Riconciliazione bancaria: guida passo passo con esempio

La riconciliazione bancaria consiste nel confrontare l'estratto conto della banca con le tue registrazioni dello stesso conto per lo stesso periodo, spiegare ogni differenza e correggere la contabilità dove è sbagliata. L'obiettivo è semplice: dopo aver rettificato sfasamenti temporali e registrazioni mancanti, il saldo bancario rettificato è uguale al saldo contabile rettificato.

Saldo bancario rettificato = saldo dell'estratto conto + versamenti non ancora accreditati − pagamenti non ancora addebitati ± errori della banca

Saldo contabile rettificato = saldo contabile + incassi e interessi non registrati − commissioni, addebiti e insoluti non registrati ± errori contabili

Se i due saldi rettificati coincidono, il conto è riconciliato. Se non coincidono, almeno una voce è ancora da spiegare.

Perché la riconciliazione bancaria è importante

La banca e la tua contabilità registrano gli stessi soldi, ma non nello stesso momento e non sempre nello stesso modo. Riconciliare con regolarità ti permette di scoprire:

• Registrazioni mancanti o doppie: un pagamento a un fornitore che nessuno ha registrato, o un incasso da cliente inserito due volte.
• Commissioni bancarie e interessi, che compaiono solo sull'estratto conto.
• Pagamenti non andati a buon fine o stornati: una fattura segnata come incassata anche se i soldi sono tornati al cliente.
• Frodi ed errori: pagamenti che non hai autorizzato, coordinate bancarie di un fornitore modificate o un errore della banca. Prima te ne accorgi, più possibilità hai di recuperare i soldi.
• Dichiarazioni e dati di cassa sbagliati: le dichiarazioni IVA o delle imposte sulle vendite, il risultato e la tua previsione dei flussi di cassa sono affidabili solo quanto le registrazioni su cui si basano.

Il tuo commercialista o il revisore di solito ti chiederà le riconciliazioni bancarie. Gli obblighi di tenuta delle scritture contabili cambiano da paese a paese, quindi verifica quelli che valgono per la tua azienda con il tuo commercialista.

Perché il saldo della banca è diverso da quello contabile

Ogni differenza rientra in uno di questi tre gruppi:

• Sfasamenti temporali: hai registrato l'operazione, ma la banca non l'ha ancora elaborata, o viceversa.
• Voci che conosce solo la banca finché non leggi l'estratto conto: commissioni, interessi, addebiti diretti e insoluti.
• Errori, di solito nella tua contabilità e a volte in banca.

Queste sono le voci di riconciliazione che incontrerai più spesso:

Una regola semplice: se la voce è già nella tua contabilità e la banca la registrerà in seguito, rettifica il lato banca e non registrare nulla. Se la banca ha ragione e nella tua contabilità la voce manca, registrala.

Come fare la riconciliazione bancaria passo passo

1. 1Procurati l'estratto conto del periodo, oppure esporta i movimenti, insieme alle tue registrazioni dello stesso conto (il conto banca in contabilità o la prima nota) per le stesse date.
2. 2Verifica che i saldi iniziali coincidano. Il saldo iniziale dell'estratto deve essere uguale al saldo finale riconciliato del periodo precedente. Se non lo è, sistema prima il periodo precedente.
3. 3Abbina gli incassi. Spunta ogni accredito dell'estratto con un incasso registrato in contabilità, in base a importo, data e riferimento.
4. 4Abbina i pagamenti. Fai lo stesso con ogni addebito: pagamenti ai fornitori, stipendi, imposte e acquisti con carta.
5. 5Registra le voci che conosce solo la banca: commissioni, interessi, addebiti diretti, ordini permanenti, accrediti delle carte e insoluti.
6. 6Elenca gli sfasamenti temporali: pagamenti disposti ma non ancora addebitati e versamenti non ancora accreditati. Non registrarli di nuovo, perché sono già nella tua contabilità.
7. 7Indaga sul resto. Quello che resta senza abbinamento è una registrazione mancante, un doppione, un importo sbagliato o un errore della banca. Correggi la contabilità, oppure chiedi alla banca di correggere il suo errore.
8. 8Calcola i saldi rettificati con le formule qui sopra. Devono coincidere al centesimo.
9. 9Fai rivedere, approva e blocca il periodo. L'ideale è che la riconciliazione sia controllata da qualcuno che non esegue i pagamenti. Conservala insieme all'estratto conto e blocca il periodo, così le registrazioni riconciliate non possono più cambiare.

Esempio di riconciliazione bancaria

Il tuo estratto conto di marzo chiude a 12.450,00 €, ma il conto banca in contabilità mostra 11.483,30 €, una differenza di 966,70 €. Seguendo i passaggi trovi tre voci sul lato banca e cinque sul lato contabile.

Entrambi i lati arrivano a 10.820,00 €, quindi il conto è riconciliato. Come controllo, le voci del lato banca sommano −1.630,00 € e quelle del lato contabile −663,30 €; la differenza tra le due, 966,70 €, è esattamente la differenza iniziale.

Ora registri in contabilità le cinque voci del lato contabile. Le tre voci del lato banca non richiedono registrazioni: dovrebbero comparire sull'estratto conto di aprile, e le spunti allora.

Ogni quanto fare la riconciliazione?

Riconcilia ogni conto bancario almeno una volta al mese, prima della chiusura: un conto bancario riconciliato è uno dei primi punti di ogni checklist di chiusura mensile. I conti con molti movimenti al giorno si riconciliano più facilmente ogni settimana, o anche ogni giorno, perché ogni giro ha meno voci da abbinare e i problemi emergono finché tutti ricordano ancora i dettagli.

Riconcilia ogni posto in cui si trovano i soldi dell'azienda, non solo il conto principale:

• i conti di risparmio e tutti gli altri conti bancari, ciascuno separatamente
• le carte di credito aziendali, con l'estratto conto della carta
• i saldi presso i fornitori di pagamenti online, con i loro report di accredito
• i registratori di cassa e la piccola cassa: conta i contanti, confrontali con il libro cassa e registra ogni ammanco o eccedenza con una spiegazione

Consigli per abbinare i movimenti più in fretta

• Metti un numero di riferimento su ogni fattura e chiedi ai clienti di indicarlo quando pagano. Un incasso che riporta il numero di fattura si abbina in pochi secondi.
• Usa un conto bancario per ogni scopo, per esempio uno per gli incassi dai clienti e uno per stipendi e imposte, e non mescolare mai pagamenti privati e aziendali.
• Importa gli estratti conto invece di digitarli. Un file CSV o un collegamento bancario diretto elimina gli errori di battitura e fa risparmiare tempo.
• Imposta regole di abbinamento per i movimenti ricorrenti come commissioni bancarie, affitto, rate di finanziamento e abbonamenti, così vengono registrati allo stesso modo ogni mese.
• Gestisci bene i pagamenti parziali. Abbina alla fattura l'importo ricevuto e lascia aperto il resto, invece di segnare tutta la fattura come incassata.
• Suddividi i pagamenti cumulativi. Quando un bonifico paga più fatture, ripartiscilo su ogni fattura che copre. Se la causale non dice quali sono, chiedi al cliente un avviso di pagamento.

Errori comuni

1. 1Forzare la quadratura con una scrittura di rettifica non spiegata invece di trovare la differenza.
2. 2Registrare gli sfasamenti temporali in contabilità, così un pagamento non ancora addebitato finisce per essere contato due volte.
3. 3Partire da un saldo iniziale non riconciliato, che trascina gli errori del mese scorso in quello corrente.
4. 4Lasciare lì le voci vecchie per sempre. Un pagamento non ancora addebitato dopo diverse settimane, o un versamento mai arrivato, va verificato.
5. 5Confrontare solo i totali. Due errori possono annullarsi a vicenda, quindi abbina i singoli movimenti.
6. 6Modificare un periodo già riconciliato senza riconciliarlo di nuovo.
7. 7Riconciliare solo a fine anno, quando trovare una sola differenza può richiedere giorni.

Come ti aiuta Clientlly

In Clientlly crei ogni conto bancario e ogni cassa con il suo saldo iniziale, poi porti dentro i movimenti bancari con l'importazione CSV oppure, con le banche supportate, tramite un collegamento bancario che li sincronizza. L'abbinamento bancario automatico collega le righe dell'estratto conto ai pagamenti registrati, il resto lo abbini manualmente, e la mappatura dei conti stabilisce su quali conti contabili vanno le registrazioni di banca e cassa. I pagamenti registrati sulle fatture, compreso un pagamento ripartito su più fatture, e i pagamenti ai fornitori vengono registrati automaticamente in contabilità generale, mentre gli avvisi di integrità dei saldi segnalano i saldi di banca e cassa da controllare. I periodi contabili con le checklist di chiusura ti aiutano ad approvare e chiudere il mese; scopri il modulo contabilità.