Evidenca e prezencës së punonjësve: metoda, rregulla dhe tregues

Evidenca e prezencës së punonjësve është regjistrimi i kohës kur secili punonjës fillon dhe mbaron punën, bën pauzë, punon orë shtesë ose mungon, që paga, orët shtesë dhe lejet të llogariten saktë. Për një biznes të vogël, mënyra më e thjeshtë e besueshme është hyrja dhe dalja digjitale kundrejt një turni të planifikuar, me dalje automatike dhe korrigjime të miratuara.

Kur oraret janë të regjistruara, tre numra tregojnë si qëndron prezenca: shkalla e mungesave, përqindja e orëve shtesë dhe numri i vonesave. Ky udhëzues krahason metodat kryesore të evidencës, rendit çfarë duhet regjistruar, ju udhëheq hap pas hapi në ngritjen e sistemit dhe tregon si llogaritet secili tregues.

Pse ka rëndësi evidenca e prezencës

Regjistrimet e prezencës janë lënda e parë për disa vendime, jo vetëm një mjet kontrolli:

• Paga e saktë. Paga për orë, orët shtesë, puna natën ose në fundjavë dhe mungesat pa pagesë nisin të gjitha nga orët e regjistruara. Nëse orët janë gabim, edhe fletëpagesa është gabim.
• Orët shtesë nën kontroll. Shihni kush punon orë shtesë, sa shpesh dhe nëse i ka miratuar dikush, para se të kthehen në kosto ose lodhje.
• Rregullat për kohën e punës. Shumë vende kufizojnë orët ditore dhe javore të punës, caktojnë pauza dhe periudha minimale pushimi, dhe u kërkojnë punëdhënësve të mbajnë evidencë të orëve të punuara. Kufijtë dhe afati i ruajtjes ndryshojnë nga vendi në vend, prandaj kontrolloni ligjin e punës ose pyesni kontabilistin a këshilltarin tuaj për marrëdhëniet e punës.
• Trajtim i drejtë. Të njëjtat rregulla vlejnë për të gjithë, dhe kush qëndron më gjatë në punë e merr meritën për këtë.
• Planifikimi i turneve. Oraret reale të ardhjes, mungesat dhe orët shtesë tregojnë ku ju mungojnë njerëz dhe ku turnet mbivendosen.

Diferencat e vogla mblidhen shpejt. Supozoni se oraret shënohen nga kujtesa dhe secili nga 10 punonjës gabon me 10 minuta në ditë. Në 20 ditë pune kjo bën 10 × 10 × 20 = 2.000 minuta, ose rreth 33,3 orë. Me 12,00 € për orë, 400,00 € në muaj ose paguhen për kohë që nuk është punuar, ose punohen pa u paguar, që në një vit bëjnë 4.800,00 €.

Krahasimi i metodave të evidencës së prezencës

Letra dhe Excel-i funksionojnë për pak njerëz në një lokacion, por çdo shifër duhet rishkruar ose kontrolluar para pagave dhe askush nuk e sheh kush ndryshoi një qelizë. Udhëzuesi Excel apo softuer biznesi rendit shenjat që tregojnë se tabela është bërë pengesë.

Për shumicën e bizneseve të vogla, hyrja me telefon ose me kod QR është zgjidhja praktike e mesme: ora regjistrohet kur ndodh, asgjë nuk rishkruhet dhe të dhënat ndodhen tashmë në sistemin që llogarit muajin. Nëse përdorni të dhëna vendndodhjeje, regjistrojini vetëm në hyrje dhe në dalje, jo gjatë gjithë ditës.

Çfarë të regjistroni për secilin punonjës

Një regjistrim i dobishëm prezence u përgjigjet gjashtë pyetjeve për çdo ditë pune:

Ruajeni regjistrimin fillestar kur diçka ndryshon. Një regjistrim i korrigjuar që e fsheh vlerën e parë nuk mund të kontrollohet më vonë, as nga ju, as nga punonjësi, as nga inspektori i punës.

Si ta ngrini evidencën e prezencës në një biznes të vogël

1. 1Përcaktoni orarin e punës dhe turnet. Shkruani çdo turn: fillimin, mbarimin, gjatësinë e pauzës dhe nëse pauza paguhet. Një dyqan mund të ketë turnet 08:00–16:00 dhe 12:00–20:00, një zyrë një orar të vetëm 09:00–17:00.
2. 2Futni kalendarin e festave. Regjistroni festat zyrtare dhe ditët kur kompania është e mbyllur për gjithë vitin, që të mos numërohen si mungesa dhe numri i ditëve të planifikuara të punës për muaj të jetë i saktë.
3. 3Caktoni oraret. Çdo punonjësi jepini një orar, përfshirë punën me kohë të pjesshme dhe turnet që ndërrohen. Prezenca matet gjithmonë kundrejt këtij plani.
4. 4Vendosni rregullat. Vendosni periudhën e tolerancës (për shembull, 5 minuta para se një hyrje të numërohet si vonesë), rrumbullakimin (nëse rrumbullakoni fare, ai duhet të vlejë në të dy drejtimet, jo gjithmonë në favor të punëdhënësit), kur nisin orët shtesë dhe nëse kërkojnë miratim, si dhe orën e daljes automatike për ata që harrojnë të regjistrojnë daljen. Disa vende e kufizojnë rrumbullakimin ose kërkojnë orë të sakta, prandaj kontrolloni para se ta aktivizoni.
5. 5Zgjidhni si regjistrohen njerëzit. Zgjidhni një metodë kryesore për çdo lokacion: aplikacion në telefon, kod QR te hyrja ose terminal. Provojeni me dy ose tre punonjës për një javë para se ta shtrini te të gjithë.
6. 6Vendosni kush sheh çfarë. Punonjësit shohin regjistrimet e tyre, udhëheqësit e ekipeve shohin ekipin e tyre, burimet njerëzore dhe pagat shohin të gjithë. Sa më pak njerëz me qasje të plotë, aq më pak ndryshime të gabuara dhe aq më mirë mbrohen të dhënat.
7. 7Përcaktoni procesin e korrigjimeve. Punonjësi kërkon korrigjimin me një arsye, përgjegjësi e miraton ose e refuzon dhe sistemi i ruan të dy versionet.
8. 8Mbyllni muajin. Në fund të muajit zgjidhni anomalitë e hapura, kërkoni që përgjegjësit t'i miratojnë fletët e orarit, kyçini ato dhe kalojini orët, orët shtesë dhe mungesat te pagat. Bëjeni këtë një hap të përhershëm të mbylljes së muajit.

Treguesit e prezencës dhe si llogariten

Tre shifra mbulojnë shumicën e asaj që i duhet një biznesi të vogël:

• Shkalla e mungesave = ditët e mungesës ÷ ditët e planifikuara të punës × 100
• Përqindja e orëve shtesë = orët shtesë ÷ orët e rregullta të punuara × 100
• Numri i vonesave = numri i hyrjeve pas fillimit të turnit plus periudhës së tolerancës

Në shkallën e mungesave numëroni vetëm mungesat e paplanifikuara, si ditët e sëmundjes dhe mungesat e paarsyeshme. Pushimi vjetor i miratuar dhe festat zyrtare zakonisht nuk trajtohen si mungesa, dhe ditët e pushimit të miratuar hiqen edhe nga ditët e planifikuara. Cilindo përkufizim të zgjidhni, përdoreni të njëjtin çdo muaj, përndryshe tendenca nuk thotë asgjë.

Shembull i zgjidhur: një ekip me pesë punonjës në një muaj me 21 ditë pune nga e hëna në të premte, njëra prej të cilave është festë zyrtare. Mbeten 20 ditë pune të planifikuara me nga 8 orë, pra 160 orë të rregullta për person pa mungesa. Këtë muaj askush nuk mori pushim vjetor.

Si llogariten shifrat e ekipit:

• Shkalla e mungesave: 6 ditë mungesë ÷ 100 ditë të planifikuara (5 persona × 20 ditë) × 100 = 6,0%
• Përqindja e orëve shtesë: 40 orë shtesë ÷ 752 orë të rregullta × 100 = 5,3%
• Numri i vonesave: 0 + 1 + 3 + 0 + 2 = 6 hyrje me vonesë

Lexojeni tabelën person për person, jo vetëm si total. Punonjësi D nuk ka asnjë mungesë, por ka 16 orë shtesë, që është çështje ngarkese pune dhe jo disipline. Punonjësi C ka ardhur me vonesë tri herë dhe ka punuar edhe 12 orë shtesë, që mund të tregojë se orari i turnit nuk përputhet me mënyrën si bëhet realisht puna. Krahasoni çdo muaj me muajt e mëparshëm para se të nxirrni përfundime: një muaj i keq nuk është tendencë.

Korrigjimet, anomalitë dhe besimi

Gabimet në të dhënat e prezencës janë normale: njerëzit harrojnë të regjistrojnë daljen, telefonit i mbaron bateria, dikush regjistrohet në lokacionin e gabuar. Ajo që ka rëndësi është si i trajtoni.

Korrigjimet

• Mos e mbishkruani kurrë një orë pa lënë gjurmë. Ruajeni vlerën fillestare pranë asaj të korrigjuar.
• Kërkoni një arsye të shkurtër, si „harrova të regjistroj daljen, dola në 17:10“, dhe miratimin e përgjegjësit të punonjësit.
• Lërini punonjësit t'i kërkojnë vetë korrigjimet, në vend që t'i kërkojnë një kolegu ta ndryshojë skedarin.

Anomalitë që ia vlen t'i kontrolloni çdo javë

• Dalje të paregjistruara ose turne të mbyllura nga dalja automatike
• Hyrje në ditë pa turn të planifikuar
• Ditë jashtëzakonisht të gjata ose ditë pa pauzë
• Orë shtesë që askush nuk i ka miratuar
• I njëjti person që i korrigjon oraret e veta herë pas here

Kontrollet javore e mbajnë të shkurtër mbylljen e muajit: dhjetë pyetje të hapura në javën e parë zgjidhen lehtë, njëqind në ditën e fundit jo.

Besimi dhe transparenca

Evidenca e prezencës funksionon kur punonjësit e shohin si të drejtë. Tregojuni çfarë regjistrohet dhe pse, jepini çdo punonjësi qasje në regjistrimet e veta dhe në përmbledhjen mujore, dhe shpjegoni sa kohë ruhen të dhënat. Regjistrimet e prezencës janë të dhëna personale, prandaj kufizojeni qasjen te njerëzit që kanë nevojë për to dhe mos përdorni të dhëna vendndodhjeje jashtë hyrjes dhe daljes.

Gabimet e zakonshme

1. 1Regjistrimi i orëve, por jo i pauzave, kështu që koha me pagesë dhe ajo pa pagesë nuk mund të ndahen.
2. 2Mungesa e planit të turneve, që i bën vonesat dhe orët shtesë të pamatshme.
3. 3Korrigjime pa arsye ose pa miratues, që ju lënë pa mundësi të shpjegoni një fletëpagesë.
4. 4Grumbullimi i daljeve të harruara deri në fund të muajit, në vend të daljes automatike dhe një kontrolli javor.
5. 5Rrumbullakimi gjithmonë në një drejtim, që është i padrejtë dhe mund të shkelë rregullat vendore.
6. 6Përzierja e pushimit të planifikuar me mungesat e paplanifikuara kur llogaritet shkalla e mungesave.
7. 7Mbledhja e më shumë të dhënave se ç'ju duhen, si biometria ose vendndodhja e vazhdueshme, pa qëllim të qartë dhe pa bazë ligjore.
8. 8Llogaritja e pagave mbi fletë orari që askush nuk i ka miratuar.

Si ndihmon Clientlly

Në Clientlly punonjësit regjistrojnë hyrjen dhe daljen, edhe me kod QR, aplikacioni celular mbështet prezencën sipas vendndodhjes, ndërsa dalja automatike mbyll turnet që kanë mbetur të hapura. Turnet, oraret e punonjësve, intervalet e orarit të punës, kalendarin e festave dhe rregullat e prezencës i vendosni në një vend, ndërsa korrigjimet e prezencës dhe monitorimi i anomalive i mbajnë të dukshme regjistrimet e pazakonta. Fletët e orarit të punonjësve, raportet e hyrje-daljeve, ndjekja e orëve shtesë dhe përmbledhjet mujore e sipas departamentit dalin nga të njëjtat të dhëna, dhe qasja sipas roleve i ndan ata që shohin vetëm regjistrimet e tyre nga ata që shohin të gjitha. Moduli i burimeve njerëzore shton kërkesat për leje me miratime dhe kalendarin e lejeve, si dhe llogaritjen e pagave dhe fletëpagesat. Shihni modulin e prezencës dhe gjurmimit të kohës.