Lohnabrechnung in Deutschland 2026: Beiträge, Lohnsteuer, Netto

In Deutschland rechnet der Arbeitgeber den Lohn ab: Er behält Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer nach den elektronischen Steuermerkmalen des Arbeitnehmers ein, zieht dessen Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge ab und trägt die eigene Hälfte. Bei einem typischen Arbeitnehmer zahlt der Arbeitgeber 2026 rund 21 % zusätzlich zum Bruttogehalt, dazu kleinere Umlagen.

Lohnabrechnung in Deutschland auf einen Blick

Sozialversicherungsbeiträge 2026

Die vier Zweige der Sozialversicherung werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Krankenkasse des Arbeitnehmers gezahlt, die als Einzugsstelle arbeitet. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen je die Hälfte, mit zwei Ausnahmen: Den Beitragszuschlag für Kinderlose trägt der Arbeitnehmer allein, Umlagen und Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein.

Worauf Sie achten sollten:

• Der Zusatzbeitrag hängt von der Kasse ab. Jede Krankenkasse legt ihren eigenen Zusatzbeitrag fest. Das Bundesgesundheitsministerium hat für 2026 einen Durchschnitt von 2,9 % bekannt gemacht; abgerechnet wird aber der tatsächliche Satz der Kasse des Arbeitnehmers, je zur Hälfte.
• Pflegeversicherung. Der Beitragssatz liegt seit 1. Januar 2025 bei 3,6 %. Kinderlose ab 23 zahlen allein einen Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten. Eltern mit mindestens zwei Kindern unter 25 erhalten ab dem zweiten bis zum fünften Kind je 0,25 Prozentpunkte Abschlag. In Sachsen trägt der Arbeitnehmer 2,3 %, der Arbeitgeber 1,3 %.
• Bemessungsgrenzen. Jährlich sind es 101.400 € in der Renten- und Arbeitslosenversicherung und 69.750 € in der Kranken- und Pflegeversicherung. Über 77.400 € im Jahr (Jahresarbeitsentgeltgrenze) endet die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung.
• Minijobs und Midijobs. Bis 603 € im Monat liegt 2026 ein Minijob vor: Der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge (15 % Rente, 13 % Kranken) und, wenn er nicht nach den individuellen Steuermerkmalen abrechnet, 2 % Pauschsteuer, alles an die Minijob-Zentrale. Darüber bis 2.000 € im Monat liegt der Übergangsbereich mit verminderten Arbeitnehmerbeiträgen.
• Umlagen des Arbeitgebers. Die U1 erstattet Arbeitgebern mit in der Regel höchstens 30 Beschäftigten bis zu 80 % der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall; die U2 erstattet die Aufwendungen bei Mutterschaft in vollem Umfang und gilt für alle Arbeitgeber. Die Insolvenzgeldumlage U3 beträgt 0,15 % des rentenversicherungspflichtigen Entgelts.
• Unfallversicherung. Sie zahlt der Arbeitgeber allein an seine Berufsgenossenschaft. Der Beitrag wird nach Ablauf des Jahres berechnet: Arbeitsentgelt × Gefahrklasse × Beitragsfuß ÷ 1.000, er unterscheidet sich also je nach Branche.

Lohnsteuer: so wird sie einbehalten

Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer des Arbeitnehmers. Sie rufen für jeden Arbeitnehmer die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bei der Finanzverwaltung ab: Steuerklasse I bis VI, Kinderfreibeträge und Religionszugehörigkeit. Die Lohnabrechnungssoftware wendet dann den Einkommensteuertarif nach § 32a EStG an. Für 2026 gilt:

Der Tarif wird nicht auf den Bruttolohn angewendet. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht einen Programmablaufplan, den amtlichen Algorithmus hinter seinem Lohnsteuerrechner. Er rechnet den Monatslohn auf ein Jahr hoch und zieht in den Steuerklassen I bis V den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €, den Sonderausgaben-Pauschbetrag von 36 € und eine Vorsorgepauschale für die Renten-, Kranken-, Pflege- und (bis zu einer Höchstgrenze) Arbeitslosenversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers ab. Die Steuer auf das Ergebnis wird bei monatlicher Abrechnung durch 12 geteilt.

Solidaritätszuschlag. Er beträgt 5,5 % der Lohnsteuer, fällt aber erst an, wenn die Jahreslohnsteuer 20.350 € übersteigt (in Steuerklasse III 40.700 €), mit einer Milderungszone, in der er höchstens 11,9 % des übersteigenden Betrags beträgt. Die meisten Arbeitnehmer zahlen keinen.

Kirchensteuer. Für Mitglieder einer steuererhebenden Kirche beträgt sie 9 % der Lohnsteuer, in Bayern und Baden-Württemberg 8 %. Ob Sie sie einbehalten, ergibt sich aus den ELStAM; sie wird mit der Lohnsteuer angemeldet und abgeführt.

Mindestlohn, Arbeitszeit und Pflichtleistungen

• Mindestlohn. Der gesetzliche Mindestlohn stieg am 1. Januar 2026 von 12,82 € auf 13,90 € je Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung). Bei 40 Wochenstunden entsprechen 13,90 € rund 2.409 € im Monat.
• Minijob-Grenze. Sie ist an den Mindestlohn gekoppelt: 556 € bis 2025, 603 € im Monat 2026 und 633 € ab 2027. Prüfen Sie vor jeder Erhöhung die Stunden Ihrer Minijobber.
• Kein gesetzliches 13. Gehalt. Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld sind nur geschuldet, wenn Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag sie vorsehen.
• Arbeitszeit. Nach dem Arbeitszeitgesetz darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Einen gesetzlichen Überstundenzuschlag gibt es nicht; Zuschläge ergeben sich aus Vertrag oder Tarifvertrag.
• Urlaub. Mindestens 24 Werktage im Jahr bei einer Sechstagewoche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche.
• Entgeltfortzahlung. Nach vier Wochen Beschäftigung zahlt der Arbeitgeber im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen den Lohn weiter.

Monatlicher Ablauf und Meldungen

1. 1Vor der ersten Einstellung: Beantragen Sie online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer; ohne sie sind keine Meldungen zur Sozialversicherung möglich.
2. 2Neue Mitarbeiter: Melden Sie jeden Arbeitnehmer mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, bei seiner Krankenkasse an und rufen Sie seine ELStAM ab.
3. 3Jeden Monat, Beiträge: Übermitteln Sie den Beitragsnachweis elektronisch zwei Arbeitstage vor Fälligkeit; die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wird. Sie schätzen das Monatsentgelt also vor Monatsende.
4. 4Bis zum 10. des Folgemonats: Übermitteln Sie die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch an das Betriebsstättenfinanzamt und zahlen Sie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Anmeldezeitraum ist das Quartal, wenn die Lohnsteuer des Vorjahres mehr als 1.080 €, aber nicht mehr als 5.000 € betrug, und das Kalenderjahr bei höchstens 1.080 €.
5. 5Jährlich: Übermitteln Sie die Lohnsteuerbescheinigungen bis Ende Februar, melden Sie den digitalen Lohnnachweis bis 16. Februar an die Berufsgenossenschaft und zahlen Sie deren Beitragsbescheid, der in der Regel bis 15. Mai fällig ist.

Was die Entgeltabrechnung enthalten muss. Nach § 108 der Gewerbeordnung erhält der Arbeitnehmer bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform. Sie enthält den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts: Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge sowie Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Hat sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert, entfällt die Pflicht.

Aufbewahrung. Führen Sie für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto und bewahren Sie es bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung auf; die Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung.

Rechenbeispiel: 4.000 € brutto in Steuerklasse I

Ein Arbeitnehmer in Steuerklasse I, ledig, keine Kinder, älter als 23, gesetzlich versichert bei einer Krankenkasse mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag von 2,9 %, nicht in Sachsen, ohne Kirchenmitgliedschaft, 2026:

So entsteht die Lohnsteuer: Jahreslohn 48.000 € abzüglich Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.230 €, Sonderausgaben-Pauschbetrag 36 € und Vorsorgepauschale 9.672 € (Rente 4.464 € mit 9,3 %, Kranken und Pflege 5.208 € mit 7,0 % + 1,45 % + 2,4 %) ergibt 37.062 €. Der Tarif 2026 darauf ergibt 6.294 € im Jahr, also 524,50 € im Monat. Wir haben das mit dem Programmablaufplan 2026 des BMF gerechnet, dem Algorithmus des amtlichen Rechners. Die Lohnsteuer von 6.294 € liegt unter 20.350 €, daher fällt kein Solidaritätszuschlag an. U1, U2 und Unfallversicherung kommen mit einem kleinen Betrag hinzu, der von Ihrer Krankenkasse und Berufsgenossenschaft abhängt.

Häufige Fehler

1. 1Beiträge einen Monat zu spät zahlen. Sie sind im Arbeitsmonat fällig, nicht mit der Lohnsteuer am 10. des Folgemonats.
2. 2Den durchschnittlichen Zusatzbeitrag verwenden statt des Satzes der Krankenkasse des Arbeitnehmers.
3. 3Den Kinderlosenzuschlag vergessen oder die Abschläge für Eltern mit zwei und mehr Kindern unter 25, die einen Nachweis der Kinder voraussetzen.
4. 4Die Bemessungsgrenzen verwechseln: 8.450 € für Renten- und Arbeitslosenversicherung, 5.812,50 € für Kranken- und Pflegeversicherung.
5. 5Den Minijob über die Grenze rutschen lassen, wenn der Mindestlohn steigt: 603 € im Jahr 2026, 633 € im Jahr 2027.
6. 6Die Lohnsteuer-Anmeldung vierteljährlich abgeben, obwohl die Lohnsteuer des Vorjahres über 5.000 € lag.
7. 7Den Lohnnachweis zum 16. Februar versäumen; die Berufsgenossenschaft schätzt dann Ihre Entgelte.

So hilft Clientlly

Clientlly enthält ein eingebautes Lohnprofil für Deutschland: die Steuerstufen und den Grundfreibetrag wie modelliert, die Beitragssätze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die Beitragsbemessungsgrenzen und den Mindestlohn, im Oktober 2026 mit amtlichen Quellen abgeglichen. Clientlly rechnet brutto in netto und die Arbeitgeberbeiträge, erstellt Lohnabrechnungen, unterstützt wiederkehrende Lohnanpassungen sowie den Import von Mitarbeitern und Lohndaten; ein Administrator kann die Sätze in den Lohnsteuereinstellungen anpassen.

Das deutsche Profil nähert die amtliche Lohnsteuerformel an; prüfen Sie den Steuerabzug daher mit dem Rechner des BMF. Es bildet einen Arbeitnehmer im ersten Dienstverhältnis ab, ledig, ohne Kinder, auf Bundesebene; Kirchensteuer, Übergangsbereich, die sächsische Pflegeregel, andere Steuerklassen und Tarifverträge prüfen Sie gesondert.

Neben der Lohnabrechnung verwaltet das Personalmodul Urlaubsanträge und Genehmigungen mit Urlaubskalender sowie Personaldokumente, und die Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten und Überstunden. Für den Abschluss nach dem Lohnlauf hilft unsere Checkliste für den Monatsabschluss.