¿Qué es un ERP? Guía sencilla para pequeñas empresas

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales) es un software que guarda los registros principales de una empresa (clientes, ventas, facturas, compras, stock, contabilidad y personal) en una única base de datos compartida. Todos los equipos trabajan con las mismas cifras, así que una factura que usted envía actualiza a la vez los ingresos, el stock y la contabilidad.

El nombre suena a algo reservado a fábricas y bancos. En la práctica, cualquier negocio que emite facturas, compra a proveedores y paga a su personal ya está haciendo «planificación de recursos». La única pregunta es si lo hace en un solo sistema o en diez hojas de cálculo.

Qué significa ERP en palabras sencillas

Piense en una pequeña empresa que vende e instala equipos de aire acondicionado. En una sola semana:

• envía un presupuesto a un cliente, que lo acepta
• pide los equipos a un proveedor y los recibe en el almacén
• envía a un técnico en una furgoneta de la empresa para instalarlos
• emite la factura y cobra
• paga el sueldo del técnico a final de mes

Sin un ERP, cada paso vive en un sitio distinto: los presupuestos en Word, el stock en Excel, el kilometraje de la furgoneta en una libreta, las facturas en una app de facturación y los sueldos en manos del contable. Alguien tiene que copiar cifras de un lugar a otro, y los errores se cuelan.

Con un ERP, el presupuesto aceptado se convierte en la factura, la factura descuenta los equipos del stock, el pago se concilia con la factura y el contable lo ve todo sin pedir archivos.

Qué hace un sistema ERP

Un ERP es un conjunto de módulos que comparten los mismos datos. La mayoría de las pequeñas empresas usa algunos de estos:

Puede ver la lista completa de lo que cubre Clientlly en la página de funcionalidades.

ERP frente a apps separadas

Muchas pequeñas empresas empiezan con una app para cada tarea: una app de facturación, una hoja de cálculo para el stock, un servicio de nóminas aparte. Funciona hasta que el negocio crece. Así se comparan ambos enfoques:

Señales de que su negocio necesita un ERP

No necesita un ERP por haber alcanzado cierto tamaño. Lo necesita cuando el trabajo manual empieza a costar más que el software. Señales típicas:

1. 1Escribe el mismo cliente, producto o precio en más de una herramienta.
2. 2Responder a «¿quién nos debe dinero?» lleva más de unos minutos.
3. 3El stock del sistema no coincide con lo que hay en la estantería.
4. 4El cierre de mes con su contable lleva días reuniendo archivos.
5. 5Solo una persona sabe cómo funcionan las hojas de cálculo.
6. 6No puede ver las ventas ni la caja cuando está fuera de la oficina.
7. 7Contrata a más gente, y las ausencias, la asistencia y las nóminas se convierten en otro quebradero de cabeza.

Si se reconoce en tres o más, su negocio ya se ha quedado grande para las hojas de cálculo. Nuestro artículo sobre Excel frente a un software de gestión analiza cada señal en detalle.

Cuánto cuesta un ERP para una pequeña empresa

Hay dos mundos muy distintos:

• El ERP tradicional lo instalan consultores en grandes empresas. Los proyectos duran meses y la implantación suele costar más que las licencias.
• El ERP en la nube para pequeñas empresas se paga con una suscripción mensual, funciona en el navegador y en el móvil, y lo configura la propia empresa en días.

Al comparar precios, mire el conjunto: la suscripción, cuántos usuarios incluye, si módulos como inventario o nóminas cuestan aparte y cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha. Los planes de Clientlly están en la página de precios, sin comisiones por factura.

Cómo elegir un ERP: 8 preguntas que debe hacerse

1. 1¿Habla su idioma y el de sus clientes? Las facturas y los presupuestos deben salir en el idioma que lee el cliente.
2. 2¿Conoce los tipos de IVA, la moneda y las normas de facturación de su país? Consulte nuestra guía del IVA en España, con los tipos, el modelo 303 y las fechas de la factura electrónica y Verifactu.
3. 3¿Puede empezar con unos pocos módulos y activar otros más adelante sin volver a migrar?
4. 4¿Tiene una app móvil de verdad para aprobaciones, gastos y consultar las ventas sobre la marcha?
5. 5¿Puede importar sus datos actuales (clientes, productos, saldos iniciales) desde Excel o CSV?
6. 6¿Cómo se gestionan los permisos? Un comercial no debería ver las nóminas.
7. 7¿Puede acceder su contable sin que usted tenga que exportar archivos cada mes?
8. 8¿Qué pasa con sus datos si se va? Debería poder exportarlos.

Cómo cambiar sin detener el negocio

Pasar a un ERP no tiene por qué ser un proyecto de todo o nada. Un plan sencillo que funciona para la mayoría de los equipos pequeños:

1. 1Elija una fecha de inicio, idealmente el primer día de un mes o de un trimestre.
2. 2Importe clientes, proveedores y productos desde sus archivos actuales.
3. 3Introduzca los saldos iniciales: facturas pendientes de cobro, cantidades en stock y saldos bancarios.
4. 4Emita todas las facturas nuevas desde el nuevo sistema a partir de la fecha de inicio.
5. 5Conserve los archivos antiguos en solo lectura como referencia y cierre el primer mes junto con su contable.

Nuestra guía de migración explica cada paso y qué debe preparar.

Dónde encaja Clientlly

Clientlly es un ERP creado para pequeñas y medianas empresas. Facturación, gastos, inventario, contabilidad, RR. HH., asistencia, flota e informes comparten una única base de datos, en ocho idiomas y con los tipos de IVA y las monedas de cada país. Puede probarlo gratis durante 14 días sin tarjeta de crédito.