Fattura: i dati obbligatori in Italia e la checklist 2026

In Italia una fattura valida deve dire chi vende cosa a chi, quando, a quale prezzo e con quanta IVA. L'elenco dei dati obbligatori è nell'articolo 21 del DPR 633/1972 (l'articolo 21-bis per la fattura semplificata). Tra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura è elettronica: un file XML trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che prima di consegnarla controlla proprio la presenza di questi dati.

I dati obbligatori della fattura (art. 21 DPR 633/1972)

Nella fattura elettronica servono anche il codice destinatario o la PEC del cliente, cioè l'indirizzo a cui lo SdI consegna il file, e il regime fiscale di chi emette. Per un cliente privato basta il codice fiscale, e di solito gli consegni anche una copia in PDF.

Alcuni casi particolari:

• Forfettari: niente IVA, con la dicitura «Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014» e l'imposta di bollo da 2 € se l'importo supera 77,47 €.
• Split payment: nelle fatture alla pubblica amministrazione e alle società da essa controllate esponi l'IVA, ma la versa il cliente direttamente all'Erario.
• Pubblica amministrazione: la fattura elettronica è obbligatoria dal 31 marzo 2015, con regole tecniche proprie (DM 55/2013).

I dati facoltativi che ti fanno pagare

La legge non li richiede, ma i clienti pagano prima quando sono in fattura:

• Una scadenza precisa («Scadenza 15 novembre 2026»), non solo «30 giorni data fattura»
• L'IBAN e, per i clienti esteri, anche il codice BIC/SWIFT
• Un link di pagamento online, così il cliente può pagare con carta in un minuto
• Il numero d'ordine del cliente, che molte aziende richiedono prima di autorizzare il pagamento
• Un referente per le domande sulla fattura
• Le condizioni in caso di ritardo, per esempio gli interessi di mora

La nostra guida su come farti pagare prima copre tutto il resto, compresi i tuoi diritti in caso di ritardo.

Fattura elettronica e SdI: le date da conoscere

Cosa sapere sullo SdI:

• La fattura si considera emessa quando lo SdI rilascia la ricevuta di consegna o di impossibilità di recapito. Con una ricevuta di scarto la fattura non è mai stata emessa: correggi l'errore e reinviala, preferibilmente con la stessa data e lo stesso numero.
• Lo SdI può impiegare da pochi minuti fino a 5 giorni per controllare e consegnare il file.
• Il tuo cliente può detrarre l'IVA dalla data in cui lo SdI gli consegna la fattura.
• Per le prestazioni sanitarie rese ai privati è vietato emettere la fattura elettronica via SdI.
• Per l'invio puoi usare i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate (portale Fatture e Corrispettivi) oppure un software o un intermediario conforme alle specifiche tecniche.

Entro quando emettere la fattura

• Fattura immediata: entro 12 giorni dal momento in cui l'operazione si considera effettuata.
• Fattura differita: per le cessioni di beni accompagnate da documento di trasporto (DDT) e per i servizi documentati, effettuati nello stesso mese verso lo stesso cliente, puoi emettere una sola fattura con il dettaglio delle operazioni entro il 15 del mese successivo.
• Vendite al dettaglio: nel commercio al minuto la fattura non è obbligatoria se il cliente non la chiede; registri l'incasso con il registratore telematico, che trasmette i corrispettivi all'Agenzia.

Come funziona la numerazione delle fatture

Il numero deve essere progressivo e identificare la fattura in modo univoco, così chi controlla vede che non ne manca nessuna. Le regole pratiche:

• Dal 2013 non sei obbligato a ripartire da 1 ogni anno: puoi usare un'unica sequenza per tutti gli anni di attività, oppure ricominciare ogni anno (2026/1, 2026/2…), perché l'univocità è garantita anche dalla data (risoluzione 1/E del 2013).
• Puoi usare serie distinte, per esempio per sede o per tipo di documento, purché ognuna sia progressiva e senza buchi.
• Una fattura scartata dallo SdI non lascia un buco: la reinvii corretta, di norma con lo stesso numero e la stessa data.
• Preventivi e fatture proforma non sono fatture e devono avere una numerazione a parte.

Come correggere una fattura: la nota di credito

Una fattura consegnata dallo SdI non si cancella e non si modifica. Se c'è un errore:

1. 1Emetti una nota di credito (nota di variazione in diminuzione, art. 26 DPR 633/1972; tipo documento TD04 nella fattura elettronica) che richiama numero e data della fattura originale e la storna in tutto o in parte.
2. 2Emetti, se serve, una nuova fattura con i dati corretti.
3. 3Se invece l'imponibile o l'IVA aumentano, emetti una nota di debito (TD05).

Attenzione ai tempi: se la riduzione nasce da un nuovo accordo con il cliente, la variazione dell'IVA in diminuzione non è più possibile dopo un anno dall'operazione.

La fattura semplificata fino a 400 €

L'articolo 21-bis permette la fattura semplificata quando l'importo complessivo non supera 400 € (il limite è stato alzato da 100 € con il DM 10 maggio 2019). Basta indicare data, numero, dati e partita IVA di chi vende, il cliente anche solo con partita IVA o codice fiscale, la descrizione e il totale con l'IVA compresa. Nella fattura elettronica è il tipo documento TD07.

Non puoi usarla per le cessioni intracomunitarie né per le prestazioni a clienti esteri in inversione contabile (art. 21, comma 6-bis, lettera a).

Per quanto tempo conservare le fatture

• 10 anni dalla data dell'ultima registrazione: lo prevede l'articolo 2220 del codice civile per le scritture contabili e per le fatture emesse e ricevute. Ai fini fiscali vanno tenute anche oltre, finché non sono definiti gli accertamenti su quell'anno.
• Le fatture elettroniche vanno conservate a norma (art. 39 DPR 633/1972): un file salvato sul PC non basta. Puoi affidarti a un operatore certificato oppure aderire al servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi.

7 errori in fattura che ritardano il pagamento

1. 1Codice destinatario o PEC sbagliati: la fattura non arriva a chi deve pagarla.
2. 2Partita IVA o codice fiscale del cliente errati, con il rischio di uno scarto dello SdI.
3. 3Una descrizione generica come «Consulenza», senza periodo né riferimento all'ordine.
4. 4Nessuna scadenza, o una scadenza che il cliente non ha mai accettato.
5. 5IBAN mancante o non aggiornato.
6. 6Fattura inviata settimane dopo la consegna, o una differita dimenticata oltre il 15 del mese.
7. 7Totali che non tornano perché l'IVA è stata arrotondata riga per riga da una parte e sul totale dall'altra.

Checklist prima di inviare la fattura allo SdI

• Data e numero sono corretti e la serie non ha buchi
• Denominazione, indirizzo e partita IVA o codice fiscale del cliente corrispondono ai suoi dati
• Il codice destinatario o la PEC del cliente sono inseriti
• Ogni riga ha descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA
• Le righe senza IVA riportano la dicitura e la norma di riferimento
• Il bollo da 2 € è indicato se la fattura è senza IVA e supera 77,47 €
• Scadenza, IBAN e link di pagamento sono in fattura
• Hai controllato la ricevuta dello SdI: consegnata, non scartata

Come lo gestisce Clientlly

Clientlly compila per te i dati che ripeti in ogni fattura: numerazione progressiva per serie, le aliquote IVA italiane, note di credito collegate alla fattura originale, il PDF nella lingua del tuo cliente, un link per il pagamento con carta e i solleciti automatici 3, 14 e 30 giorni dopo la scadenza. Vedi quando il cliente apre la fattura, le fatture ricorrenti partono da sole e i registri IVA delle vendite e degli acquisti si aggiornano a ogni documento. Scopri il modulo di fatturazione e la nostra guida all'IVA in Italia.