Cash flow previsionale: modello a 13 settimane, passi ed esempio

Una previsione di cassa (o cash flow previsionale) stima settimana per settimana il denaro che entra ed esce dalla tua azienda, così vedi il saldo più basso in arrivo prima di raggiungerlo. Per ogni settimana, saldo finale = saldo iniziale + incassi previsti − pagamenti previsti, e questo saldo finale diventa il saldo iniziale della settimana successiva.

Questa guida spiega come costruire in sei passi una previsione a scorrimento su 13 settimane, con un esempio svolto, uno scenario prudente e le azioni da intraprendere quando i numeri mostrano un buco di cassa.

Perché una previsione a 13 settimane?

Tredici settimane sono un trimestre (52 ÷ 4), visto settimana per settimana. È un orizzonte abbastanza lungo per vedere arrivare un problema e abbastanza breve per basarsi su fatti che conosci già: fatture aperte, fatture dei fornitori, stipendi, affitto, rate dei finanziamenti e scadenze fiscali.

Il dettaglio settimanale conta perché i problemi di cassa sono problemi di tempi. Un mese può sembrare a posto nel totale, mentre la settimana con stipendi, affitto e un pagamento di imposte va sotto zero. La previsione è anche a scorrimento (rolling): ogni settimana togli quella appena passata e ne aggiungi una nuova in fondo, così guardi sempre un trimestre intero davanti a te.

Una previsione a 12 mesi risponde a un'altra domanda. Lavora per mesi, si basa su ipotesi di vendite e costi e aiuta a pianificare assunzioni, investimenti, finanziamenti e stagionalità. Alla maggior parte delle aziende servono entrambe.

Come fare una previsione di cassa in sei passi

1. 1Parti dal saldo reale di oggi. Somma quello che c'è davvero oggi su ogni conto bancario e in ogni cassa dell'azienda, non quello che dice la contabilità. Se i due dati non coincidono, fai prima una riconciliazione bancaria.
2. 2Inserisci gli incassi alla data in cui i clienti pagano davvero, non alla data della fattura. Metti ogni fattura aperta nella settimana in cui ti aspetti i soldi, in base al comportamento di pagamento reale di quel cliente: se un cliente con termini a 30 giorni di solito paga dopo 45, prevedi 45. Aggiungi nuove vendite solo se sono firmate o molto probabili.
3. 3Inserisci ogni pagamento alla sua scadenza. Stipendi con contributi e ritenute, affitto, fatture dei fornitori, rate dei finanziamenti, IVA, acconti delle imposte sui redditi, assicurazioni, abbonamenti e spese annuali come licenze o contratti di manutenzione. Scadenze fiscali e regole sugli acconti cambiano da paese a paese, quindi verificale con il tuo commercialista.
4. 4Calcola il flusso netto e il saldo finale di ogni settimana. Flusso netto = incassi − pagamenti. Saldo finale = saldo iniziale + flusso netto, e diventa il saldo iniziale della settimana successiva.
5. 5Fissa una soglia minima di liquidità. Scegli il saldo più basso che sei disposto ad accettare, per esempio gli stipendi di un mese o da due a quattro settimane di pagamenti fissi, ed evidenzia ogni settimana che scende sotto.
6. 6Aggiorna ogni settimana e confronta previsto e consuntivo. Sostituisci la settimana passata con i dati reali, aggiungi una nuova settimana in fondo e annota perché incassi o pagamenti sono stati diversi. Col tempo vedrai quali clienti e quali costi stimi male.

Un modello semplice

Metti le 13 settimane in colonne e queste righe una sotto l'altra. Per iniziare basta un foglio di calcolo.

Esempio svolto: le prime sei settimane

Una piccola azienda di servizi parte con 17.500 € in banca e fissa una soglia minima di 12.000 €, più o meno gli stipendi di un mese. Il suo cliente più grande deve pagare 10.400 € nella settimana 2.

• La settimana 3 comprende gli stipendi (12.600 €), l'affitto (2.800 €) e fornitori (2.500 €).
• La settimana 4 comprende un versamento IVA (6.400 €), fornitori (3.900 €) e una rata del finanziamento (1.300 €).
• La settimana 6 comprende il premio assicurativo annuale (3.100 €) e fornitori (4.800 €).

Il conto non va mai in rosso, ma nella settimana 4 scende 2.400 € sotto la soglia, cosa che una vista mese per mese nasconderebbe. In questo scenario base basta una telefonata: chiedi al fornitore che devi pagare nella settimana 4 di accettare i 3.900 € una settimana dopo. La settimana 4 chiude allora a 13.500 € e la settimana 5 finisce comunque a 16.500 €.

Scenario: e se il cliente più grande paga con tre settimane di ritardo?

Una previsione è più utile con una versione prudente accanto allo scenario base. Qui i 10.400 € del cliente più grande arrivano nella settimana 5 invece che nella settimana 2.

Nello scenario prudente, dopo gli stipendi della settimana 3 resterebbero solo 5.900 € e nella settimana 4 il conto andrebbe in scoperto. Spostare il pagamento al fornitore non basta più (la settimana 4 chiuderebbe a 3.100 €), quindi ricorderesti il pagamento al cliente prima della scadenza, gli chiederesti un pagamento parziale e negozieresti subito un fido, finché i numeri sembrano ancora sani.

Cosa fare quando la previsione mostra un buco di cassa

Prima vedi il buco, più opzioni hai. Comincia dalle azioni che non costano nulla:

• Sollecita le fatture scadute. Contatta ogni cliente che ha superato la scadenza, partendo dagli importi più alti, e invia solleciti automatici perché nulla venga dimenticato. La nostra guida su come farti pagare prima spiega termini di pagamento, solleciti e modelli di email.
• Chiedi acconti o pagamenti a stati di avanzamento su ordini grandi e progetti lunghi, così il denaro entra prima che tu paghi materiali e manodopera.
• Negozia i termini con i fornitori. Chiedi di spostare un pagamento di una o due settimane, o termini più lunghi sul prossimo ordine. Chiedilo prima della scadenza, non dopo.
• Rimanda acquisti e investimenti che possono aspettare, come nuove attrezzature o merce che non venderai nelle prossime settimane.
• Ottieni per tempo una linea di credito. Le banche sono più disponibili quando i tuoi numeri sono sani, quindi concorda un fido o una linea di credito mesi prima di averne bisogno.

Cash flow e utile: qual è la differenza?

L'utile ti dice se l'azienda guadagna in un periodo. Il cash flow ti dice se in banca ci sono soldi il giorno in cui scade una fattura. Anche un'azienda in utile può restare senza liquidità, per esempio se fattura 20.000 € a marzo con pagamento a 60 giorni ma paga personale e fornitori a marzo e aprile.

Indicatori di cassa: DSO, DPO e autonomia di cassa

Tre indicatori mostrano se la tua liquidità tende a migliorare o a peggiorare:

Nell'esempio i clienti pagano in media dopo 35 giorni, mentre i fornitori vengono pagati dopo 30: l'azienda aspetta quindi i propri soldi circa cinque giorni più a lungo di quanto i fornitori aspettino i loro. Ogni giorno di DSO in meno fa entrare denaro prima: con 108.000 € di vendite a credito a trimestre, un giorno vale 1.200 € (108.000 ÷ 90). Alcune aziende calcolano il DPO con il costo del venduto invece che con gli acquisti; qualunque metodo scegli, usalo sempre allo stesso modo.

L'autonomia di cassa conta quando esce più denaro di quanto ne entri, per esempio in bassa stagione o mentre una nuova azienda cresce. Ti dice quanti mesi hai per cambiare qualcosa prima che la liquidità finisca.

Errori comuni

1. 1Usare le date delle fatture invece delle date di pagamento. Una fattura emessa il 1° con pagamento a 30 giorni non è denaro il 1°, e spesso nemmeno il 31.
2. 2Dimenticare imposte e spese annuali. IVA, acconti delle imposte sui redditi, premi assicurativi e licenze annuali sono importi alti e facili da dimenticare perché non arrivano ogni mese.
3. 3Non aggiornare mai la previsione. Una previsione fatta una volta sola è superata nel giro di poche settimane. Aggiornala ogni settimana, sempre lo stesso giorno.
4. 4Mescolare conti personali e aziendali. Le spese private pagate dal conto aziendale, o i costi aziendali pagati di tasca propria, falsano sia il saldo iniziale sia l'andamento dei pagamenti.
5. 5Ignorare i tempi degli stipendi. Stipendi, contributi e ritenute escono a date fisse, spesso nella stessa settimana dell'affitto, e di solito è proprio quella settimana a determinare il tuo saldo più basso.

Come ti aiuta Clientlly

Clientlly tiene in un unico posto i numeri da cui parte la tua previsione. Le fatture hanno una data di scadenza e un flusso per quelle scadute, e i solleciti di pagamento automatici partono 3, 14 e 30 giorni dopo la scadenza. Il registro dei pagamenti, con filtri e report, mostra cosa hanno pagato i clienti e quando, mentre i pagamenti ai fornitori e le spese con approvazione, budget e monitoraggio del budget mostrano cosa esce. Conti bancari e di cassa, movimenti bancari, collegamenti con le banche supportate, importazione CSV, richieste di contanti e trasferimenti tra banca e cassa ti danno il saldo reale di oggi, e i report si esportano in PDF ed Excel per la tua previsione. Scopri il modulo pagamenti, spese e tesoreria.