Angebot schreiben: Muster, Vorlage und was hineingehört

Ein Angebot ist die schriftliche Zusage, klar beschriebene Waren oder Leistungen zu einem festen Preis zu liefern, gültig bis zu einem genannten Datum. Jedes Angebot sollte beide Parteien nennen, jede Position mit Menge, Einzelpreis und Steuer aufführen, die Gesamtsumme zeigen und Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, Zeitplan, Ausschlüsse und die Art der Annahme festhalten.

Ein klares Angebot erfüllt zwei Aufgaben: Es macht dem Kunden das Ja leicht, und es schützt Sie, wenn es später Streit gibt. Im Folgenden finden Sie den Unterschied zu Kostenvoranschlag und Proformarechnung, eine Checkliste, ein Musterangebot mit geprüfter Berechnung und einen Plan zum Nachfassen.

Angebot, Kostenvoranschlag, Proformarechnung und Rechnung im Vergleich

Die vier Dokumente werden oft verwechselt, haben aber unterschiedliche Aufgaben:

Wann ein angenommenes Angebot zum Vertrag wird und was für eine Proforma oder eine Anzahlung gilt, ist von Land zu Land verschieden. Klären Sie die Regeln mit Ihrer Steuerberatung oder einer Rechtsberatung.

Was in ein Angebot gehört: die Checkliste

Verwenden Sie für jedes Angebot dieselbe Struktur, ob mit einer Position oder mit vierzig:

1. 1Ihre Unternehmensdaten: Firmenname, Anschrift, Steuer- oder Registernummer, wo erforderlich, Ansprechperson, Telefon und E-Mail.
2. 2Kundendaten: Firmenname, Ansprechperson, Anschrift und bei Geschäftskunden deren Steuernummer.
3. 3Angebotsnummer und Datum: Eine eindeutige Nummer sorgt dafür, dass sich beide Seiten auf dieselbe Fassung beziehen, besonders nach Änderungen.
4. 4Gültigkeit (Bindefrist): ein klares Ablaufdatum wie „gültig bis 30. September 2026“ statt eines vagen „30 Tage“.
5. 5Eine klare Leistungsbeschreibung je Position: was genau Sie liefern, mit Modell, Größe oder Umfang, damit niemand raten muss.
6. 6Menge und Einheit: Stunden, Stück, Quadratmeter, Tage oder Lizenzen pro Monat.
7. 7Einzelpreis: der Preis einer Einheit vor Steuer.
8. 8Rabatte: in einer eigenen Zeile oder Spalte, damit der Kunde sieht, was er spart.
9. 9Steuer separat ausgewiesen: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, danach die Gesamtsumme.
10. 10Gesamtsumme: der Betrag, den der Kunde zahlt, mit Währung.
11. 11Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Fälligkeit des Restbetrags (zum Beispiel 14 Tage nach Rechnungsdatum) und Zahlungsweg.
12. 12Lieferung oder Zeitplan: Starttermin, Dauer, Liefertermin oder Meilensteine.
13. 13Was nicht enthalten ist: Arbeiten oder Kosten außerhalb des Preises, etwa Anfahrt, Genehmigungen oder zusätzliche Korrekturschleifen.
14. 14Allgemeine Bedingungen: Gewährleistung oder Garantie, Stornierung, Änderungen am Umfang und wie sie berechnet werden.
15. 15Die Annahme: Unterschrift mit Datum auf dem Angebot oder eine schriftliche Bestätigung per E-Mail mit Angebotsnummer.

Welche Angaben ein Geschäftsdokument gesetzlich enthalten muss, ist von Land zu Land unterschiedlich. Die Liste oben ist bewährte Praxis; Ihre Steuerberatung sagt Ihnen, was dort, wo Sie tätig sind, Pflicht ist.

Musterangebot mit Positionen und Summen

Hier ein Musterangebot eines IT-Dienstleisters für ein Büronetzwerk. Übernehmen Sie die Struktur und ersetzen Sie die Positionen durch Ihre eigenen.

• Von: Ihr Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Ansprechperson
• An: Firmenname des Kunden, Ansprechperson, Anschrift und Steuernummer
• Angebot: AN-2026-041 vom 1. September 2026, gültig bis 30. September 2026
• Betreff: Installation des Büronetzwerks für 12 Arbeitsplätze

• Zahlungsbedingungen: 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung (663,48 €); Restbetrag von 1.548,12 € innerhalb von 14 Tagen nach der Schlussrechnung per Überweisung.
• Zeitplan: Die Installation beginnt innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Eingang der Anzahlung und dauert 2 Tage.
• Nicht enthalten: bauliche Arbeiten für Kabelwege, der Internetanschluss und Arbeiten außerhalb der Bürozeiten.
• Annahme: Unterschreiben und datieren Sie dieses Angebot oder bestätigen Sie Angebot AN-2026-041 per E-Mail.

Prüfen Sie die Berechnung vor dem Versand: 350 + 780 + 540 + 270 = 1.940; 5 % Rabatt sind 97, es bleiben 1.843; die Steuer zum Beispielsatz von 20 % beträgt 368,60, zusammen 2.211,60. Ziehen Sie den Rabatt vor der Steuer ab und verwenden Sie den Steuersatz, der in Ihrem Land für Ihre Produkte gilt.

Tipps für Preis und Präsentation

• Beginnen Sie mit dem Ergebnis. Starten Sie mit ein oder zwei Sätzen darüber, was der Kunde bekommt, etwa „ein funktionierendes Netzwerk für 12 Arbeitsplätze, installiert in zwei Tagen, ohne dass Ihr Büro schließen muss“, und führen Sie erst dann die Positionen auf.
• Bieten Sie Varianten an. Eine Basis-, Standard- und Premiumvariante lässt den Kunden wählen, wie viel er ausgibt, statt nur zwischen Ja und Nein zu entscheiden. Kennzeichnen Sie Ihre Empfehlung und begründen Sie sie.
• Nennen Sie Ihre Annahmen. „Der Preis setzt voraus, dass die Kabelwege über der abgehängten Decke zugänglich sind“ schützt Sie, wenn die Bedingungen vor Ort anders sind, und macht Mehrkosten leichter erklärbar.
• Halten Sie die Gültigkeit kurz, wenn sich Kosten bewegen. Wenn sich Material- oder Lieferantenpreise oft ändern, schützen 14 Tage Ihre Marge besser als 60.
• Kalkulieren Sie von der Zielmarge aus. Gehen Sie von der Marge aus, die Sie brauchen, nicht von den Kosten plus einem gewohnten Aufschlag: Ein Aufschlag von 25 % auf die Kosten ergibt nur 20 % Marge. Mehr dazu unter Marge vs. Aufschlag.
• Machen Sie es leicht lesbar. Bleiben Sie wenn möglich bei ein bis zwei Seiten, verwenden Sie Logo und Firmenfarben, schreiben Sie verständlich statt in internen Kürzeln und platzieren Sie die Gesamtsumme dort, wo der Blick hinfällt.
• Senden Sie es schnell. Ein Angebot, das eintrifft, solange das Gespräch noch frisch ist, wird leichter angenommen als eines, das eine Woche später kommt.

Angebot nachfassen: so geht's

Ein unbeantwortetes Angebot ist oft kein Nein: Der Kunde hat viel zu tun, vergleicht Angebote oder wartet auf eine Freigabe. Ein einfacher Plan hält die Sache in Bewegung, ohne aufdringlich zu sein:

1. 1Tag 0, beim Versand: Fragen Sie, wer noch an der Entscheidung beteiligt ist und bis wann entschieden werden soll.
2. 2Tag 2: eine kurze Rückfrage: „Ist das Angebot angekommen, und ist etwas unklar?“
3. 3Tag 7: Bieten Sie einen Mehrwert: Beantworten Sie eine naheliegende Frage, schlagen Sie ein 15-minütiges Telefonat vor oder eine kleinere erste Phase, falls das Budget das Problem ist.
4. 4Einige Tage vor Ablauf: Erinnern Sie an das Datum: „Die Preise in Angebot AN-2026-041 gelten bis 30. September. Soll ich Ihnen Installationstermine reservieren?“
5. 5Nach Ablauf: Schließen Sie freundlich ab, fragen Sie, was den Ausschlag gegeben hat, und bieten Sie an, das Angebot zu aktualisieren, falls der Bedarf noch besteht.

Halten Sie jede Nachricht kurz, nennen Sie die Angebotsnummer und enden Sie mit einer klaren Frage. „Ich wollte mich nur mal melden“ gibt dem Kunden nichts zu beantworten; eine konkrete Frage schon.

Messen Sie Ihre Abschlussquote

Abschlussquote = angenommene Angebote ÷ versendete Angebote × 100

Wenn Sie im letzten Quartal 40 Angebote versendet haben und 14 angenommen wurden, beträgt Ihre Abschlussquote 14 ÷ 40 × 100 = 35 %. Messen Sie sie auch nach Wert: Hatten die 40 Angebote einen Wert von 120.000 € und die angenommenen von 36.000 €, haben Sie 30 % des angebotenen Volumens gewonnen. Vergleichen Sie die Quote nach Leistung, Vertriebsmitarbeiter und Angebotsgröße, und wenn sie sinkt, prüfen Sie zuerst Preis, Tempo und Nachfassen.

Vom angenommenen Angebot zur Rechnung und Zahlung

Wenn der Kunde zusagt:

1. 1Halten Sie die Annahme fest. Bewahren Sie das unterschriebene Angebot oder die Bestätigungs-E-Mail auf und markieren Sie das Angebot als angenommen, damit niemand denselben Auftrag doppelt anbietet.
2. 2Fordern Sie die Anzahlung an. Wenn Ihre Bedingungen eine vorsehen, senden Sie eine Proformarechnung über die Anzahlung oder eine Anzahlungsrechnung, wo Ihr Land das verlangt.
3. 3Liefern Sie, was Sie angeboten haben. Ändert sich der Umfang, bestätigen Sie die Änderung und ihren Preis schriftlich, bevor Sie die Zusatzarbeit erledigen.
4. 4Rechnen Sie auf Basis des Angebots ab. Übernehmen Sie Kunde, Positionen und Preise aus dem angenommenen Angebot in die Rechnung, damit sie dem Vereinbarten entspricht, und ziehen Sie die bereits gezahlte Anzahlung ab.
5. 5Sichern Sie die Zahlung. Senden Sie die Rechnung am Tag der Fertigstellung, mit Fälligkeitsdatum und Zahlungsdaten. Lesen Sie dazu, wie Sie schneller bezahlt werden.

Häufige Fehler beim Angebotschreiben

1. 1Kein Ablaufdatum. Ein unbefristetes Angebot kann Monate später zu Preisen angenommen werden, die Sie nicht mehr halten können.
2. 2Vage Beschreibungen. „Arbeiten an der Website, 2.000 €“ lädt zu Streit ein; beschreiben Sie Umfang und Anzahl der Korrekturschleifen.
3. 3Steuer in der Summe versteckt. Geschäftskunden brauchen Nettobetrag, Steuer und Gesamtsumme getrennt.
4. 4Rechenfehler. Eine falsche Summe kostet Vertrauen und lässt sich schwer korrigieren, wenn der Kunde schon angenommen hat.
5. 5Keine Ausschlüsse. Was Sie nicht ausschließen, hält der Kunde für enthalten.
6. 6Kein Weg zur Annahme. Ohne Unterschriftszeile oder ein klares „Bitte per E-Mail bestätigen“ weiß niemand, ob der Auftrag steht.
7. 7Senden und vergessen. Ohne Plan zum Nachfassen laufen gute Angebote unbeantwortet ab.
8. 8Das Angebot in die Rechnung abtippen. Abtippen erzeugt Abweichungen zwischen Vereinbartem und Abgerechnetem.

So hilft Clientlly

In Clientlly erstellen Sie Geschäftsangebote aus wiederverwendbaren Angebotsvorlagen im Erscheinungsbild Ihrer Organisation, und die KI kann die Angebotsbeschreibung für Sie entwerfen. Jedes Angebot hat ein Gültigkeitsdatum, wird kurz vor Ablauf markiert und lässt sich als PDF per E-Mail mit Öffnungsverfolgung an den Kunden senden. Sie markieren Angebote als angenommen oder abgelehnt und wandeln ein angenommenes Angebot in einen Rechnungsentwurf mit demselben Kunden und denselben Positionen um, neben Proformarechnungen, Rechnungen und Gutschriften. Mehr im Modul Dokumente und unter Rechnungsstellung.