Schneller bezahlt werden: 10 Wege gegen Zahlungsverzug

Am schnellsten werden Sie bezahlt, wenn das Bezahlen einfach, erwartet und unmöglich zu vergessen ist. Die meisten Rechnungen werden nicht zu spät bezahlt, weil der Kunde nicht zahlen kann, sondern weil die Rechnung zu spät kam, bei der falschen Person landete, unklar war oder schlicht im Posteingang nach unten gerutscht ist. Jede der zehn folgenden Gewohnheiten beseitigt einen dieser Gründe.

1. Rechnung am selben Tag stellen

Jeder Tag zwischen dem Abschluss der Arbeit und dem Versand der Rechnung verlängert Ihre Wartezeit. Schicken Sie die Rechnung, sobald der Auftrag erledigt oder die Ware geliefert ist, nicht erst am Monatsende. Für regelmäßige Leistungen nutzen Sie wiederkehrende Rechnungen, die automatisch verschickt werden.

2. Zahlungsbedingungen vor Arbeitsbeginn vereinbaren

Halten Sie die Bedingungen im Angebot oder Vertrag fest: Betrag, Fälligkeitsdatum, Anzahlung und was bei verspäteter Zahlung passiert. Ein Kunde, der „Zahlung innerhalb von 15 Tagen“ unterschrieben hat, wird später kaum darüber streiten.

3. Ein echtes Datum statt „30 Tage netto“

„Fällig am 15. November 2026“ ist klarer als „30 Tage“ und hängt nicht davon ab, wann der Kunde die E-Mail öffnet. Kürzere Zahlungsziele helfen ebenfalls: 14 oder 15 Tage sind für viele kleine Unternehmen üblich.

4. Die Rechnung unmissverständlich machen

Geben Sie die Bestellnummer des Kunden, eine klare Beschreibung, den Leistungszeitraum und einen Ansprechpartner an. Unsere Rechnungs-Checkliste listet alle Angaben auf, die eine Rechnung braucht, damit die Buchhaltung des Kunden sie gleich beim ersten Mal akzeptiert.

5. Einen Zahlungslink hinzufügen

Ein Kunde, der direkt aus der Rechnungs-E-Mail in unter einer Minute per Karte zahlen kann, zahlt früher als einer, der sich ins Onlinebanking einloggen und eine IBAN abtippen muss. Lassen Sie die Bankverbindung trotzdem auf der Rechnung, für Kunden, die lieber überweisen.

6. An die Person schicken, die bezahlt

Fragen Sie, wer Rechnungen freigibt, und schicken Sie die Rechnung an diese Person, mit Ihrem Ansprechpartner in Kopie. Eine Rechnung in einem allgemeinen Postfach kann wochenlang liegen bleiben.

7. Zahlungserinnerungen automatisieren

Ein Erinnerungsplan, der von allein läuft, bewirkt mehr als jeder gute Vorsatz. Eine einfache Abfolge:

8. Wissen, wann die Rechnung geöffnet wurde

Wenn Sie sehen, dass der Kunde die Rechnung am ersten Tag geöffnet hat, wissen Sie, dass eine Erinnerung nötig ist. Hat er sie nie geöffnet, liegt das Problem bei der E-Mail-Adresse, nicht beim Kunden.

9. Anzahlungen bei großen Aufträgen verlangen

Bei Projekten, die Wochen dauern, stellen Sie 30–50 % vorab in Rechnung und den Rest nach Meilensteinen. So senken Sie das Risiko und halten die Liquidität aufrecht, während die Arbeit läuft.

10. Ihre Rechte bei Zahlungsverzug kennen

In der EU, also auch in Deutschland und Österreich, gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU):

• Zahlungsfristen sollen 60 Tage nicht überschreiten, es sei denn, sie sind ausdrücklich vereinbart und für den Lieferanten nicht grob nachteilig
• Behörden müssen in der Regel innerhalb von 30 Tagen zahlen
• Sie dürfen gesetzliche Verzugszinsen von mindestens 8 Prozentpunkten über dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank berechnen
• Sie können pro verspäteter Rechnung pauschal 40 € an Beitreibungskosten verlangen

Deutschland: Ein Geschäftskunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Die Verzugszinsen betragen zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Von Geschäftskunden können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Zahlungsziele über 60 Tage sind nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und nicht grob unbillig sind (§ 271a BGB).

Österreich: Zwischen Unternehmen betragen die gesetzlichen Verzugszinsen bei verschuldetem Verzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, sonst 4 % pro Jahr (§ 456 UGB). Dazu kommt eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten (§ 458 UGB).

Schweiz: Die EU-Richtlinie gilt hier nicht. Ihr Kunde kommt erst mit einer Mahnung in Verzug, ohne Mahnung nur, wenn ein bestimmter Verfalltag vereinbart war (Art. 102 OR). Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr (Art. 104 OR). Eine gesetzliche Pauschale gibt es nicht, und die Kosten der ersten Mahnung können Sie ohne Vereinbarung nicht verrechnen. Vereinbaren Sie das Zahlungsdatum deshalb schon in der Offerte oder im Vertrag.

Vorlagen für Zahlungserinnerungen

Vor der Fälligkeit

Einige Tage überfällig

Letzte Mahnung

Messen Sie es: Forderungslaufzeit (DSO)

Die DSO (Days Sales Outstanding) zeigt, wie viele Tage es im Durchschnitt dauert, bis Sie Ihr Geld bekommen:

DSO = (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ÷ Umsatz auf Rechnung im Zeitraum) × Anzahl der Tage im Zeitraum

Wenn Sie in den letzten 90 Tagen 60.000 € in Rechnung gestellt haben und 20.000 € noch offen sind, gilt: DSO = (20.000 ÷ 60.000) × 90 = 30 Tage. Verfolgen Sie den Wert jeden Monat. Steigt er, zahlen Ihre Kunden später, und zwar bevor Sie es auf dem Konto merken.

So hilft Clientlly

In Clientlly gehen Rechnungen mit einem Link zur Kartenzahlung hinaus, Sie sehen, wann sie geöffnet werden, und Zahlungserinnerungen werden automatisch 3, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit verschickt. Wiederkehrende Rechnungen gehen von selbst hinaus, und der Bericht über offene Forderungen zeigt, wer was schuldet, sortiert nach Tagen im Verzug. Mehr dazu im Modul Rechnungen.