Come farti pagare prima: 10 modi per ridurre i ritardi

Il modo più rapido per farti pagare è rendere il pagamento facile, atteso e impossibile da dimenticare. La maggior parte delle fatture non viene pagata in ritardo perché il cliente non può pagare, ma perché la fattura è arrivata tardi, è finita alla persona sbagliata, non era chiara o è semplicemente scivolata in fondo alla casella di posta. Ognuna delle dieci abitudini qui sotto elimina uno di questi motivi.

1. Emetti la fattura il giorno stesso

Ogni giorno che passa tra la fine del lavoro e l'invio della fattura è un giorno in più di attesa. Invia la fattura quando il lavoro è finito o la merce è consegnata, non a fine mese. Per i lavori ricorrenti, usa fatture ricorrenti che partono in automatico.

2. Concorda i termini di pagamento prima di iniziare

Metti i termini nel preventivo o nel contratto: importo, scadenza, acconto e cosa succede se il pagamento arriva in ritardo. Un cliente che ha firmato «pagamento entro 15 giorni» difficilmente lo contesterà dopo.

3. Usa una data precisa, non «30 giorni data fattura»

«Scadenza 15 novembre 2026» è più chiaro di «30 giorni» e non dipende da quando il cliente apre l'email. Anche termini più brevi aiutano: 14 o 15 giorni sono normali per molte piccole imprese.

4. Rendi la fattura impossibile da fraintendere

Inserisci il numero d'ordine d'acquisto del cliente, una descrizione chiara, il periodo di lavoro e un referente. La nostra checklist della fattura elenca tutti i dati di cui una fattura ha bisogno per essere accettata al primo colpo dal commercialista del cliente.

5. Aggiungi un link di pagamento

Un cliente che può pagare con carta direttamente dall'email della fattura, in meno di un minuto, paga prima di uno che deve entrare nell'home banking e copiare un IBAN. Tieni comunque le coordinate bancarie in fattura per i clienti che preferiscono il bonifico.

6. Inviala alla persona che paga

Chiedi chi autorizza le fatture e inviala a quella persona, mettendo in copia chi ha seguito il lavoro con te. Una fattura ferma in una casella generica può restare lì per settimane.

7. Automatizza i solleciti di pagamento

Un calendario di solleciti che funziona da solo fa più di qualsiasi buona intenzione. Una sequenza semplice:

8. Sappi quando la fattura è stata aperta

Se vedi che il cliente ha aperto la fattura il primo giorno, sai che serve un sollecito. Se non l'ha mai aperta, il problema è l'indirizzo email, non il cliente.

9. Chiedi un acconto per i lavori importanti

Per i progetti che durano settimane, fattura il 30–50% in anticipo e il resto per stati di avanzamento. Riduci il rischio e mantieni la liquidità mentre il lavoro è in corso.

10. Conosci i tuoi diritti sui ritardi di pagamento

In Italia i ritardi nei pagamenti tra imprese, e tra imprese e pubblica amministrazione, sono regolati dal D.Lgs. 231/2002, che recepisce la direttiva europea sui ritardi di pagamento (2011/7/UE):

• se il contratto non fissa una scadenza, il termine è di 30 giorni dal ricevimento della fattura; tra imprese puoi concordare termini più lunghi, ma oltre i 60 giorni servono un accordo espresso, provato per iscritto, e una clausola che non sia gravemente iniqua per te
• le pubbliche amministrazioni devono di norma pagare entro 30 giorni, e comunque mai oltre 60
• gli interessi di mora decorrono automaticamente dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di una messa in mora: sono pari al tasso di riferimento della Banca centrale europea più 8 punti percentuali, cioè il 10,40% annuo per il secondo semestre 2026, salvo un diverso accordo tra le parti
• hai diritto a 40 € forfettari per i costi di recupero di ogni fattura pagata in ritardo, sempre senza messa in mora, più gli eventuali costi maggiori che riesci a dimostrare

Il tasso di riferimento cambia ogni sei mesi e viene pubblicato dal Ministero dell'Economia in Gazzetta Ufficiale. Il D.Lgs. 231/2002 non si applica alle vendite ai consumatori: con i privati valgono altre regole, quindi chiedi al tuo commercialista o al tuo avvocato prima di applicare interessi.

Modelli di email di sollecito

Prima della scadenza

Qualche giorno dopo la scadenza

Ultimo avviso

Misuralo: i giorni medi di incasso (DSO)

Il DSO ti dice quanti giorni servono, in media, per incassare:

DSO = (crediti verso clienti ÷ vendite a credito del periodo) × numero di giorni del periodo

Se negli ultimi 90 giorni hai fatturato 60.000 € e 20.000 € non sono ancora stati pagati, DSO = (20.000 ÷ 60.000) × 90 = 30 giorni. Controllalo ogni mese. Se cresce, i tuoi clienti stanno pagando più tardi, prima ancora che tu lo veda sul conto in banca.

Come ti aiuta Clientlly

In Clientlly le fatture partono con un link per il pagamento con carta, vedi quando vengono aperte e i solleciti partono in automatico 3, 14 e 30 giorni dopo la scadenza. Le fatture ricorrenti partono da sole, e il report dei crediti mostra chi deve cosa, ordinato per giorni di ritardo. Scopri il modulo di fatturazione.