancaria que los sincroniza. La conciliación bancaria automática empareja las líneas del extracto con los pagos registrados, usted concilia el resto manualmente, y la asignación de cuentas define las cuentas contables a las que van los apuntes de banco y caja. Los cobros registrados en facturas, incluido un pago repartido entre varias facturas, y los pagos a proveedores se contabilizan automáticamente en el libro mayor, mientras que los avisos de integridad de saldos señalan los saldos de banco y caja que conviene revisar. Los periodos contables con listas de cierre le ayudan a aprobar y cerrar el mes; vea el módulo de contabilidad.