Come fare un preventivo: modello, esempio e cosa includere

Il preventivo (o offerta commerciale) è una proposta scritta di fornire beni o servizi definiti a un prezzo fisso, valida fino a una data precisa. Ogni preventivo deve identificare le due parti, elencare ogni voce con quantità, prezzo unitario e imposta, mostrare il totale e indicare validità, condizioni di pagamento, tempi, esclusioni e modalità di accettazione.

Un preventivo chiaro fa due cose: rende facile al cliente dire di sì e ti tutela se in seguito nasce un disaccordo. Qui sotto trovi la differenza tra preventivo, stima e fattura proforma, una checklist, un esempio di preventivo con i calcoli verificati e un calendario di follow-up.

Preventivo, stima, fattura proforma e fattura: le differenze

Questi quattro documenti vengono spesso confusi, ma ognuno ha un compito diverso:

Quando un preventivo accettato diventa un contratto, e cosa richiedono una proforma o un acconto, cambia da paese a paese: verifica le regole con il tuo commercialista o con un legale.

Cosa includere in un preventivo: la checklist

Usa la stessa struttura per ogni preventivo, che abbia una riga o quaranta:

1. 1I dati della tua azienda: ragione sociale, indirizzo, numero fiscale o partita IVA dove richiesto, referente, telefono ed email.
2. 2I dati del cliente: ragione sociale, referente, indirizzo e, per i clienti business, il suo numero fiscale.
3. 3Numero e data del preventivo: un numero univoco permette a entrambe le parti di riferirsi alla stessa versione, soprattutto dopo le revisioni.
4. 4Validità: una data di scadenza chiara, come «valido fino al 30 settembre 2026», invece di un vago «30 giorni».
5. 5Una descrizione chiara per ogni voce: cosa fornisci esattamente, con modello, misura o perimetro, così nessuno deve indovinare.
6. 6Quantità e unità di misura: ore, pezzi, metri quadrati, giorni o licenze mensili.
7. 7Prezzo unitario: il prezzo di un'unità al netto delle imposte.
8. 8Sconti: su una riga o in una colonna a parte, così il cliente vede quanto risparmia.
9. 9Imposte separate: l'imponibile, l'aliquota e l'importo dell'imposta, poi il totale.
10. 10Totale: l'importo che il cliente pagherà, con la valuta.
11. 11Condizioni di pagamento: l'acconto, la scadenza del saldo (per esempio 14 giorni dalla fattura) e come pagare.
12. 12Consegna o tempi: data di inizio, durata, data di consegna o fasi.
13. 13Cosa è escluso: lavori o costi non compresi nel prezzo, come trasferte, permessi o giri di modifiche aggiuntivi.
14. 14Termini e condizioni: garanzia, annullamento, modifiche al perimetro e come vengono prezzate.
15. 15Come accettare: firma e data sul preventivo, oppure una conferma scritta via email che citi il numero del preventivo.

Ciò che un documento commerciale deve riportare per legge cambia da paese a paese. La lista qui sopra è una buona pratica; il tuo commercialista ti dirà cosa è obbligatorio dove lavori.

Esempio di preventivo con voci e totali

Ecco un esempio di preventivo di un'azienda di servizi informatici per la rete di un ufficio. Copia la struttura e sostituisci le voci con le tue.

• Da: il nome della tua azienda, indirizzo, numero fiscale e referente
• A: la ragione sociale del cliente, referente, indirizzo e numero fiscale
• Preventivo: P-2026-041 del 1° settembre 2026, valido fino al 30 settembre 2026
• Oggetto: installazione della rete dell'ufficio per 12 postazioni di lavoro

• Condizioni di pagamento: acconto del 30% all'accettazione (663,48 €); saldo di 1.548,12 € entro 14 giorni dalla fattura finale, con bonifico bancario.
• Tempi: l'installazione inizia entro 10 giorni lavorativi dall'acconto e dura 2 giorni.
• Non compreso: opere murarie per il passaggio dei cavi, la connessione internet e gli interventi fuori dall'orario d'ufficio.
• Accettazione: firma e indica la data su questo preventivo, oppure conferma il preventivo P-2026-041 via email.

Controlla i calcoli prima dell'invio: 350 + 780 + 540 + 270 = 1.940; uno sconto del 5% vale 97 e restano 1.843; l'imposta all'aliquota di esempio del 20% aggiunge 368,60, per un totale di 2.211,60. Applica lo sconto prima dell'imposta e usa l'aliquota che vale per i tuoi prodotti nel tuo paese.

Consigli su prezzo e presentazione

• Parti dal risultato. Apri con una o due frasi su ciò che il cliente ottiene, per esempio «una rete funzionante per 12 postazioni, installata in due giorni senza chiudere l'ufficio», e solo dopo elenca le voci.
• Proponi delle opzioni. Una versione base, standard e premium lascia scegliere al cliente quanto spendere invece di decidere tra sì e no. Segnala l'opzione che consigli e spiega perché.
• Scrivi le tue ipotesi. «Il prezzo presuppone che i passaggi dei cavi nel controsoffitto siano accessibili» ti tutela se sul posto le condizioni sono diverse e rende più facile spiegare un costo aggiuntivo.
• Tieni breve la validità quando i costi cambiano. Se i prezzi dei materiali o dei fornitori cambiano spesso, 14 giorni proteggono il tuo margine meglio di 60.
• Calcola il prezzo dal margine che vuoi ottenere. Parti dal margine che ti serve, non dal costo più una percentuale abituale: un ricarico del 25% sul costo dà solo il 20% di margine sul prezzo di vendita. Leggi margine e ricarico.
• Rendilo facile da leggere. Resta su una o due pagine quando puoi, usa logo e colori aziendali, parole semplici invece di codici interni, e metti il totale dove cade lo sguardo.
• Invialo presto. Un preventivo che arriva quando la conversazione è ancora fresca si accetta più facilmente di uno che arriva una settimana dopo.

Come fare follow-up su un preventivo

Un preventivo senza risposta spesso non è un no: il cliente è impegnato, confronta offerte o aspetta l'approvazione di qualcun altro. Un calendario semplice tiene viva la trattativa senza essere insistente:

1. 1Giorno 0, all'invio: chiedi chi altro partecipa alla decisione ed entro quando pensano di decidere.
2. 2Giorno 2: una verifica breve: «Le è arrivato il preventivo? C'è qualcosa di poco chiaro?»
3. 3Giorno 7: porta qualcosa di utile: rispondi a una domanda probabile, proponi una telefonata di 15 minuti o una prima fase più piccola se il problema è il budget.
4. 4Qualche giorno prima della scadenza: ricorda la data: «I prezzi del preventivo P-2026-041 sono validi fino al 30 settembre. Vuole che le riservi le date per l'installazione?»
5. 5Dopo la scadenza: chiudi con cortesia, chiedi cosa ha determinato la scelta e offriti di aggiornare il preventivo se l'esigenza c'è ancora.

Tieni ogni messaggio breve, cita il numero del preventivo e chiudi con una domanda chiara. «Volevo solo sapere se ci sono novità» non dà al cliente nulla a cui rispondere; una domanda concreta sì.

Misura il tasso di accettazione

Tasso di accettazione = preventivi accettati ÷ preventivi inviati × 100

Se lo scorso trimestre hai inviato 40 preventivi e 14 sono stati accettati, il tuo tasso di accettazione è 14 ÷ 40 × 100 = 35%. Misuralo anche in valore: se i 40 preventivi valevano 120.000 € e quelli accettati 36.000 €, hai acquisito il 30% del valore proposto. Confronta il tasso per servizio, per commerciale e per dimensione del preventivo, e quando scende guarda prima a prezzo, rapidità e follow-up.

Dal preventivo accettato alla fattura e all'incasso

Quando il cliente dice sì:

1. 1Registra l'accettazione. Conserva il preventivo firmato o l'email di conferma e segna il preventivo come accettato, così nessuno quota due volte lo stesso lavoro.
2. 2Chiedi l'acconto. Se le tue condizioni lo prevedono, invia una fattura proforma per l'acconto, oppure una fattura d'acconto dove il tuo paese lo richiede.
3. 3Consegna ciò che hai quotato. Se il perimetro cambia, conferma la modifica e il suo prezzo per iscritto prima di fare il lavoro in più.
4. 4Fattura partendo dal preventivo. Riporta in fattura cliente, voci e prezzi del preventivo accettato, così il documento corrisponde a quanto concordato, e scala l'acconto già pagato.
5. 5Incassa. Invia la fattura il giorno in cui finisci il lavoro, con scadenza e coordinate di pagamento. Leggi come farsi pagare prima.

Errori comuni quando si fa un preventivo

1. 1Nessuna data di scadenza. Un preventivo senza limite può essere accettato mesi dopo a prezzi che non puoi più rispettare.
2. 2Descrizioni vaghe. «Lavori sul sito web, 2.000 €» invita alle discussioni; descrivi il perimetro e il numero di giri di revisione.
3. 3Imposta nascosta nel totale. I clienti business hanno bisogno di imponibile, imposta e totale separati.
4. 4Errori di calcolo. Un totale sbagliato fa perdere fiducia ed è difficile da correggere dopo che il cliente lo ha accettato.
5. 5Nessuna esclusione. Tutto ciò che non escludi, il cliente lo considererà incluso.
6. 6Nessun modo per accettare. Senza uno spazio per la firma o un chiaro «risponda per confermare», nessuno sa se l'accordo c'è.
7. 7Inviare e dimenticare. Senza un piano di follow-up, i buoni preventivi scadono senza risposta.
8. 8Ricopiare il preventivo in fattura. Ricopiare a mano crea differenze tra ciò che è stato concordato e ciò che viene fatturato.

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