Coste por kilómetro de una flota: cómo calcularlo, con ejemplo

El coste por kilómetro de un vehículo es su coste total en un periodo dividido entre los kilómetros que ha recorrido en ese periodo. Incluye costes fijos (amortización o renting, financiación, seguro, impuestos) y variables (combustible o electricidad, mantenimiento, neumáticos, reparaciones). Una furgoneta que cuesta 12.600 € al año y recorre 30.000 km sale a 0,42 € por km.

Coste por km = costes totales del vehículo en el periodo ÷ kilómetros recorridos en el periodo

Calcule con un año completo siempre que pueda, para incluir el seguro anual, los neumáticos de temporada y las reparaciones puntuales. El mismo cálculo para toda la vida del vehículo da su coste total de propiedad (TCO) por km.

Costes fijos y variables de un vehículo

Los costes fijos se mantienen más o menos iguales, se use mucho o poco el vehículo. Los costes variables crecen con cada kilómetro. Ambos forman parte del coste por km.

Las tasas de matriculación, los impuestos sobre vehículos y el tratamiento fiscal de los vehículos de empresa varían de un país a otro, así que consulte las normas de su país con su asesor. Los sueldos de los conductores suelen contabilizarse como gastos de personal, no como coste del vehículo.

La distinción importa porque el coste fijo por km baja cuanto más se usa el vehículo. Una furgoneta que pasa media semana parada en el aparcamiento paga igualmente todo su seguro y toda su amortización.

Ejemplo resuelto: una furgoneta de reparto durante un año

Una empresa compró una furgoneta de reparto por 32.000 € al contado y prevé venderla por 8.000 € al cabo de 5 años. Este año la furgoneta ha recorrido 30.000 km y ha consumido 8,5 litros de diésel a los 100 km, a un precio medio de 1,60 € por litro.

Amortización lineal = (precio de compra − valor residual) ÷ años = (32.000 € − 8.000 €) ÷ 5 = 4.800 € al año

Coste de combustible = km × l/100 km ÷ 100 × precio por litro = 30.000 × 8,5 ÷ 100 × 1,60 € = 2.550 litros × 1,60 € = 4.080 €

Coste por km = 12.600 € ÷ 30.000 km = 0,42 €, de los que 0,22 € son fijos (6.600 € ÷ 30.000) y 0,20 € variables (6.000 € ÷ 30.000).

Suponga ahora que la misma furgoneta solo recorre 20.000 km. Los costes fijos siguen siendo 6.600 €, es decir, 0,33 € por km, los variables se mantienen en unos 0,20 € por km, y el coste por km sube a 0,53 €. Un vehículo poco usado sale caro por km aunque no tenga ningún problema.

La furgoneta se pagó al contado, así que no hay línea de financiación; si hay un préstamo, sume los intereses del año. Aquí la amortización es la pérdida real de valor; la amortización fiscal puede seguir otras reglas.

Fórmula del consumo de combustible

Consumo (l/100 km) = litros ÷ kilómetros × 100

El método más fiable es de depósito lleno a depósito lleno: llene el depósito por completo, anote el cuentakilómetros y, en el siguiente repostaje completo, divida los litros repostados entre los kilómetros recorridos desde entonces. Si la furgoneta reposta 68 litros tras 800 km, el consumo es 68 ÷ 800 × 100 = 8,5 l/100 km. En todo el año, la misma fórmula da 2.550 ÷ 30.000 × 100 = 8,5 l/100 km.

Cómo comparar vehículos y detectar los que se desvían

El coste por km es útil cuando compara vehículos que hacen un trabajo parecido. Estas son tres furgonetas del mismo modelo en rutas de reparto similares:

La cifra de la flota es el coste total ÷ los kilómetros totales: 36.800 € ÷ 77.000 km ≈ 0,48 €. No haga simplemente la media de los tres costes por km: da unos 0,49 € y hace pesar igual un vehículo poco usado que uno muy usado.

La furgoneta 3 cuesta por km alrededor de una cuarta parte más que la media de la flota. Para saber por qué, desglose su coste en las mismas partidas que en el ejemplo resuelto y compare cada partida por km con las otras furgonetas:

• El consumo es alto (10,4 frente a 8,5–8,7 l/100 km): revise la presión de los neumáticos, el estilo de conducción, el ralentí, la ruta y si cada tique de combustible corresponde de verdad a esta furgoneta.
• El mantenimiento o las reparaciones son altos: un vehículo más antiguo o una avería que se repite; consulte el historial de mantenimiento.
• Los kilómetros son pocos: los costes fijos se reparten entre menos km; compruebe si la furgoneta hace falta todos los días.

Compare también cada vehículo consigo mismo. Un coste por km que sube trimestre tras trimestre es una señal temprana de problemas.

Vehículos eléctricos y de combustión

En un vehículo eléctrico, la electricidad sustituye al combustible:

Coste de energía por km = kWh/100 km × precio por kWh ÷ 100

Una furgoneta eléctrica que consume 22 kWh/100 km a 0,25 € por kWh cuesta 22 × 0,25 € ÷ 100 = 0,055 € por km en energía. La furgoneta diésel anterior cuesta 8,5 × 1,60 € ÷ 100 = 0,136 € por km. La energía es solo una parte: los vehículos eléctricos suelen costar más al comprarlos, lo que eleva la amortización o la cuota, mientras que el mantenimiento habitual tiende a ser más sencillo. Compare el coste total por km durante los años que piensa conservar el vehículo, con el precio que paga realmente por cargar, que varía entre cargar en sus instalaciones y en puntos de carga públicos. Las ayudas y los impuestos de los vehículos eléctricos dependen de cada país.

Qué datos necesita y cómo recogerlos

El coste por km es tan fiable como los registros que lo respaldan. Para cada vehículo necesita:

• Tiques de combustible o registros de carga: fecha, vehículo, litros o kWh, precio e importe, con la lectura del cuentakilómetros en cada repostaje.
• Lecturas del cuentakilómetros: como mínimo al principio y al final de cada mes, para que los kilómetros se midan y no se estimen.
• Historial de mantenimiento: cada revisión, reparación y cambio de neumáticos, con fecha, kilómetros, taller y coste.
• Registros de viajes o telemática: adónde fue el vehículo, cuántos kilómetros hizo y cuáles fueron de trabajo y cuáles privados.
• Asignaciones de conductores: quién tenía cada vehículo y cuándo, para vincular consumo, multas y daños a una persona.
• Documentos de los costes fijos: contrato de compra o de renting, financiación, pólizas de seguro y matriculación, con sus fechas de renovación.

Asigne cada gasto a un vehículo: un tique de combustible o una factura del taller que no esté vinculado a ningún vehículo no puede contar en su coste por km. Registre los justificantes en el momento, con una foto o un escaneo, en lugar de reunirlos a fin de mes.

Cómo reducir los costes de la flota

1. 1Haga el mantenimiento a tiempo. El mantenimiento preventivo cuesta menos que las averías, la grúa y los días con el vehículo parado.
2. 2Revise la presión de los neumáticos con regularidad. Unos neumáticos con poca presión aumentan el consumo y se desgastan antes.
3. 3Mejore la conducción. El exceso de velocidad, los frenazos y acelerones y el ralentí prolongado gastan combustible y desgastan frenos y neumáticos. Comparta con cada conductor sus cifras y forme a quienes estén claramente por encima de la media.
4. 4Planifique las rutas. Menos kilómetros reducen a la vez todos los costes variables; agrupe viajes y evite las horas punta cuando pueda.
5. 5Ajuste el tamaño de la flota. Un vehículo que se usa dos días por semana tiene un coste fijo por km alto. Comparta vehículos mediante reservas, venda los que apenas necesita y elija el vehículo más pequeño que haga el trabajo.
6. 6Fije normas de uso privado. Decida si se permiten los viajes privados, regístrelos y acuerde quién los paga. Las normas fiscales sobre el uso privado de los vehículos de empresa varían según el país; consúltelas con su asesor.
7. 7Controle los repostajes. Compare los litros comprados con la capacidad del depósito y los kilómetros recorridos, e investigue los repostajes que no cuadran.
8. 8Sustituya los vehículos cuyo coste por km no deja de subir, con la regla de la siguiente sección.

Conservar o sustituir: cuándo un vehículo cuesta demasiado

Un vehículo más antiguo pierde menos valor cada año, pero sus reparaciones, sus paradas y su consumo tienden a aumentar. La regla sencilla:

Sustituya un vehículo cuando su coste por km previsto para el año que viene sea mayor que el coste por km previsto de un vehículo de sustitución para la misma distancia.

La furgoneta 3 de la tabla necesitará embrague y neumáticos nuevos el año que viene, y usted estima su coste total en 14.300 € para 22.000 km, es decir, 0,65 € por km. Una furgoneta nueva como la furgoneta 1 costaría 6.600 € de costes fijos más unos 0,20 € × 22.000 km = 4.400 € de costes variables, en total 11.000 €, o 0,50 € por km. Conservar la furgoneta 3 costaría unos 3.300 € más el año que viene, así que sustituirla tiene sentido.

Antes de decidir, tenga en cuenta por cuánto podría vender hoy el vehículo antiguo (el año que viene valdrá menos), el coste de las paradas cuando se avería y cómo afecta la compra o el renting a su tesorería. Una previsión de tesorería le muestra si puede pagar el vehículo nuevo sin apuros.

Errores habituales

1. 1Contar solo el combustible. En el ejemplo anterior, el combustible es solo alrededor de un tercio del coste total.
2. 2Usar un periodo demasiado corto. Un mes puede incluir una prima anual del seguro o no recoger una reparación importante; use un año o los últimos 12 meses.
3. 3Estimar los kilómetros. Sin lecturas del cuentakilómetros, el coste por km es una suposición.
4. 4Hacer la media de los costes por km en lugar de dividir el coste total entre los kilómetros totales.
5. 5Comparar vehículos distintos, como un coche urbano pequeño con una furgoneta grande, o una furgoneta que hace largos trayectos por autopista con otra de reparto urbano.
6. 6Ignorar el valor de reventa. El vehículo más barato de comprar no siempre es el más barato por km si pierde valor rápido o consume más.
7. 7Dejar costes sin asignar. Las multas, los daños y el combustible que no se vinculan a un vehículo y a un conductor desaparecen del análisis.

Cómo ayuda Clientlly

En Clientlly cada vehículo tiene un perfil detallado con sus conductores y asignaciones, reservas y disponibilidad, programas y registros de mantenimiento, inspecciones, incidentes e infracciones. Los registros de combustible se pueden añadir escaneando el tique de combustible, el análisis de combustible le permite comparar el consumo entre vehículos y el panel de flota le ofrece una visión de toda la flota. El mantenimiento predictivo le ayuda a planificar las revisiones, los registros de viajes muestran cómo se usa cada vehículo, y los documentos legales, los seguros y el seguimiento de vencimientos mantienen las renovaciones a la vista. Con dispositivos de telemática conectados, dispone además de reproducción de viajes por GPS, seguimiento en vivo, geocercas, alertas y puntuaciones de conductores. Vea el módulo de flota y parque vehicular.