Pflichtangaben einer Rechnung 2026: die Checkliste für DACH

Eine ordnungsgemäße Rechnung entscheidet darüber, ob Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann, und damit oft darüber, ob er pünktlich zahlt. In Deutschland regelt § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben, in Österreich § 11 UStG 1994 und in der Schweiz Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG). Diese Checkliste zeigt, was auf jede Rechnung gehört, wie Sie Fehler richtig korrigieren und was sich mit der E-Rechnung ändert.

Pflichtangaben in Deutschland nach § 14 UStG

Dazu kommen Angaben für besondere Fälle:

• Reverse-Charge: Schuldet Ihr Kunde die Steuer, etwa bei bestimmten Bauleistungen oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen (§ 14a Abs. 5 UStG).
• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen: Die USt-IdNr. von Ihnen und Ihrem Kunden gehören auf die Rechnung, und Sie stellen sie bis zum 15. Tag des Folgemonats aus (§ 14a UStG).
• Kleinunternehmer: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.
• Frist: Für Leistungen an andere Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer womöglich nicht abziehen, und viele Unternehmen bezahlen eine Rechnung, die ihre Buchhaltung zurückweist, schlicht nicht.

Österreich und Schweiz: was anders ist

Österreich verlangt nach § 11 Abs. 1 UStG: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Leistung, Datum oder Zeitraum der Leistung, das Nettoentgelt und den Steuersatz, den Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und Ihre UID-Nummer. Übersteigt die Rechnung 10.000 € brutto und geht sie an ein anderes Unternehmen, gehört auch dessen UID-Nummer darauf.

Schweiz: Nach Art. 26 MWSTG muss die Rechnung Sie, Ihren Kunden und die Art der Leistung eindeutig erkennen lassen und in der Regel enthalten: Ihren Namen und Ort mit dem Hinweis auf die Eintragung im MWST-Register und Ihrer Nummer, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung (wenn abweichend vom Rechnungsdatum), Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Eine Rechnung schulden Sie in der Schweiz nur, wenn Ihr Kunde sie verlangt; Geschäftskunden brauchen sie aber für den Vorsteuerabzug.

So funktioniert die Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer fortlaufenden Reihe folgen, damit Betriebsprüfer sehen, dass keine Rechnung fehlt oder doppelt vorkommt.

• Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen, etwa einen pro Jahr oder Filiale (2026-0417), solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
• Halten Sie Ihre Nummernkreise lückenlos oder dokumentieren Sie Lücken, denn Prüfer fragen danach.
• Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer. Sie wird korrigiert, nicht gelöscht.
• Angebote und Proforma-Rechnungen sind keine Rechnungen und bekommen einen eigenen Nummernkreis.

So korrigieren Sie eine Rechnung: Rechnungskorrektur und Stornorechnung

Sobald eine Rechnung versendet ist, gehört sie zu Ihren Unterlagen. Ist etwas falsch, haben Sie zwei Wege:

1. 1Rechnungskorrektur: Fehlende oder falsche Angaben ergänzen Sie mit einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, etwa über deren Nummer und Datum. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV).
2. 2Stornorechnung und neue Rechnung: Bei größeren Fehlern heben Sie die ursprüngliche Rechnung mit einer Stornorechnung (negative Beträge, Verweis auf die Originalnummer) ganz oder teilweise auf und stellen eine neue, korrekte Rechnung aus.

Schicken Sie beide Dokumente an Ihren Kunden, damit seine Buchhaltung mit Ihrer übereinstimmt.

Haben Sie zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schulden Sie den Mehrbetrag, bis Sie die Rechnung berichtigen; das gilt in Deutschland (§ 14c Abs. 1 UStG) wie in Österreich. Weist jemand Umsatzsteuer aus, der dazu nicht berechtigt ist, etwa ein Kleinunternehmer, schuldet er den Betrag ebenfalls (§ 14c Abs. 2 UStG).

Kleinbetragsrechnung: 250 €, 400 € oder CHF 400

Für kleine Beträge genügen weniger Angaben:

• Deutschland, bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Kundendaten und Rechnungsnummer sind nicht nötig. Kleinbetragsrechnungen dürfen auch nach 2027 auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF verschickt werden.
• Österreich, bis 400 € brutto: Name und Anschrift des Kunden, die fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer dürfen entfallen; der Bruttobetrag und der Steuersatz genügen. Das Leistungsdatum oder der Hinweis „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ bleibt Pflicht.
• Schweiz, Kassenzettel bis CHF 400: Belege aus automatisierten Kassen brauchen keine Angaben zum Kunden (Art. 57 MWSTV).

E-Rechnung: Pflichten und Termine

In Deutschland ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, nicht an Privatkunden.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Stand Oktober 2026 ist an diesem Zeitplan nichts verschoben worden (§ 27 Abs. 38 UStG).

• Österreich: Eine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen gibt es nicht. Eine Rechnung darf elektronisch, auch als PDF, verschickt werden, wenn Ihr Kunde zustimmt. Rechnungen an Dienststellen des Bundes müssen seit 1. Januar 2014 als strukturierte E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) eingereicht werden.
• Schweiz: Das MWSTG schreibt kein Rechnungsformat vor; Rechnungen an die Bundesverwaltung müssen elektronisch eingereicht werden (Kleinbeschaffungen ausgenommen). Für den Zahlungsteil gilt die QR-Rechnung: Sie hat am 1. Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, und seit 22. November 2025 sind im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen (Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern) zulässig.
• EU ab 2030: Mit dem Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) werden Rechnungen für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU ab 1. Juli 2030 elektronisch ausgestellt und digital gemeldet.

Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren müssen

• Deutschland: 8 Jahre für ausgestellte und erhaltene Rechnungen (§ 14b UStG). Privatkunden, die Leistungen rund um ihr Grundstück beziehen, bewahren ihre Rechnung zwei Jahre auf.
• Österreich: 7 Jahre (§ 132 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht; für Unterlagen zu Grundstücken gelten längere Fristen.
• Schweiz: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR, Art. 70 MWSTG), für Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen 20 Jahre.

Freiwillige Angaben, die für schnellere Zahlung sorgen

Das Gesetz verlangt sie nicht, aber Kunden zahlen schneller, wenn sie auf der Rechnung stehen:

• Ein festes Zahlungsziel als Datum („Zahlbar bis 15. November 2026“), nicht nur „30 Tage“
• Bankverbindung mit IBAN und BIC, in der Schweiz als QR-Rechnung
• Ein Online-Zahlungslink, damit der Kunde in einer Minute per Karte zahlen kann
• Die Bestellnummer des Kunden, die viele Unternehmen für die Freigabe brauchen
• Ein Ansprechpartner für Rückfragen
• Ein Hinweis auf den Verzug: Privatkunden in Deutschland kommen nur dann 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Den Rest erklärt unser Leitfaden So werden Sie schneller bezahlt.

7 Rechnungsfehler, die die Zahlung verzögern

1. 1Die Rechnung erst Wochen nach Abschluss der Arbeit verschicken.
2. 2Eine falsche oder fehlende USt-IdNr. bzw. UID-Nummer des Kunden, wo sie Pflicht ist.
3. 3Eine vage Leistungsbeschreibung wie „Dienstleistungen“ ohne Zeitraum oder Bezug.
4. 4Ein fehlendes Leistungsdatum oder ein Zahlungsziel, dem der Kunde nie zugestimmt hat.
5. 5Der falsche Steuersatz, etwa 19 % statt 7 % auf Speisen im Restaurant seit 2026.
6. 6Ab 2027 bzw. 2028 in Deutschland: ein PDF, wo eine E-Rechnung Pflicht ist.
7. 7Summen, die nicht aufgehen, weil die Steuer auf der einen Seite pro Position und auf der anderen auf die Summe gerundet wurde.

Checkliste vor dem Versand

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum stimmen
• Name, Anschrift und gegebenenfalls USt-IdNr. bzw. UID des Kunden entsprechen seiner Registrierung
• Ihre Steuernummer, USt-IdNr., UID oder MWST-Nummer steht auf der Rechnung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum ist angegeben
• Jede Position hat Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz
• Nettobeträge, Steuerbetrag und Summe je Steuersatz gehen auf
• Hinweise für Sonderfälle sind enthalten: Reverse-Charge, Steuerbefreiung oder Kleinunternehmer
• Zahlungsziel, Bankverbindung und Zahlungslink stehen auf der Rechnung
• Die Rechnung geht an die Person, die Zahlungen freigibt

So hilft Clientlly

Clientlly füllt die Pflichtangaben für Sie aus: fortlaufende Nummerierung je Nummernkreis, die Steuersätze Ihres Landes auf jeder Rechnung, Stornorechnungen mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung, das PDF in der Sprache Ihres Kunden und ein Link zur Kartenzahlung. Sie sehen, wann Ihr Kunde die Rechnung geöffnet hat, und Zahlungserinnerungen gehen automatisch 3, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit hinaus. Wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen in Fremdwährung sind ebenfalls möglich. Mehr dazu im Modul Rechnungen; Steuersätze, Grenzen und Fristen finden Sie in unserem Umsatzsteuer-Leitfaden für Deutschland, Österreich und die Schweiz.