Costo per km della flotta: come calcolarlo, con un esempio

Il costo per km (o costo chilometrico) di un veicolo è il suo costo totale in un periodo diviso per i chilometri percorsi nello stesso periodo. Comprende i costi fissi (ammortamento o noleggio, finanziamento, assicurazione, tasse) e variabili (carburante o energia, manutenzione, pneumatici, riparazioni). Un furgone che costa 12.600 € l'anno e percorre 30.000 km ti costa 0,42 € al km.

Costo per km = costi totali del veicolo nel periodo ÷ chilometri percorsi nel periodo

Se puoi, usa un anno intero, così includi l'assicurazione annuale, i pneumatici stagionali e le riparazioni occasionali. Lo stesso calcolo sull'intera vita del veicolo dà il suo costo totale di possesso (TCO) al km.

Costi fissi e variabili di un veicolo

I costi fissi restano più o meno uguali, indipendentemente da quanto viene usato il veicolo. I costi variabili crescono a ogni chilometro. Entrambi rientrano nel costo per km.

I costi di immatricolazione, le tasse sui veicoli e il trattamento fiscale dei veicoli aziendali cambiano da paese a paese: verifica le regole del tuo paese con il commercialista. Gli stipendi degli autisti di solito si contano come costo del personale, non come costo del veicolo.

La distinzione conta perché il costo fisso per km scende quanto più il veicolo viene usato. Un furgone che resta fermo in cortile metà settimana paga comunque tutta l'assicurazione e tutto l'ammortamento.

Esempio svolto: un furgone per le consegne in un anno

Un'azienda ha comprato un furgone per le consegne a 32.000 € in contanti e prevede di rivenderlo a 8.000 € dopo 5 anni. Quest'anno il furgone ha percorso 30.000 km e ha consumato 8,5 litri di gasolio ogni 100 km, a un prezzo medio di 1,60 € al litro.

Ammortamento a quote costanti = (prezzo d'acquisto − valore residuo) ÷ anni = (32.000 € − 8.000 €) ÷ 5 = 4.800 € l'anno

Costo del carburante = km × l/100 km ÷ 100 × prezzo al litro = 30.000 × 8,5 ÷ 100 × 1,60 € = 2.550 litri × 1,60 € = 4.080 €

Costo per km = 12.600 € ÷ 30.000 km = 0,42 €, di cui 0,22 € fissi (6.600 € ÷ 30.000) e 0,20 € variabili (6.000 € ÷ 30.000).

Ora immagina che lo stesso furgone percorra solo 20.000 km. I costi fissi restano 6.600 €, cioè 0,33 € al km, quelli variabili restano circa 0,20 € al km, e il costo per km sale a 0,53 €. Un veicolo poco usato costa caro al km anche quando non ha nessun problema.

Il furgone è stato pagato in contanti, quindi non c'è la voce finanziamento; con un prestito, aggiungi gli interessi dell'anno. Qui l'ammortamento è la perdita di valore reale; quello fiscale può seguire regole diverse.

La formula del consumo di carburante

Consumo (l/100 km) = litri ÷ chilometri × 100

Il metodo più affidabile è il pieno su pieno: fai il pieno completo, annota il contachilometri e al pieno successivo dividi i litri riforniti per i chilometri percorsi nel frattempo. Se il furgone prende 68 litri dopo 800 km, il consumo è 68 ÷ 800 × 100 = 8,5 l/100 km. Sull'intero anno la stessa formula dà 2.550 ÷ 30.000 × 100 = 8,5 l/100 km.

Confrontare i veicoli e individuare le anomalie

Il costo per km diventa utile quando confronti veicoli che fanno un lavoro simile. Ecco tre furgoni dello stesso modello su giri di consegna simili:

Il dato della flotta è il costo totale ÷ i chilometri totali: 36.800 € ÷ 77.000 km ≈ 0,48 €. Non fare semplicemente la media dei tre costi per km: dà circa 0,49 € e assegna a un veicolo poco usato lo stesso peso di uno molto usato.

Il furgone 3 costa al km circa un quarto in più della media della flotta. Per capire perché, scomponi il suo costo nelle stesse voci dell'esempio svolto e confronta ogni voce al km con gli altri furgoni:

• Il consumo è alto (10,4 contro 8,5–8,7 l/100 km): controlla la pressione degli pneumatici, lo stile di guida, le soste a motore acceso, il percorso e se ogni scontrino del carburante appartiene davvero a questo furgone.
• Manutenzione o riparazioni sono alte: un veicolo più vecchio o un guasto che si ripete; guarda il registro di manutenzione.
• I chilometri sono pochi: i costi fissi si distribuiscono su meno km; verifica se il furgone serve davvero ogni giorno.

Confronta ogni veicolo anche con se stesso. Un costo per km che sale trimestre dopo trimestre è un primo segnale di allarme.

Veicoli elettrici e a combustione

Per un veicolo elettrico, al posto del carburante c'è l'elettricità:

Costo dell'energia per km = kWh/100 km × prezzo per kWh ÷ 100

Un furgone elettrico che consuma 22 kWh/100 km a 0,25 € per kWh costa 22 × 0,25 € ÷ 100 = 0,055 € al km di energia. Il furgone diesel di prima costa 8,5 × 1,60 € ÷ 100 = 0,136 € al km. L'energia però è solo una parte del quadro: i veicoli elettrici spesso costano di più all'acquisto, il che aumenta l'ammortamento o il canone, mentre la manutenzione ordinaria tende a essere più semplice. Confronta il costo totale per km sugli anni in cui pensi di tenere il veicolo, con il prezzo che paghi davvero per ricaricare, che cambia tra la ricarica in sede e le colonnine pubbliche. Incentivi e tasse per i veicoli elettrici dipendono dal paese.

I dati che ti servono e come raccoglierli

Il costo per km è affidabile quanto i dati su cui si basa. Per ogni veicolo ti servono:

• Scontrini del carburante o dati di ricarica: data, veicolo, litri o kWh, prezzo e importo, con la lettura del contachilometri a ogni rifornimento.
• Letture del contachilometri: almeno all'inizio e alla fine di ogni mese, così i chilometri sono misurati e non stimati.
• Registro di manutenzione: ogni tagliando, riparazione e cambio gomme, con data, chilometri, officina e costo.
• Registri dei viaggi o telematica: dove è andato il veicolo, quanta strada ha fatto e quali chilometri erano di lavoro e quali privati.
• Assegnazioni degli autisti: chi aveva quale veicolo e quando, per collegare consumi, multe e danni a una persona.
• Documenti dei costi fissi: contratto di acquisto o di noleggio, finanziamento, polizze assicurative e immatricolazione, con le date di rinnovo.

Collega ogni spesa a un veicolo: uno scontrino del carburante o una fattura dell'officina senza veicolo non può entrare nel suo costo per km. Registra le ricevute subito, con una foto o una scansione, invece di raccoglierle a fine mese.

Come ridurre i costi della flotta

1. 1Fai la manutenzione nei tempi previsti. La manutenzione preventiva costa meno di guasti, carro attrezzi e giorni di fermo.
2. 2Controlla spesso la pressione degli pneumatici. Pneumatici sgonfi aumentano i consumi e si usurano prima.
3. 3Migliora lo stile di guida. Eccesso di velocità, frenate e accelerazioni brusche e lunghe soste a motore acceso bruciano carburante e usurano freni e pneumatici. Condividi con ogni autista i suoi dati e affianca chi è nettamente sopra la media.
4. 4Pianifica i percorsi. Meno chilometri riducono in un colpo tutti i costi variabili; raggruppa i viaggi ed evita le ore di punta quando puoi.
5. 5Dimensiona bene la flotta. Un veicolo usato due giorni a settimana ha un costo fisso per km alto. Condividi i veicoli con le prenotazioni, vendi quelli che ti servono di rado e scegli il veicolo più piccolo che fa il lavoro.
6. 6Stabilisci regole per l'uso privato. Decidi se i viaggi privati sono ammessi, registrali e concorda chi paga. Le regole fiscali sull'uso privato dei veicoli aziendali cambiano da paese a paese: verificale con il commercialista.
7. 7Controlla i rifornimenti. Confronta i litri acquistati con la capacità del serbatoio e i chilometri percorsi, e approfondisci i rifornimenti che non tornano.
8. 8Sostituisci i veicoli il cui costo per km continua a salire, con la regola della prossima sezione.

Tenere o sostituire: quando un veicolo costa troppo

Un veicolo più vecchio perde meno valore ogni anno, ma riparazioni, fermi e consumi tendono ad aumentare. La regola semplice:

Sostituisci un veicolo quando il suo costo per km previsto per l'anno prossimo è più alto del costo per km previsto di un veicolo sostitutivo sulla stessa distanza.

Il furgone 3 della tabella avrà bisogno di frizione e pneumatici nuovi l'anno prossimo, e stimi il suo costo totale in 14.300 € per 22.000 km, cioè 0,65 € al km. Un furgone nuovo come il furgone 1 costerebbe 6.600 € di costi fissi più circa 0,20 € × 22.000 km = 4.400 € di costi variabili, quindi 11.000 € in totale, ovvero 0,50 € al km. Tenere il furgone 3 costerebbe circa 3.300 € in più l'anno prossimo, quindi sostituirlo ha senso.

Prima di decidere, considera a quanto potresti vendere oggi il vecchio veicolo (l'anno prossimo varrà meno), il costo dei fermi quando si guasta e l'effetto dell'acquisto o del noleggio sulla tua liquidità. Una previsione dei flussi di cassa ti mostra se puoi pagare il nuovo veicolo senza difficoltà.

Errori comuni

1. 1Contare solo il carburante. Nell'esempio sopra il carburante è solo circa un terzo del costo totale.
2. 2Usare un periodo troppo breve. Un mese può includere il premio annuale dell'assicurazione o non comprendere una grossa riparazione; usa un anno o gli ultimi 12 mesi.
3. 3Stimare i chilometri. Senza letture del contachilometri il costo per km è un'ipotesi.
4. 4Fare la media dei costi per km invece di dividere il costo totale per i chilometri totali.
5. 5Confrontare veicoli diversi, come una piccola utilitaria da città e un furgone grande, o un furgone che fa lunghi tragitti in autostrada e uno che consegna in città.
6. 6Ignorare il valore di rivendita. Il veicolo più economico da comprare non è sempre il più economico al km, se perde valore in fretta o consuma di più.
7. 7Lasciare costi senza assegnazione. Multe, danni e carburante non collegati a un veicolo e a un autista spariscono dall'analisi.

Come ti aiuta Clientlly

In Clientlly ogni veicolo ha un profilo dettagliato con autisti e assegnazioni, prenotazioni e disponibilità, programmi e registri di manutenzione, ispezioni, incidenti e infrazioni. I rifornimenti di carburante si registrano scansionando lo scontrino, l'analisi del consumo di carburante ti permette di confrontare i consumi tra i veicoli e la dashboard flotta ti dà una visione d'insieme. La manutenzione predittiva ti aiuta a pianificare i tagliandi, i registri dei viaggi mostrano come viene usato ogni veicolo, e documenti legali, assicurazioni e monitoraggio delle scadenze tengono sotto controllo i rinnovi. Con dispositivi telematici collegati hai anche la riproduzione dei percorsi GPS, il tracciamento in tempo reale, i geofence, gli avvisi e i punteggi degli autisti. Scopri il modulo Flotta e parco veicoli.