Parashikimi i fluksit të parasë: plani 13-javor me shembull

Parashikimi i fluksit të parasë (cash flow) vlerëson paratë që do të hyjnë dhe do të dalin nga biznesi juaj javë pas jave, që ta shihni gjendjen më të ulët përpara se të arrini atje. Për çdo javë, gjendja përfundimtare = gjendja fillestare + arkëtimet e pritura − pagesat e pritura, dhe kjo gjendje përfundimtare bëhet gjendja fillestare e javës pasardhëse.

Ky udhëzues tregon si të ndërtoni një parashikim rrotullues 13-javor në gjashtë hapa, me një shembull të zgjidhur, një skenar të kujdesshëm dhe veprimet që duhen marrë kur shifrat tregojnë mungesë parash.

Pse parashikim për 13 javë?

Trembëdhjetë javë janë një tremujor (52 ÷ 4), i paraqitur javë për javë. Kjo periudhë është mjaft e gjatë për ta parë një problem që po vjen dhe mjaft e shkurtër për ta parashikuar nga fakte që i dini tashmë: faturat e hapura, faturat e furnitorëve, pagat, qiraja, këstet e kredisë dhe datat e tatimeve.

Detajet javore kanë rëndësi, sepse problemet me paranë janë çështje kohe. Një muaj mund të duket mirë në total, ndërsa java me pagat, qiranë dhe një pagesë tatimi bie nën zero. Parashikimi është gjithashtu rrotullues: çdo javë hiqni javën që kaloi dhe shtoni një të re në fund, kështu që gjithmonë shikoni një tremujor të plotë përpara.

Një parashikim 12-mujor i përgjigjet një pyetjeje tjetër. Ai punon me muaj, mbështetet në supozime për shitjet dhe kostot, dhe ju ndihmon të planifikoni punësimet, investimet, financimin dhe luhatjet sezonale. Shumica e bizneseve përfitojnë nga të dyja.

Si ta ndërtoni parashikimin e fluksit të parasë në gjashtë hapa

1. 1Nisni nga gjendja reale e sotme. Mblidhni sa para ka realisht sot në çdo llogari bankare dhe arkë të biznesit, jo çfarë thonë librat. Nëse të dyja ndryshojnë, bëni së pari rakordimin bankar.
2. 2Renditni arkëtimet sipas datës kur klientët paguajnë realisht, jo sipas datës së faturës. Vendoseni çdo faturë të hapur në javën kur i prisni paratë, bazuar në sjelljen reale të atij klienti në pagesa: nëse një klient me afat 30-ditor zakonisht paguan pas 45 ditësh, planifikoni 45. Shtoni shitje të reja vetëm kur janë nënshkruar ose janë shumë të mundshme.
3. 3Renditni çdo pagesë sipas afatit të saj. Pagat, tatimi në paga dhe kontributet, qiraja, faturat e furnitorëve, këstet e kredisë, TVSH-ja, pagesat e tatimit mbi të ardhurat ose fitimin, sigurimet, abonimet dhe faturat vjetore si licencat ose kontratat e mirëmbajtjes. Datat e tatimeve dhe rregullat e kësteve ndryshojnë nga vendi në vend, prandaj kontrollojini me kontabilistin tuaj.
4. 4Llogaritni fluksin neto dhe gjendjen përfundimtare për çdo javë. Fluksi neto = arkëtimet − pagesat. Gjendja përfundimtare = gjendja fillestare + fluksi neto, dhe ajo bëhet gjendja fillestare e javës pasardhëse.
5. 5Vendosni një rezervë minimale parash. Zgjidhni gjendjen më të ulët që jeni gati ta pranoni, për shembull pagat e një muaji ose dy deri në katër javë pagesash fikse, dhe shënoni çdo javë që bie nën të.
6. 6Përditësojeni çdo javë dhe krahasoni parashikimin me realitetin. Zëvendësoni javën që kaloi me shifrat reale, shtoni një javë të re në fund dhe shënoni pse arkëtimet ose pagesat ndryshuan. Me kohë kjo ju tregon cilët klientë dhe cilat kosto i vlerësoni gabim.

Një model i thjeshtë tabele

Vendosni 13 javët në kolona dhe këto rreshta njëri poshtë tjetrit. Për fillim mjafton një fletë llogaritëse.

Shembull i zgjidhur: gjashtë javët e para

Një kompani e vogël shërbimesh nis me 17.500 € në bankë dhe vendos një rezervë minimale prej 12.000 €, afërsisht pagat e një muaji. Klienti i saj më i madh duhet të paguajë 10.400 € në javën 2.

• Java 3 përfshin pagat (12.600 €), qiranë (2.800 €) dhe furnitorët (2.500 €).
• Java 4 përfshin një pagesë TVSH-je (6.400 €), furnitorët (3.900 €) dhe një këst kredie (1.300 €).
• Java 6 përfshin primin vjetor të sigurimit (3.100 €) dhe furnitorët (4.800 €).

Gjendja në bankë nuk bie kurrë nën zero, por në javën 4 bie 2.400 € nën rezervë, diçka që një pamje muaj pas muaji do ta fshihte. Në këtë skenar bazë, një telefonatë e zgjidh problemin: kërkojini furnitorit që pret pagesën në javën 4 t'i pranojë 3.900 € një javë më vonë. Atëherë java 4 mbyllet me 13.500 €, ndërsa java 5 përsëri përfundon me 16.500 €.

Skenari: po sikur klienti më i madh të paguajë tri javë me vonesë?

Parashikimi është më i dobishëm kur pranë skenarit bazë keni edhe një version të kujdesshëm. Këtu 10.400 € nga klienti më i madh mbërrijnë në javën 5 në vend të javës 2.

Në skenarin e kujdesshëm, pas pagave të javës 3 do të mbeteshin vetëm 5.900 €, dhe në javën 4 llogaria do të binte në minus. Shtyrja e pagesës së furnitorit nuk mjafton më (java 4 do të mbyllej me 3.100 €), prandaj do t'ia kujtonit klientit pagesën para afatit, do t'i kërkonit një pagesë të pjesshme dhe do të siguronit që tani një linjë kredie, kur shifrat ende duken të shëndetshme.

Çfarë të bëni kur parashikimi tregon mungesë parash

Sa më herët ta shihni mungesën, aq më shumë mundësi keni. Nisni me veprimet që nuk kushtojnë asgjë:

• Ndiqni faturat e vonuara. Kontaktoni çdo klient që e ka kaluar afatin, duke nisur nga shumat më të mëdha, dhe dërgoni rikujtime automatike që asgjë të mos harrohet. Udhëzuesi ynë si të paguheni më shpejt shpjegon afatet e pagesës, rikujtimet dhe shabllonet e email-eve.
• Kërkoni paradhënie ose pagesa me faza për porositë e mëdha dhe projektet e gjata, që paratë të hyjnë para se të paguani materialet dhe punën.
• Negocioni afatet me furnitorët. Kërkoni ta shtyni një pagesë për një ose dy javë, ose afate më të gjata për porosinë e radhës. Kërkojeni para afatit, jo pasi të ketë kaluar.
• Shtyni blerjet dhe investimet që mund të presin, si pajisjet e reja ose mallin që nuk do ta shitni në javët në vijim.
• Siguroni herët një linjë kredie. Bankat janë më të gatshme kur shifrat tuaja duken të shëndetshme, prandaj bini dakord për një overdraft ose linjë kredie disa muaj para se t'ju duhet.

Fluksi i parasë kundrejt fitimit

Fitimi ju tregon nëse biznesi fiton para gjatë një periudhe. Fluksi i parasë ju tregon nëse ka para në bankë ditën kur skadon një faturë. Një kompani fitimprurëse mund të mbetet prapëseprapë pa para, për shembull kur faturon 20.000 € në mars me afat 60-ditor, por stafin dhe furnitorët i paguan në mars dhe prill.

Treguesit e fluksit të parasë: DSO, DPO dhe cash runway

Tre raporte tregojnë nëse pozicioni juaj i parasë ka gjasë të përmirësohet apo të përkeqësohet:

Në shembull, klientët paguajnë mesatarisht pas 35 ditësh, ndërsa furnitorët paguhen pas 30, kështu që biznesi pret rreth pesë ditë më shumë për paratë e veta sesa presin furnitorët e tij për të tyret. Çdo ditë që ia hiqni DSO-së i sjell paratë më herët: me 108.000 € shitje me kredi në tremujor, një ditë vlen 1.200 € (108.000 ÷ 90). Disa biznese e llogaritin DPO-në me koston e shitjeve në vend të blerjeve; cilëndo mënyrë të zgjidhni, përdoreni me konsekuencë.

Cash runway ka rëndësi kur dalin më shumë para sesa hyjnë, për shembull në një sezon të qetë ose kur një biznes i ri është në rritje. Ai ju tregon sa muaj keni për të ndryshuar diçka para se t'ju mbarojnë paratë.

Gabimet e zakonshme

1. 1Përdorimi i datave të faturave në vend të datave të pagesës. Një faturë e lëshuar më 1 të muajit me afat 30-ditor nuk është para më 1, dhe shpesh as më 31.
2. 2Harrimi i pagesave të tatimeve dhe i faturave vjetore. TVSH-ja, pagesat e tatimit mbi të ardhurat ose fitimin, primet e sigurimit dhe licencat vjetore janë shuma të mëdha dhe harrohen lehtë, sepse nuk vijnë çdo muaj.
3. 3Mospërditësimi i parashikimit. Një parashikim i ndërtuar një herë del nga koha brenda pak javësh. Përditësojeni në të njëjtën ditë çdo javë.
4. 4Përzierja e llogarive personale me ato të biznesit. Shpenzimet private nga llogaria e biznesit, ose kostot e biznesit të paguara privatisht, i shtrembërojnë si gjendjen fillestare, ashtu edhe modelin e pagesave.
5. 5Injorimi i kohës së pagave. Pagat, tatimi në paga dhe kontributet dalin në data fikse, shpesh në të njëjtën javë me qiranë, dhe zakonisht pikërisht ajo javë përcakton gjendjen tuaj më të ulët.

Si ndihmon Clientlly

Clientlly i mban në një vend shifrat nga të cilat nis parashikimi juaj. Faturat kanë afate pagese dhe proces për faturat e vonuara, ndërsa rikujtimet automatike për pagesë dërgohen 3, 14 dhe 30 ditë pas afatit. Regjistri i pagesave, me filtrim dhe raportim, tregon çfarë kanë paguar klientët dhe kur, ndërsa pagesat e furnitorëve dhe shpenzimet me aprovim, buxhetet dhe ndjekja e buxhetit tregojnë çfarë del. Llogaritë bankare dhe të arkës, transaksionet bankare, lidhjet me bankat e mbështetura, importi CSV, kërkesat për para të gatshme dhe transfertat mes bankës dhe arkës ju japin gjendjen reale të sotme, ndërsa raportet eksportohen në PDF dhe Excel për parashikimin tuaj. Shihni modulin e pagesave, shpenzimeve dhe thesarit.