Qu'est-ce qu'un ERP ? Guide simple pour les petites entreprises

Un ERP (enterprise resource planning, en français PGI ou progiciel de gestion intégré) est un logiciel qui conserve les données essentielles d'une entreprise (clients, ventes, factures, achats, stock, comptabilité et personnel) dans une seule base de données partagée. Toutes les équipes travaillent sur les mêmes chiffres : une facture envoyée met à jour en même temps le chiffre d'affaires, le stock et la comptabilité.

Le terme évoque un outil réservé aux usines et aux banques. En réalité, toute entreprise qui envoie des factures, achète à des fournisseurs et paie des salariés fait déjà de la « planification des ressources ». La seule question est de savoir si cela se passe dans un seul système ou dans dix tableurs.

L'ERP expliqué simplement

Prenons une petite entreprise qui vend et installe des climatiseurs. En une semaine, elle :

• envoie un devis à un client, qui l'accepte
• commande des appareils à un fournisseur et les réceptionne en entrepôt
• envoie un technicien avec un utilitaire de l'entreprise pour les installer
• émet la facture et se fait payer
• verse le salaire du technicien à la fin du mois

Sans ERP, chaque étape vit à un endroit différent : les devis dans Word, le stock dans Excel, le kilométrage de l'utilitaire dans un carnet, les factures dans une application de facturation et les salaires chez l'expert-comptable. Quelqu'un doit recopier les chiffres d'un outil à l'autre, et les erreurs s'installent.

Avec un ERP, le devis accepté devient la facture, la facture sort les appareils du stock, le paiement est rapproché de la facture, et l'expert-comptable voit tout sans avoir à réclamer de fichiers.

Ce que fait un logiciel ERP

Un ERP est un ensemble de modules qui partagent les mêmes données. La plupart des petites entreprises en utilisent une partie :

Vous trouverez la liste complète de ce que couvre Clientlly sur la page des fonctionnalités.

ERP ou applications séparées ?

Beaucoup de petites entreprises commencent avec une application par tâche : une application de facturation, un tableur pour le stock, un service de paie à part. Cela fonctionne jusqu'à ce que l'entreprise grandisse. Voici comment les deux approches se comparent :

Les signes que votre entreprise a besoin d'un ERP

Ce n'est pas une certaine taille qui rend un ERP nécessaire. Il le devient quand le travail manuel commence à coûter plus cher que le logiciel. Les signes typiques :

1. 1Vous saisissez le même client, produit ou prix dans plusieurs outils.
2. 2Répondre à « qui nous doit de l'argent ? » prend plus de quelques minutes.
3. 3Le stock dans le système ne correspond pas à ce qu'il y a en rayon.
4. 4La clôture mensuelle avec votre expert-comptable demande des jours de collecte de fichiers.
5. 5Une seule personne sait comment fonctionnent les tableurs.
6. 6Vous ne voyez ni les ventes ni la trésorerie quand vous n'êtes pas au bureau.
7. 7Vous embauchez, et les congés, la présence et la paie deviennent un casse-tête à part.

Si au moins trois de ces situations vous parlent, vous avez dépassé le stade des tableurs. Notre article Excel ou logiciel de gestion passe chaque signe en revue en détail.

Combien coûte un ERP pour une petite entreprise ?

Il existe deux mondes très différents :

• L'ERP traditionnel est installé par des consultants pour les grandes entreprises. Les projets durent des mois, et la mise en œuvre coûte souvent plus cher que les licences.
• L'ERP cloud pour petites entreprises se paie sous forme d'abonnement mensuel, fonctionne dans le navigateur et sur téléphone, et est mis en place par l'entreprise elle-même en quelques jours.

Pour comparer les prix, regardez l'ensemble : l'abonnement, le nombre d'utilisateurs inclus, le fait que des modules comme le stock ou la paie soient facturés en plus ou non, et le temps nécessaire à la mise en place. Les offres de Clientlly sont présentées sur la page des tarifs, sans frais par facture.

Comment choisir un ERP : 8 questions à poser

1. 1Parle-t-il votre langue et celle de vos clients ? Les factures et les devis doivent partir dans la langue que lit le client.
2. 2Connaît-il les taux de TVA, la devise et les règles de facturation de votre pays ? Consultez notre guide de la TVA en France, en Belgique, en Suisse et au Luxembourg.
3. 3Pouvez-vous commencer avec quelques modules et en activer d'autres plus tard sans nouvelle migration ?
4. 4Existe-t-il une vraie application mobile pour les validations, les dépenses et le suivi des ventes en déplacement ?
5. 5Pouvez-vous importer vos données existantes (clients, produits, soldes d'ouverture) depuis Excel ou un fichier CSV ?
6. 6Comment les droits d'accès sont-ils gérés ? Un commercial ne doit pas voir la paie.
7. 7Votre expert-comptable peut-il avoir un accès sans que vous exportiez des fichiers chaque mois ?
8. 8Que deviennent vos données si vous partez ? Vous devez pouvoir les exporter.

Comment changer d'outil sans arrêter l'activité

Passer à un ERP n'a pas besoin d'être un projet « big bang ». Un plan simple qui fonctionne pour la plupart des petites équipes :

1. 1Choisissez une date de démarrage, idéalement le premier jour d'un mois ou d'un trimestre.
2. 2Importez clients, fournisseurs et produits depuis vos fichiers actuels.
3. 3Saisissez les soldes d'ouverture : factures impayées, quantités en stock et soldes bancaires.
4. 4Émettez toutes les nouvelles factures depuis le nouveau système à partir de la date de démarrage.
5. 5Conservez les anciens fichiers en lecture seule pour référence, et clôturez le premier mois avec votre expert-comptable.

Notre guide de migration détaille chaque étape et ce qu'il faut préparer.

La place de Clientlly

Clientlly est un ERP conçu pour les petites et moyennes entreprises. Facturation, dépenses, stock, comptabilité, RH, présence, flotte et rapports partagent une seule base de données, en huit langues et avec les taux de TVA et les devises locales. Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire.