Was ist ERP? Einfach erklärt für kleine Unternehmen

ERP (Enterprise Resource Planning) ist Software, die die zentralen Daten eines Unternehmens (Kunden, Verkäufe, Rechnungen, Einkäufe, Lagerbestand, Buchhaltung und Personal) in einer gemeinsamen Datenbank führt. Alle Teams arbeiten mit denselben Zahlen: Eine Rechnung, die Sie versenden, aktualisiert gleichzeitig Umsatz, Lagerbestand und Buchhaltung.

Der Begriff klingt nach etwas, das nur Fabriken und Banken nutzen. In der Praxis betreibt jedes Unternehmen, das Rechnungen schreibt, bei Lieferanten einkauft und Mitarbeiter bezahlt, bereits „Ressourcenplanung“. Die Frage ist nur, ob das in einem System passiert oder in zehn Excel-Tabellen.

Was ERP in einfachen Worten bedeutet

Nehmen wir ein kleines Unternehmen, das Klimaanlagen verkauft und installiert. In einer einzigen Woche passiert dort Folgendes:

• Ein Kunde erhält ein Angebot und nimmt es an.
• Die Geräte werden beim Lieferanten bestellt und im Lager eingebucht.
• Ein Techniker fährt mit dem Firmentransporter zum Kunden und installiert sie.
• Die Rechnung geht raus, und das Geld kommt herein.
• Am Monatsende wird das Gehalt des Technikers ausgezahlt.

Ohne ERP liegt jeder Schritt an einem anderen Ort: Angebote in Word, der Lagerbestand in Excel, die Kilometer des Transporters in einem Notizbuch, Rechnungen in einer Rechnungs-App und die Gehälter beim Steuerberater. Jemand muss Zahlen von einem Ort zum nächsten übertragen, und dabei schleichen sich Fehler ein.

Mit ERP wird das angenommene Angebot zur Rechnung, die Rechnung bucht die Geräte aus dem Lager aus, die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet, und der Steuerberater sieht alles, ohne nach Dateien fragen zu müssen.

Was ein ERP-System leistet

Ein ERP besteht aus Modulen, die auf dieselben Daten zugreifen. Die meisten kleinen Unternehmen nutzen einige davon:

Was Clientlly alles abdeckt, sehen Sie auf der Funktionsseite.

ERP oder einzelne Apps?

Viele kleine Unternehmen starten mit einer App pro Aufgabe: einer Rechnungs-App, einer Tabelle für den Lagerbestand, einem separaten Lohnbüro. Das funktioniert, bis das Unternehmen wächst. So schneiden beide Ansätze im Vergleich ab:

Anzeichen, dass Ihr Unternehmen ein ERP braucht

Sie brauchen kein ERP, weil Sie eine bestimmte Größe erreicht haben. Sie brauchen eines, sobald die Handarbeit mehr kostet als die Software. Typische Anzeichen:

1. 1Sie tippen denselben Kunden, dasselbe Produkt oder denselben Preis in mehr als ein Tool ein.
2. 2Die Frage „Wer schuldet uns Geld?“ zu beantworten dauert länger als ein paar Minuten.
3. 3Der Bestand im System stimmt nicht mit dem im Regal überein.
4. 4Der Monatsabschluss mit Ihrem Steuerberater kostet Tage, weil erst alle Dateien zusammengesucht werden müssen.
5. 5Nur eine Person weiß, wie die Tabellen funktionieren.
6. 6Unterwegs sehen Sie weder Umsätze noch Ihre Liquidität.
7. 7Sie stellen mehr Leute ein, und Urlaub, Anwesenheit und Lohnabrechnung werden zu einer eigenen Baustelle.

Wenn Ihnen drei oder mehr davon bekannt vorkommen, sind Sie den Tabellen entwachsen. Unser Artikel Excel vs. Unternehmenssoftware geht jedes Anzeichen im Detail durch.

Was ein ERP ein kleines Unternehmen kostet

Hier gibt es zwei sehr unterschiedliche Welten:

• Klassisches ERP wird von Beratern für große Unternehmen eingeführt. Projekte dauern Monate, und die Einführung kostet oft mehr als die Lizenzen.
• Cloud-ERP für kleine Unternehmen wird als Monatsabo bezahlt, läuft im Browser und auf dem Smartphone und wird vom Unternehmen selbst in wenigen Tagen eingerichtet.

Achten Sie beim Preisvergleich auf das Gesamtbild: das Abo, wie viele Nutzer enthalten sind, ob Module wie Lager oder Lohn extra kosten und wie viel Zeit die Einrichtung braucht. Die Pläne von Clientlly finden Sie auf der Preisseite, ohne Gebühren pro Rechnung.

ERP auswählen: 8 Fragen, die Sie stellen sollten

1. 1Spricht es Ihre Sprache und die Ihrer Kunden? Rechnungen und Angebote sollten in der Sprache verschickt werden, die der Kunde liest.
2. 2Kennt es die MwSt.-Sätze, die Währung und die Rechnungsregeln Ihres Landes? Siehe unseren Leitfaden zur Umsatzsteuer in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
3. 3Können Sie mit wenigen Modulen starten und später weitere zuschalten, ohne erneut migrieren zu müssen?
4. 4Gibt es eine echte mobile App für Freigaben, Ausgaben und den schnellen Blick auf die Umsätze unterwegs?
5. 5Können Sie Ihre bestehenden Daten importieren (Kunden, Produkte, Eröffnungssalden), etwa aus Excel oder CSV?
6. 6Wie werden Berechtigungen geregelt? Ein Vertriebsmitarbeiter sollte keine Gehälter sehen.
7. 7Bekommt Ihr Steuerberater Zugriff, ohne dass Sie jeden Monat Dateien exportieren müssen?
8. 8Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen? Sie sollten sie exportieren können.

Umsteigen, ohne den Betrieb anzuhalten

Der Wechsel zu einem ERP muss kein Großprojekt sein, bei dem alles auf einmal umgestellt wird. Ein einfacher Plan, der für die meisten kleinen Teams funktioniert:

1. 1Wählen Sie einen Starttermin, idealerweise den ersten Tag eines Monats oder Quartals.
2. 2Importieren Sie Kunden, Lieferanten und Produkte aus Ihren bisherigen Dateien.
3. 3Erfassen Sie die Eröffnungssalden: offene Rechnungen, Lagermengen und Bankguthaben.
4. 4Stellen Sie ab dem Starttermin alle neuen Rechnungen im neuen System aus.
5. 5Behalten Sie die alten Dateien schreibgeschützt als Referenz und schließen Sie den ersten Monat gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ab.

Unser Migrationsleitfaden erklärt jeden Schritt und was Sie vorbereiten sollten.

Wo Clientlly ins Spiel kommt

Clientlly ist ein ERP für kleine und mittlere Unternehmen. Rechnungen, Ausgaben, Lager, Buchhaltung, Personal, Anwesenheit, Fuhrpark und Berichte teilen sich eine Datenbank, in acht Sprachen und mit lokalen MwSt.-Sätzen und Währungen. Sie können Clientlly 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.