Previsión de tesorería: cómo hacer un flujo de caja a 13 semanas

Una previsión de tesorería (o flujo de caja previsto) estima semana a semana el dinero que entra y sale de su empresa, para ver el saldo más bajo que se avecina antes de llegar a él. Para cada semana, saldo final = saldo inicial + cobros previstos − pagos previstos, y ese saldo final es el saldo inicial de la semana siguiente.

Esta guía explica cómo construir en seis pasos una previsión móvil a 13 semanas, con un ejemplo resuelto, un escenario prudente y las medidas que conviene tomar cuando las cifras muestran un desfase de tesorería.

¿Por qué prever la tesorería a 13 semanas?

Trece semanas son un trimestre (52 ÷ 4), visto semana a semana. Es un plazo lo bastante largo para ver venir un problema y lo bastante corto para basarse en datos que ya conoce: facturas pendientes de cobro, facturas de proveedores, nóminas, alquiler, cuotas de préstamos y fechas de impuestos.

El detalle semanal importa porque los problemas de tesorería son problemas de calendario. Un mes puede parecer correcto en total mientras la semana en que coinciden las nóminas, el alquiler y un pago de impuestos queda en negativo. La previsión es además móvil: cada semana elimina la que ha pasado y añade una nueva al final, de modo que siempre ve un trimestre completo por delante.

Una previsión a 12 meses responde a otra pregunta. Trabaja por meses, se basa en hipótesis sobre ventas y costes y ayuda a planificar contrataciones, inversiones, financiación y variaciones estacionales. A la mayoría de las empresas les conviene tener las dos.

Cómo hacer una previsión de tesorería en seis pasos

1. 1Parta del saldo real de hoy. Sume lo que hay realmente hoy en cada cuenta bancaria y en cada caja de la empresa, no lo que dice la contabilidad. Si no coinciden, haga primero una conciliación bancaria.
2. 2Anote los cobros en la fecha en que los clientes pagan de verdad, no en la fecha de la factura. Coloque cada factura pendiente en la semana en que espera el dinero, según cómo paga realmente ese cliente: si un cliente con un plazo de 30 días suele pagar a los 45, prevea 45. Añada ventas nuevas solo cuando estén firmadas o sean muy probables.
3. 3Anote cada pago en su fecha de vencimiento. Nóminas, retenciones y cotizaciones sociales, alquiler, facturas de proveedores, cuotas de préstamos, IVA, pagos a cuenta del impuesto sobre beneficios, seguros, suscripciones y facturas anuales como licencias o contratos de mantenimiento. Las fechas de los impuestos y las reglas de los pagos a cuenta cambian de un país a otro, así que confírmelas con su asesor fiscal.
4. 4Calcule el flujo neto y el saldo final de cada semana. Flujo neto = cobros − pagos. Saldo final = saldo inicial + flujo neto, y pasa a ser el saldo inicial de la semana siguiente.
5. 5Fije un saldo mínimo de seguridad. Elija el saldo más bajo que está dispuesto a aceptar, por ejemplo las nóminas de un mes o de dos a cuatro semanas de pagos fijos, y marque cada semana que quede por debajo.
6. 6Actualice cada semana y compare lo previsto con lo real. Sustituya la semana que ha pasado por las cifras reales, añada una nueva al final y anote por qué los cobros o los pagos fueron distintos. Con el tiempo verá qué clientes y qué costes calcula mal.

Una plantilla sencilla

Ponga las 13 semanas en columnas y estas filas una debajo de otra. Para empezar basta con una hoja de cálculo.

Ejemplo resuelto: las seis primeras semanas

Una pequeña empresa de servicios empieza con 17.500 € en el banco y fija un saldo mínimo de seguridad de 12.000 €, aproximadamente las nóminas de un mes. Su mayor cliente debe pagar 10.400 € en la semana 2.

• La semana 3 incluye las nóminas (12.600 €), el alquiler (2.800 €) y proveedores (2.500 €).
• La semana 4 incluye una liquidación de IVA (6.400 €), proveedores (3.900 €) y una cuota de préstamo (1.300 €).
• La semana 6 incluye la prima anual del seguro (3.100 €) y proveedores (4.800 €).

La cuenta nunca queda en negativo, pero en la semana 4 cae 2.400 € por debajo del saldo mínimo, algo que una vista mes a mes ocultaría. En este escenario base basta con una llamada: pida al proveedor cuyo pago vence en la semana 4 que acepte los 3.900 € una semana más tarde. La semana 4 cerrará entonces con 13.500 € y la semana 5 seguirá terminando en 16.500 €.

Escenario: ¿y si su mayor cliente paga con tres semanas de retraso?

Una previsión es más útil si junto al escenario base tiene una versión prudente. Aquí los 10.400 € del mayor cliente llegan en la semana 5 en lugar de la semana 2.

En el escenario prudente solo quedarían 5.900 € después de las nóminas de la semana 3, y en la semana 4 la cuenta estaría en descubierto. Aplazar el pago al proveedor ya no basta (la semana 4 cerraría con 3.100 €), así que además recordaría el pago al cliente antes del vencimiento, le pediría un pago parcial y negociaría ya una línea de crédito, mientras las cifras todavía se ven sanas.

Qué hacer cuando la previsión muestra un desfase de tesorería

Cuanto antes vea el desfase, más opciones tendrá. Empiece por las medidas que no cuestan nada:

• Reclame las facturas vencidas. Contacte con cada cliente que haya superado el vencimiento, empezando por los importes más altos, y envíe recordatorios automáticos para que nada se quede olvidado. Nuestra guía para cobrar antes explica plazos de pago, recordatorios y plantillas de correo.
• Pida anticipos o pagos por hitos en pedidos grandes y proyectos largos, para que el dinero entre antes de pagar materiales y mano de obra.
• Negocie plazos con los proveedores. Pida aplazar un pago una o dos semanas, o plazos más largos para el próximo pedido. Hágalo antes del vencimiento, no después.
• Aplace compras e inversiones que puedan esperar, como equipos nuevos o existencias que no venderá en las próximas semanas.
• Contrate pronto una línea de crédito. Los bancos son más receptivos cuando sus cifras se ven sanas, así que acuerde un descubierto autorizado o una póliza de crédito meses antes de necesitarla.

Flujo de caja frente a beneficio

El beneficio indica si la empresa gana dinero en un periodo. El flujo de caja indica si hay dinero en el banco el día en que vence una factura. Una empresa rentable puede quedarse sin liquidez, por ejemplo si factura 20.000 € en marzo a 60 días pero paga a su personal y a sus proveedores en marzo y abril.

Indicadores de tesorería: DSO, DPO y autonomía de caja

Tres ratios muestran si su tesorería tiende a mejorar o a empeorar:

En el ejemplo, los clientes pagan de media a los 35 días y los proveedores cobran a los 30, así que la empresa espera unos cinco días más por su dinero que sus proveedores por el suyo. Cada día que reduce el DSO adelanta la entrada de dinero: con 108.000 € de ventas a crédito por trimestre, un día equivale a 1.200 € (108.000 ÷ 90). Algunas empresas calculan el DPO con el coste de las ventas en lugar de las compras; elija un método y manténgalo.

La autonomía de caja importa cuando sale más dinero del que entra, por ejemplo en temporada baja o mientras crece una empresa nueva. Le indica cuántos meses tiene para cambiar algo antes de quedarse sin dinero.

Errores habituales

1. 1Usar fechas de factura en lugar de fechas de cobro. Una factura emitida el día 1 a 30 días no es dinero el día 1, y a menudo tampoco el día 31.
2. 2Olvidar los impuestos y las facturas anuales. El IVA, los pagos a cuenta del impuesto sobre beneficios, las primas de seguros y las licencias anuales son importes altos y fáciles de olvidar porque no llegan cada mes.
3. 3No actualizar nunca la previsión. Una previsión hecha una sola vez queda desfasada en pocas semanas. Actualícela cada semana, el mismo día.
4. 4Mezclar cuentas personales y de la empresa. Los gastos privados pagados desde la cuenta de la empresa, o los gastos de la empresa pagados con dinero personal, distorsionan tanto el saldo inicial como el patrón de pagos.
5. 5Ignorar el calendario de las nóminas. Sueldos, retenciones y cotizaciones salen en fechas fijas, a menudo la misma semana que el alquiler, y esa semana suele marcar su saldo más bajo.

Cómo ayuda Clientlly

Clientlly reúne en un solo lugar las cifras de las que parte su previsión. Las facturas llevan fecha de vencimiento y un flujo de gestión de las vencidas, y los recordatorios de pago automáticos se envían 3, 14 y 30 días después del vencimiento. El registro de pagos, con filtros e informes, muestra qué han pagado los clientes y cuándo, mientras que los pagos a proveedores y los gastos con aprobación, presupuestos y seguimiento presupuestario muestran lo que sale. Las cuentas bancarias y de caja, los movimientos bancarios, las conexiones con los bancos compatibles, la importación CSV, las solicitudes de efectivo y las transferencias entre banco y caja le dan el saldo real de hoy, y los informes se exportan a PDF y Excel para su previsión. Vea el módulo de pagos, gastos y tesorería.