Busta paga in Italia 2026: contributi INPS, IRPEF e TFR

In Italia il datore di lavoro è sostituto d'imposta: trattiene dalla busta paga l'IRPEF e il contributo pensionistico INPS del dipendente (9,19%) e li versa con il modello F24 entro il 16 del mese successivo. Oltre alla retribuzione lorda sostiene almeno il 23,81% per la pensione, gli altri contributi INPS, il premio INAIL e il TFR.

Le paghe in Italia in sintesi

Contributi INPS e altri costi del datore di lavoro

L'Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) riscuote i contributi dei dipendenti del settore privato. L'aliquota per la pensione (IVS: invalidità, vecchiaia e superstiti) dei lavoratori iscritti al Fondo pensioni lavoratori dipendenti è del 33%: dal gennaio 2007 il 9,19% è a carico del lavoratore, quindi al datore di lavoro resta il 23,81%.

Tutto il resto cambia da azienda ad azienda. L'INPS spiega che i contributi per malattia, maternità, disoccupazione, Cassa Integrazione Guadagni e le altre assicurazioni possono non essere dovuti, o esserlo in misura diversa, secondo il settore dell'azienda, le sue dimensioni (per esempio più o meno di 15 dipendenti per la CIGS), la forma giuridica e la qualifica del lavoratore. È il tuo inquadramento INPS a determinare l'aliquota complessiva: in Italia non esiste un'unica percentuale a carico del datore di lavoro.

A cosa fare attenzione:

• Il datore di lavoro versa entrambe le quote e recupera la quota del dipendente solo sulla busta paga del periodo in corso: i contributi versati in ritardo, in genere, non si possono più trattenere al lavoratore.
• L'1% aggiuntivo si applica mese per mese sulla retribuzione oltre 4.685 euro e si conguaglia a fine anno.
• Il TFR (trattamento di fine rapporto) matura ogni anno e si paga alla cessazione del rapporto: è la retribuzione dell'anno divisa per 13,5 e, come precisa il Ministero del Lavoro, in genere il 6,91% al mese dopo aver detratto il contributo dello 0,50% previsto dalla legge 297/1982. Il dipendente può destinarlo alla previdenza complementare; altrimenti, nel 2026 e nel 2027 le aziende con una media di almeno 60 addetti nell'anno precedente devono versarlo al Fondo di Tesoreria dell'INPS, soglia che scende a 50 dal 2028 e a 40 dal 2032.
• L'INAIL assicura contro infortuni sul lavoro e malattie professionali. Il premio è interamente a carico del datore di lavoro e si paga in autoliquidazione entro il 16 febbraio (rata dell'anno più regolazione dell'anno precedente, anche in quattro rate), con la dichiarazione delle retribuzioni entro il 28 febbraio.

IRPEF: la tassazione dello stipendio

Il datore di lavoro trattiene l'IRPEF (imposta sul reddito delle persone fisiche) su ogni retribuzione e ricalcola l'imposta dell'anno con il conguaglio, a fine anno o alla cessazione del rapporto. La base imponibile è la retribuzione lorda meno i contributi previdenziali a carico del dipendente. La legge di Bilancio 2026 (legge 199/2025) ha ridotto la seconda aliquota dal 35 al 33%:

L'imposta su 50.000 euro è quindi di 13.700 euro. Per i contribuenti con reddito complessivo oltre 200.000 euro la legge neutralizza il beneficio della riduzione.

Dall'imposta lorda il datore di lavoro sottrae la detrazione per lavoro dipendente (articolo 13 del TUIR), rapportata al periodo di lavoro nell'anno:

La detrazione aumenta di 65 euro se il reddito complessivo è compreso tra 25.001 e 35.000 euro.

Per il cuneo fiscale la legge di Bilancio 2025 (legge 207/2024) ha introdotto due misure per i lavoratori dipendenti, esclusi i pensionati:

• Reddito complessivo fino a 20.000 euro: una somma che non concorre alla formazione del reddito, pari al 7,1% del reddito di lavoro dipendente fino a 8.500 euro, al 5,3% da 8.500 a 15.000 euro e al 4,8% oltre 15.000 euro.
• Da 20.000 a 40.000 euro: un'ulteriore detrazione di 1.000 euro fino a 32.000 euro, che scende a zero a 40.000 euro.

Le riconosce il datore di lavoro in busta paga; se a fine anno il reddito supera le soglie, il dipendente deve restituirle. Chi ha redditi bassi può avere anche il trattamento integrativo fino a 1.200 euro l'anno, in linea generale con reddito complessivo fino a 15.000 euro.

Addizionali regionale e comunale. Si applicano sullo stesso reddito, con le aliquote decise dalla Regione e dal Comune del domicilio fiscale del dipendente, e anche queste le trattiene il datore di lavoro in busta paga.

Minimi retributivi, orario di lavoro e mensilità aggiuntive

• Nessun salario minimo legale. I minimi per settore e livello li stabiliscono i contratti collettivi nazionali (CCNL). Dal 28 giugno 2026 il prospetto paga deve indicare il CCNL applicato con il suo codice alfanumerico unico.
• Tredicesima e quattordicesima. La tredicesima, di solito pagata a dicembre, deriva dai contratti collettivi e non da una legge, e alcuni CCNL prevedono anche la quattordicesima. Entrambe sono retribuzione imponibile ai fini IRPEF e INPS.
• Orario e straordinari. L'orario normale di lavoro è di 40 ore settimanali. Lo straordinario si computa a parte e si paga con le maggiorazioni fissate dal contratto collettivo; se nessun contratto lo disciplina, serve l'accordo con il lavoratore e il limite è di 250 ore l'anno.

Scadenze mensili e adempimenti

1. 1Prima della prima assunzione: iscrivi l'azienda all'INPS online (servizio Iscrizione e Variazione azienda) oppure con la Comunicazione Unica (ComUnica).
2. 2A ogni assunzione: invia il modello UniLav tramite il sistema delle Comunicazioni Obbligatorie del Ministero del Lavoro, che trasmette i dati anche a INPS e INAIL. La cessazione va comunicata entro 5 giorni.
3. 3A ogni pagamento: consegna a ogni dipendente, esclusi i dirigenti, il prospetto paga con nome, cognome e qualifica, periodo di riferimento, assegni familiari e tutti gli elementi della retribuzione, le singole trattenute e il codice del CCNL, firmato, siglato o timbrato dal datore di lavoro.
4. 4Entro il 16 del mese successivo: versa con l'F24 le ritenute IRPEF e i contributi INPS (solo in via telematica se hai la partita IVA); se il 16 cade di sabato o in un giorno festivo, il versamento il primo giorno lavorativo successivo è tempestivo.
5. 5Entro la fine del mese successivo: invia la denuncia UniEmens e completa il mese nel Libro Unico del Lavoro, con retribuzioni, trattenute e presenze di ogni dipendente.
6. 6Ogni anno: l'autoliquidazione INAIL entro il 16 febbraio, la Certificazione Unica ai dipendenti e all'Agenzia delle Entrate entro il 16 marzo e il modello 770 con le ritenute dell'anno.

Esempio di calcolo: 2.500 euro al mese per 13 mensilità

Un impiegato a tempo indeterminato, single e senza familiari a carico, in servizio per tutto il 2026 con 2.500 euro lordi al mese più la tredicesima, cioè 32.500 euro l'anno. Il dipendente versa solo il contributo pensionistico del 9,19%; le addizionali regionale e comunale non sono considerate perché dipendono da dove abita:

Come si arriva all'IRPEF: il 23% di 28.000 euro fa 6.440,00 euro e il 33% dei restanti 1.513,25 euro fa 499,37 euro, quindi l'imposta lorda è di 6.939,37 euro. La detrazione è 1.910 × (50.000 − 29.513,25) ÷ 22.000, con il rapporto preso alla quarta cifra decimale (0,9312): 1.778,59 euro, più 65 euro perché il reddito è tra 25.001 e 35.000 euro. Il reddito è tra 20.000 e 32.000 euro, quindi spetta l'intera ulteriore detrazione di 1.000 euro; la somma esente no, perché il reddito supera 20.000 euro.

La colonna per mensilità è una media, perché l'IRPEF si trattiene su ogni pagamento e si conguaglia a fine anno. Per il costo completo aggiungi gli altri contributi INPS del tuo settore e il premio INAIL.

Errori frequenti

1. 1Dimenticare l'1% aggiuntivo sulla retribuzione mensile oltre 4.685 euro, o usare ancora il 35% del 2025 per il secondo scaglione IRPEF.
2. 2Sbagliare il cuneo fiscale: riconoscere la somma esente con reddito oltre 20.000 euro, o l'ulteriore detrazione di 1.000 euro oltre 40.000 euro.
3. 3Pagare meno dei minimi del CCNL, o dimenticare la tredicesima e la quattordicesima che prevede.
4. 4Saltare l'F24 del 16, la denuncia UniEmens o le registrazioni nel Libro Unico entro la fine del mese successivo.
5. 5Omettere il codice del CCNL nel prospetto paga, obbligatorio dal 28 giugno 2026.
6. 6Calcolare il costo del personale come lordo più 23,81%, senza gli altri contributi INPS, il premio INAIL e il TFR.

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