Rapprochement bancaire : méthode pas à pas et exemple chiffré

Le rapprochement bancaire consiste à comparer le relevé de votre banque avec vos propres écritures du même compte sur la même période, à expliquer chaque écart et à corriger votre comptabilité là où elle est fausse. L'objectif est simple : une fois les décalages et les oublis pris en compte, le solde bancaire ajusté est égal au solde comptable ajusté.

Solde bancaire ajusté = solde du relevé + remises non encore créditées − paiements émis non encore débités ± erreurs de la banque

Solde comptable ajusté = solde comptable + encaissements et intérêts non comptabilisés − frais, prélèvements et impayés non comptabilisés ± erreurs comptables

Si les deux soldes ajustés sont égaux, le compte est rapproché. Sinon, au moins une opération reste inexpliquée.

Pourquoi le rapprochement bancaire est indispensable

La banque et votre comptabilité enregistrent le même argent, mais pas au même moment ni toujours de la même façon. Un rapprochement régulier permet de repérer :

• Les écritures manquantes ou en double : un paiement fournisseur que personne n'a saisi, ou un encaissement client saisi deux fois.
• Les frais bancaires et les intérêts, qui n'apparaissent que sur le relevé.
• Les paiements rejetés ou retournés : une facture marquée comme payée alors que l'argent est reparti chez le client.
• Les fraudes et les erreurs : des paiements que vous n'avez pas autorisés, des coordonnées bancaires de fournisseur modifiées ou une erreur de la banque. Plus vous les repérez tôt, plus vous avez de chances de récupérer l'argent.
• Les déclarations et les chiffres de trésorerie faux : les déclarations de TVA, le résultat et vos prévisions de trésorerie ne valent que ce que valent les écritures qui les alimentent.

Votre expert-comptable ou votre auditeur vous demandera en général vos états de rapprochement. Les obligations de tenue des comptes varient d'un pays à l'autre : vérifiez celles qui s'appliquent à votre entreprise avec votre expert-comptable.

Pourquoi le solde de la banque diffère de vos comptes

Chaque écart entre dans l'une de ces trois catégories :

• Les décalages dans le temps : vous avez comptabilisé l'opération, mais la banque ne l'a pas encore traitée, ou l'inverse.
• Les opérations connues de la seule banque tant que vous n'avez pas lu le relevé : frais, intérêts, prélèvements et impayés.
• Les erreurs, le plus souvent dans votre comptabilité, parfois à la banque.

Voici les éléments de rapprochement que vous rencontrerez le plus souvent :

Une règle simple : si l'opération figure déjà dans vos comptes et que la banque va suivre, ajustez le côté banque sans rien comptabiliser. Si la banque a raison et que l'opération manque dans vos comptes, comptabilisez-la.

Comment faire un rapprochement bancaire étape par étape

1. 1Récupérez le relevé bancaire de la période, ou exportez les opérations, ainsi que vos écritures du même compte (le compte banque de votre comptabilité ou votre journal de caisse) pour les mêmes dates.
2. 2Vérifiez que les soldes d'ouverture concordent. Le solde d'ouverture du relevé doit être égal au solde de clôture rapproché de la période précédente. Sinon, corrigez d'abord la période précédente.
3. 3Pointez les encaissements. Cochez chaque crédit du relevé en face d'un encaissement de votre comptabilité, à l'aide du montant, de la date et de la référence.
4. 4Pointez les décaissements. Faites de même pour chaque débit : paiements fournisseurs, salaires, impôts et achats par carte.
5. 5Comptabilisez les opérations connues de la seule banque : frais, intérêts, prélèvements, virements permanents, remises carte et impayés.
6. 6Listez les décalages dans le temps : paiements émis non encore débités et remises non encore créditées. Ne les comptabilisez pas une seconde fois, ils figurent déjà dans vos comptes.
7. 7Analysez le reste. Tout ce qui n'est toujours pas pointé est une écriture manquante, un doublon, un mauvais montant ou une erreur de la banque. Corrigez votre comptabilité, ou demandez à la banque de corriger son erreur.
8. 8Calculez les soldes ajustés avec les formules ci-dessus. Ils doivent concorder au centime près.
9. 9Faites valider et verrouillez la période. Idéalement, le rapprochement est revu par une personne qui n'effectue pas les paiements. Conservez-le avec le relevé et verrouillez la période pour que les écritures rapprochées ne puissent plus être modifiées.

Exemple de rapprochement bancaire

Votre relevé de mars se termine à 12 450,00 €, mais le compte banque de votre comptabilité affiche 11 483,30 €, soit un écart de 966,70 €. En suivant les étapes, vous trouvez trois éléments côté banque et cinq côté comptabilité.

Les deux côtés arrivent à 10 820,00 € : le compte est rapproché. Pour contrôler, les éléments côté banque totalisent −1 630,00 € et ceux côté comptabilité −663,30 € ; la différence entre les deux, 966,70 €, correspond exactement à l'écart de départ.

Vous comptabilisez maintenant les cinq éléments côté comptabilité. Les trois éléments côté banque ne demandent aucune écriture : ils doivent apparaître sur le relevé d'avril, et vous les pointerez à ce moment-là.

À quelle fréquence faire le rapprochement ?

Rapprochez chaque compte bancaire au moins une fois par mois, avant la clôture : un compte bancaire rapproché figure parmi les premiers points de toute checklist de clôture mensuelle. Les comptes avec beaucoup d'opérations par jour se rapprochent plus facilement chaque semaine, voire chaque jour, car chaque passage compte moins d'éléments à pointer et les problèmes apparaissent pendant que chacun se souvient encore des détails.

Rapprochez tous les endroits où se trouve l'argent de l'entreprise, pas seulement le compte principal :

• les comptes d'épargne et tous les autres comptes bancaires, chacun séparément
• les cartes de crédit professionnelles, avec le relevé de la carte
• les soldes détenus chez les prestataires de paiement en ligne, avec leurs rapports de versement
• les caisses et la petite caisse : comptez les espèces, comparez avec le journal de caisse et enregistrez chaque manquant ou excédent avec une explication

Conseils pour pointer plus vite

• Mettez un numéro de référence sur chaque facture et demandez à vos clients de l'indiquer lors du paiement. Un encaissement qui porte le numéro de facture se pointe en quelques secondes.
• Utilisez un compte bancaire par usage, par exemple un pour les encaissements clients et un pour les salaires et les impôts, et ne mélangez jamais paiements privés et professionnels.
• Importez les relevés au lieu de les ressaisir. Un fichier CSV ou une connexion bancaire directe supprime les fautes de frappe et fait gagner du temps.
• Définissez des règles de rapprochement pour les opérations récurrentes comme les frais bancaires, le loyer, les échéances d'emprunt et les abonnements, pour qu'elles soient comptabilisées de la même façon chaque mois.
• Traitez correctement les paiements partiels. Affectez le montant reçu à la facture et laissez le reste ouvert, au lieu de marquer toute la facture comme payée.
• Ventilez les paiements groupés. Quand un virement règle plusieurs factures, répartissez-le sur chacune des factures concernées. Si le libellé ne dit pas lesquelles, demandez au client un avis de paiement.

Les erreurs fréquentes

1. 1Forcer l'équilibre avec une écriture d'ajustement inexpliquée au lieu de trouver l'écart.
2. 2Comptabiliser les décalages dans le temps, si bien qu'un paiement non encore débité est compté deux fois.
3. 3Partir d'un solde d'ouverture non rapproché, qui reporte les erreurs du mois dernier sur ce mois-ci.
4. 4Laisser traîner les vieux éléments. Un paiement toujours pas débité après plusieurs semaines, ou une remise jamais arrivée, doit être examiné.
5. 5Comparer uniquement les totaux. Deux erreurs peuvent s'annuler : pointez les opérations une à une.
6. 6Modifier une période rapprochée après coup sans refaire le rapprochement.
7. 7Ne rapprocher qu'en fin d'exercice, quand retrouver un seul écart peut prendre des jours.

Comment Clientlly vous aide

Dans Clientlly, vous créez chaque compte bancaire et chaque caisse avec son solde d'ouverture, puis vous importez les opérations bancaires par fichier CSV ou, avec les banques prises en charge, par une connexion bancaire qui les synchronise. Le rapprochement bancaire automatique associe les lignes du relevé aux paiements enregistrés, vous pointez le reste manuellement, et le paramétrage des comptes définit les comptes comptables sur lesquels passent les écritures de banque et de caisse. Les paiements enregistrés sur les factures, y compris un paiement réparti sur plusieurs factures, et les paiements fournisseurs sont comptabilisés automatiquement dans le grand livre, tandis que des alertes de cohérence signalent les soldes de banque et de caisse à vérifier. Les périodes comptables avec checklists de clôture vous aident à valider et à clôturer le mois ; découvrez le module comptabilité.