Coût au kilomètre d'une flotte : calcul et exemple chiffré

Le coût au kilomètre d'un véhicule correspond à son coût total sur une période, divisé par les kilomètres parcourus pendant cette période. Il inclut les coûts fixes (amortissement ou leasing, financement, assurance, taxes) et variables (carburant ou électricité, entretien, pneus, réparations). Un utilitaire qui coûte 12 600 € par an pour 30 000 km revient à 0,42 € du km.

Coût au km = coûts totaux du véhicule sur la période ÷ kilomètres parcourus sur la période

Calculez si possible sur une année complète, pour inclure l'assurance annuelle, les pneus saisonniers et les réparations ponctuelles. Le même calcul sur toute la durée de vie du véhicule donne son coût total de possession (TCO) au kilomètre.

Coûts fixes et coûts variables d'un véhicule

Les coûts fixes restent à peu près les mêmes, quel que soit le kilométrage. Les coûts variables augmentent à chaque kilomètre. Les deux entrent dans le coût au km.

Les frais d'immatriculation, les taxes sur les véhicules et le traitement fiscal des véhicules de société varient d'un pays à l'autre : vérifiez les règles de votre pays avec votre expert-comptable. Les salaires des chauffeurs sont généralement comptés en charges de personnel, pas en coûts du véhicule.

Cette distinction compte, car les coûts fixes au km baissent à mesure que le véhicule roule. Un utilitaire qui reste au dépôt la moitié de la semaine paie quand même toute son assurance et tout son amortissement.

Exemple chiffré : un utilitaire de livraison sur un an

Une entreprise a acheté un utilitaire de livraison 32 000 € comptant et prévoit de le revendre 8 000 € au bout de 5 ans. Cette année, il a parcouru 30 000 km et consommé 8,5 litres de gazole aux 100 km, à un prix moyen de 1,60 € le litre.

Amortissement linéaire = (prix d'achat − valeur résiduelle) ÷ nombre d'années = (32 000 € − 8 000 €) ÷ 5 = 4 800 € par an

Coût du carburant = km × l/100 km ÷ 100 × prix au litre = 30 000 × 8,5 ÷ 100 × 1,60 € = 2 550 litres × 1,60 € = 4 080 €

Coût au km = 12 600 € ÷ 30 000 km = 0,42 €, dont 0,22 € de coûts fixes (6 600 € ÷ 30 000) et 0,20 € de coûts variables (6 000 € ÷ 30 000).

Supposons maintenant que le même utilitaire ne parcoure que 20 000 km. Les coûts fixes restent à 6 600 €, soit 0,33 € par km, les coûts variables restent à environ 0,20 € par km, et le coût au km monte à 0,53 €. Un véhicule peu utilisé coûte cher au kilomètre, même quand il n'a aucun problème.

L'utilitaire a été payé comptant, il n'y a donc pas de ligne de financement ; avec un emprunt, ajoutez les intérêts de l'année. L'amortissement est ici la perte de valeur réelle ; l'amortissement fiscal peut suivre d'autres règles.

Formule de consommation de carburant

Consommation (l/100 km) = litres ÷ kilomètres × 100

La méthode la plus fiable est celle du plein à plein : faites le plein complet, notez le compteur kilométrique, puis au plein suivant divisez les litres ajoutés par les kilomètres parcourus depuis. Si l'utilitaire prend 68 litres après 800 km, la consommation est de 68 ÷ 800 × 100 = 8,5 l/100 km. Sur toute l'année, la même formule donne 2 550 ÷ 30 000 × 100 = 8,5 l/100 km.

Comparer les véhicules et repérer les écarts

Le coût au km devient utile quand vous comparez des véhicules qui font un travail similaire. Voici trois utilitaires du même modèle sur des tournées de livraison comparables :

Le chiffre de la flotte est le coût total ÷ le kilométrage total : 36 800 € ÷ 77 000 km ≈ 0,48 €. Ne faites pas simplement la moyenne des trois coûts au km : elle donne environ 0,49 € et accorde autant de poids à un véhicule peu utilisé qu'à un véhicule très sollicité.

L'utilitaire 3 coûte environ un quart de plus au km que la moyenne de la flotte. Pour en trouver la cause, décomposez son coût selon les mêmes postes que dans l'exemple chiffré et comparez chaque poste au km avec les autres utilitaires :

• La consommation est élevée (10,4 contre 8,5–8,7 l/100 km) : vérifiez la pression des pneus, le style de conduite, le ralenti moteur, l'itinéraire, et si chaque ticket de carburant concerne bien ce véhicule.
• L'entretien ou les réparations sont élevés : véhicule plus ancien ou panne récurrente ; consultez le carnet d'entretien.
• Le kilométrage est faible : les coûts fixes se répartissent sur moins de km ; vérifiez si le véhicule est nécessaire tous les jours.

Comparez aussi chaque véhicule avec lui-même. Un coût au km qui augmente d'un trimestre à l'autre est un signal d'alerte précoce.

Véhicules électriques et thermiques

Pour un véhicule électrique, l'électricité remplace le carburant :

Coût de l'énergie au km = kWh/100 km × prix du kWh ÷ 100

Un utilitaire électrique qui consomme 22 kWh/100 km à 0,25 € le kWh coûte 22 × 0,25 € ÷ 100 = 0,055 € par km en énergie. L'utilitaire diesel ci-dessus coûte 8,5 × 1,60 € ÷ 100 = 0,136 € par km. L'énergie n'est qu'une partie du tableau : les véhicules électriques coûtent souvent plus cher à l'achat, ce qui augmente l'amortissement ou le loyer, tandis que l'entretien courant est en général plus simple. Comparez le coût total au km sur la durée de détention prévue, avec le prix que vous payez réellement pour recharger, qui diffère entre la recharge dans vos locaux et les bornes publiques. Les aides et les taxes liées aux véhicules électriques dépendent du pays.

Les données nécessaires et comment les collecter

Le coût au km ne vaut que ce que valent les données qui l'alimentent. Pour chaque véhicule, il vous faut :

• Les tickets de carburant ou relevés de recharge : date, véhicule, litres ou kWh, prix et montant, avec le relevé du compteur à chaque plein.
• Les relevés kilométriques : au moins au début et à la fin de chaque mois, pour que les kilomètres soient mesurés et non estimés.
• Le carnet d'entretien : chaque révision, réparation et changement de pneus, avec la date, le kilométrage, le garage et le coût.
• Les journaux de trajet ou la télématique : où le véhicule est allé, sur quelle distance, et quels kilomètres étaient professionnels ou privés.
• Les affectations des conducteurs : qui avait quel véhicule et quand, pour rattacher consommation, amendes et dommages à une personne.
• Les documents des coûts fixes : contrat d'achat ou de leasing, financement, polices d'assurance et immatriculation, avec leurs dates de renouvellement.

Rattachez chaque dépense à un véhicule : un ticket de carburant ou une facture de garage sans véhicule ne peut entrer dans aucun coût au km. Enregistrez les justificatifs au moment où ils arrivent, en photo ou en scan, plutôt que de les rassembler en fin de mois.

Comment réduire les coûts de votre flotte

1. 1Respectez le calendrier d'entretien. La maintenance préventive coûte moins cher que les pannes, le remorquage et les jours d'immobilisation.
2. 2Contrôlez régulièrement la pression des pneus. Des pneus sous-gonflés augmentent la consommation et s'usent plus vite.
3. 3Améliorez la conduite. Les excès de vitesse, les freinages et accélérations brusques et le ralenti prolongé brûlent du carburant et usent freins et pneus. Partagez ses chiffres avec chaque conducteur et accompagnez ceux qui sont nettement au-dessus de la moyenne.
4. 4Planifiez les tournées. Moins de kilomètres réduisent d'un coup tous les coûts variables ; regroupez les trajets et évitez les heures de pointe quand c'est possible.
5. 5Dimensionnez la flotte au plus juste. Un véhicule utilisé deux jours par semaine a un coût fixe au km élevé. Partagez les véhicules par réservation, vendez ceux dont vous avez rarement besoin et choisissez le plus petit véhicule qui fait le travail.
6. 6Fixez des règles d'usage privé. Décidez si les trajets privés sont autorisés, enregistrez-les et convenez de qui paie. Les règles fiscales sur l'usage privé des véhicules de société varient selon les pays : vérifiez-les avec votre expert-comptable.
7. 7Contrôlez les achats de carburant. Comparez les litres achetés avec la capacité du réservoir et les kilomètres parcourus, et examinez les pleins qui ne concordent pas.
8. 8Remplacez les véhicules dont le coût au km ne cesse d'augmenter, selon la règle de la section suivante.

Garder ou remplacer : quand un véhicule coûte trop cher

Un véhicule plus ancien perd moins de valeur chaque année, mais ses réparations, ses immobilisations et sa consommation ont tendance à augmenter. La règle simple :

Remplacez un véhicule quand son coût au km prévu pour l'année prochaine dépasse le coût au km prévu d'un véhicule de remplacement sur la même distance.

L'utilitaire 3 du tableau aura besoin d'un nouvel embrayage et de pneus neufs l'an prochain, et vous estimez son coût total à 14 300 € pour 22 000 km, soit 0,65 € par km. Un utilitaire neuf comme l'utilitaire 1 coûterait 6 600 € de coûts fixes plus environ 0,20 € × 22 000 km = 4 400 € de coûts variables, soit 11 000 € au total, ou 0,50 € par km. Garder l'utilitaire 3 coûterait environ 3 300 € de plus l'an prochain : le remplacer est donc logique.

Avant de décider, tenez compte du prix auquel vous pourriez revendre l'ancien véhicule aujourd'hui (il vaudra moins l'an prochain), du coût des immobilisations en cas de panne et de l'effet de l'achat ou du leasing sur votre trésorerie. Une prévision de trésorerie vous montre si vous pouvez payer le nouveau véhicule sans tension.

Les erreurs fréquentes

1. 1Ne compter que le carburant. Dans l'exemple ci-dessus, le carburant ne représente qu'environ un tiers du coût total.
2. 2Choisir une période trop courte. Un mois peut inclure une prime d'assurance annuelle ou passer à côté d'une grosse réparation ; prenez une année ou les 12 derniers mois.
3. 3Estimer les kilomètres. Sans relevés du compteur, le coût au km n'est qu'une supposition.
4. 4Faire la moyenne des coûts au km au lieu de diviser le coût total par le kilométrage total.
5. 5Comparer des véhicules différents, comme une petite citadine et un grand fourgon, ou un utilitaire qui fait de longs trajets sur autoroute et un autre qui livre en ville.
6. 6Ignorer la valeur de revente. Le véhicule le moins cher à l'achat n'est pas toujours le moins cher au km s'il perd vite de sa valeur ou consomme davantage.
7. 7Laisser des coûts sans attribution. Les amendes, dommages et pleins qui ne sont rattachés ni à un véhicule ni à un conducteur disparaissent de l'analyse.

Comment Clientlly vous aide

Dans Clientlly, chaque véhicule dispose d'un profil détaillé avec ses chauffeurs et affectations, ses réservations et sa disponibilité, ses calendriers et registres de maintenance, ses inspections, incidents et infractions. Les saisies de carburant peuvent se faire en scannant le ticket de carburant, les analyses de carburant vous permettent de comparer la consommation des véhicules et le tableau de bord de la flotte vous en donne une vue d'ensemble. La maintenance prédictive vous aide à planifier l'entretien, les journaux de trajet montrent comment chaque véhicule est utilisé, et les documents légaux, l'assurance et le suivi des échéances gardent les renouvellements en vue. Lorsque des boîtiers télématiques sont connectés, vous disposez aussi de la relecture GPS des trajets, du suivi en direct, du géorepérage, des alertes et des scores des chauffeurs. Découvrez le module Flotte et parc automobile.