Rakordimi bankar: udhëzues hap pas hapi me shembull

Rakordimi bankar është krahasimi i ekstraktit të bankës me regjistrimet tuaja të së njëjtës llogari bankare për të njëjtën periudhë, shpjegimi i çdo diference dhe korrigjimi i librave aty ku janë gabim. Qëllimi është i thjeshtë: pasi rregulloni diferencat kohore dhe regjistrimet që mungojnë, saldoja e rregulluar e bankës është e barabartë me saldon e rregulluar sipas librave.

Saldoja e rregulluar e bankës = saldoja në ekstrakt + depozitat në tranzit − pagesat ende të padebituara ± gabimet e bankës

Saldoja e rregulluar sipas librave = saldoja në libra + arkëtimet dhe interesat e paregjistruara − tarifat, debitimet direkte dhe pagesat e kthyera të paregjistruara ± gabimet në libra

Nëse dy saldot e rregulluara përputhen, llogaria është e rakorduar. Nëse jo, të paktën një zë ende nuk është shpjeguar.

Pse ka rëndësi rakordimi bankar

Banka dhe librat tuaj regjistrojnë të njëjtat para, por jo në të njëjtin moment dhe jo gjithmonë në të njëjtën mënyrë. Rakordimi i rregullt zbulon:

• Regjistrime që mungojnë ose janë të dyfishta: një pagesë furnitori që nuk e ka regjistruar askush, ose një arkëtim klienti i regjistruar dy herë.
• Tarifat bankare dhe interesat, që shfaqen vetëm në ekstrakt.
• Pagesat e dështuara ose të kthyera: një faturë e shënuar si e paguar, edhe pse paratë iu kthyen klientit.
• Mashtrimet dhe gabimet: pagesa që nuk i keni autorizuar, të dhëna bankare të një furnitori të ndryshuara ose një gabim i bankës. Sa më shpejt t'i vini re, aq më të mëdha janë gjasat t'i rikuperoni paratë.
• Deklarata dhe raporte parash të gabuara: deklaratat e TVSH-së ose të tatimit mbi shitjet, fitimi dhe parashikimi i rrjedhës së parasë janë po aq të besueshme sa regjistrimet mbi të cilat mbështeten.

Kontabilisti ose auditori juaj zakonisht do t'jua kërkojë rakordimet bankare. Detyrimet për mbajtjen e regjistrimeve ndryshojnë nga një vend në tjetrin, prandaj kontrollojini ato që vlejnë për biznesin tuaj me kontabilistin tuaj.

Pse saldoja në bankë ndryshon nga librat tuaj

Çdo diferencë i përket njërit prej këtyre tri grupeve:

• Diferencat kohore: ju e keni regjistruar transaksionin, por banka ende nuk e ka përpunuar, ose anasjelltas.
• Zëra që i njeh vetëm banka derisa ta lexoni ekstraktin: tarifat, interesat, debitimet direkte dhe pagesat e kthyera.
• Gabimet, zakonisht në librat tuaj dhe herë pas here në bankë.

Këta janë zërat e rakordimit që do t'i hasni më shpesh:

Një rregull i thjeshtë: nëse zëri është tashmë në librat tuaj dhe banka do ta regjistrojë më vonë, rregulloni anën e bankës dhe mos regjistroni asgjë. Nëse banka ka të drejtë dhe zëri mungon në librat tuaj, regjistrojeni.

Si bëhet rakordimi bankar hap pas hapi

1. 1Merrni ekstraktin bankar për periudhën, ose eksportoni transaksionet, bashkë me regjistrimet tuaja të së njëjtës llogari (llogaria bankare në kontabilitet ose libri i arkës) për të njëjtat data.
2. 2Kontrolloni që saldot fillestare të përputhen. Saldoja fillestare në ekstrakt duhet të jetë e barabartë me saldon përfundimtare të rakorduar të periudhës së kaluar. Nëse nuk është, rregulloni fillimisht periudhën e kaluar.
3. 3Përputhni arkëtimet. Shënoni çdo kreditim në ekstrakt përballë një arkëtimi në librat tuaj, sipas shumës, datës dhe referencës.
4. 4Përputhni pagesat. Bëni të njëjtën gjë për çdo debitim: pagesat e furnitorëve, pagat, tatimet dhe blerjet me kartë.
5. 5Regjistroni zërat që i njeh vetëm banka: tarifat, interesat, debitimet direkte, urdhërpagesat e përhershme, shlyerjet e kartave dhe pagesat e kthyera.
6. 6Listoni diferencat kohore: pagesat e lëshuara ende të padebituara dhe depozitat në tranzit. Mos i regjistroni sërish, sepse janë tashmë në librat tuaj.
7. 7Hetoni pjesën tjetër. Çdo gjë që ende nuk përputhet është regjistrim që mungon, regjistrim i dyfishtë, shumë e gabuar ose gabim i bankës. Korrigjoni librat tuaj ose kërkojini bankës të korrigjojë gabimin e saj.
8. 8Llogaritni saldot e rregulluara me formulat më lart. Ato duhet të përputhen deri në cent.
9. 9Rishikoni, miratoni dhe kyçni periudhën. Mirë është që rakordimin ta rishikojë dikush që nuk i kryen pagesat. Ruajeni bashkë me ekstraktin dhe kyçni periudhën, që regjistrimet e rakorduara të mos ndryshojnë më.

Shembull i rakordimit bankar

Ekstrakti juaj bankar për mars mbyllet me 12.450,00 €, por llogaria bankare në librat tuaj tregon 11.483,30 €, një diferencë prej 966,70 €. Duke ndjekur hapat, gjeni tre zëra në anën e bankës dhe pesë në anën e librave.

Të dyja anët përfundojnë në 10.820,00 €, pra llogaria është e rakorduar. Si kontroll, zërat e anës së bankës bëjnë gjithsej −1.630,00 €, ndërsa ata të anës së librave −663,30 €; diferenca mes tyre, 966,70 €, është saktësisht diferenca fillestare.

Tani i regjistroni në libra pesë zërat e anës së librave. Tre zërat e anës së bankës nuk kërkojnë regjistrim; ata duhet të shfaqen në ekstraktin e prillit, dhe atëherë i shënoni si të përputhur.

Sa shpesh duhet bërë rakordimi?

Rakordojeni çdo llogari bankare të paktën një herë në muaj, para se ta mbyllni muajin: një llogari bankare e rakorduar është ndër pikat e para të çdo liste kontrolli për mbylljen e muajit. Llogaritë me shumë transaksione në ditë rakordohen më lehtë çdo javë, madje çdo ditë, sepse në çdo raund ka më pak zëra për të përputhur dhe problemet dalin në pah kur të gjithë i mbajnë ende mend detajet.

Rakordoni çdo vend ku mbahen paratë e biznesit, jo vetëm llogarinë kryesore:

• llogaritë e kursimit dhe çdo llogari tjetër bankare, secilën veç e veç
• kartat e kreditit të biznesit, kundrejt ekstraktit të kartës
• saldot te ofruesit e pagesave online, kundrejt raporteve të tyre të pagesave
• arkat dhe arka e vogël: numëroni paratë në dorë, krahasojini me librin e arkës dhe regjistroni çdo mungesë ose tepricë me shpjegim

Këshilla për përputhje më të shpejtë

• Vendosni një numër reference në çdo faturë dhe kërkojuni klientëve ta shënojnë kur paguajnë. Një arkëtim me numrin e faturës përputhet brenda pak sekondash.
• Përdorni një llogari bankare për çdo qëllim, për shembull një për arkëtimet nga klientët dhe një për pagat dhe tatimet, dhe mos i përzieni kurrë pagesat private me ato të biznesit.
• Importoni ekstraktet në vend që t'i shkruani me dorë. Një skedar CSV ose një lidhje e drejtpërdrejtë me bankën eliminon gabimet e shtypjes dhe kursen kohë.
• Vendosni rregulla përputhjeje për zërat e përsëritur, si tarifat bankare, qiraja, këstet e kredisë dhe abonimet, që të regjistrohen njësoj çdo muaj.
• Trajtojini si duhet pagesat e pjesshme. Përputheni shumën e marrë me faturën dhe lëreni pjesën tjetër të hapur, në vend që ta shënoni gjithë faturën si të paguar.
• Ndajini pagesat e grupuara. Kur një transfertë paguan disa fatura, shpërndajeni mbi çdo faturë që mbulon. Nëse përshkrimi i pagesës nuk tregon cilat janë, kërkojini klientit një njoftim pagese.

Gabimet e zakonshme

1. 1Detyrimi i barazimit me një regjistrim rregullues të pashpjeguar, në vend që të gjendet diferenca.
2. 2Regjistrimi i diferencave kohore në libra, kështu që një pagesë ende e padebituar llogaritet dy herë.
3. 3Nisja nga një saldo fillestare që nuk është rakorduar, e cila i bart gabimet e muajit të kaluar në këtë muaj.
4. 4Lënia e zërave të vjetër përgjithmonë. Një pagesë që nuk është debituar pas disa javësh, ose një depozitë që nuk mbërriti kurrë, duhet hetuar.
5. 5Krahasimi vetëm i totaleve. Dy gabime mund ta anulojnë njëri-tjetrin, prandaj përputhni transaksionet një nga një.
6. 6Ndryshimi i një periudhe të rakorduar më vonë pa e rakorduar përsëri.
7. 7Rakordimi vetëm në fund të vitit, kur gjetja e një diference të vetme mund të marrë ditë.

Si ndihmon Clientlly

Në Clientlly krijoni çdo llogari bankare dhe arkë me saldon e saj fillestare, pastaj i sillni transaksionet bankare me import CSV ose, me bankat e mbështetura, përmes një lidhjeje bankare që i sinkronizon. Përputhja automatike bankare i lidh rreshtat e ekstraktit me pagesat e regjistruara, pjesën tjetër e përputhni manualisht, dhe hartëzimi i llogarive përcakton llogaritë kontabël ku shkojnë regjistrimet e bankës dhe të arkës. Pagesat e regjistruara te faturat, përfshirë një pagesë të shpërndarë mbi disa fatura, dhe pagesat e furnitorëve kontabilizohen automatikisht në librin kryesor, ndërsa paralajmërimet për integritetin e saldove tregojnë saldot e bankës dhe të arkës që duhen kontrolluar. Periudhat kontabël me lista kontrolli për mbyllje ju ndihmojnë ta miratoni dhe ta mbyllni muajin; shihni modulin e kontabilitetit.