Çfarë është ERP? Udhëzues i thjeshtë për bizneset e vogla

ERP (Enterprise Resource Planning, planifikimi i burimeve të ndërmarrjes) është softuer që i mban të dhënat kryesore të një kompanie (klientët, shitjet, faturat, blerjet, stokun, kontabilitetin dhe stafin) në një bazë të përbashkët të dhënash. Çdo ekip punon me të njëjtat shifra, kështu që fatura që dërgoni përditëson njëkohësisht të ardhurat, stokun dhe librat kontabël.

Emri tingëllon si diçka që e përdorin vetëm fabrikat dhe bankat. Në praktikë, çdo biznes që lëshon fatura, blen nga furnitorët dhe paguan njerëz, tashmë bën „planifikim të burimeve“. Pyetja e vetme është nëse kjo ndodh në një sistem të vetëm apo në dhjetë tabela Excel.

Çfarë do të thotë ERP me fjalë të thjeshta

Merrni si shembull një kompani të vogël që shet dhe instalon kondicionerë. Brenda një jave ajo:

• i dërgon një ofertë një klienti, i cili e pranon
• porosit njësi nga një furnitor dhe i pranon në magazinë
• dërgon një teknik me furgonin e kompanisë për t'i instaluar
• lëshon faturën dhe arkëton pagesën
• i paguan pagën teknikut në fund të muajit

Pa ERP, çdo hap ndodhet në një vend tjetër: ofertat në Word, stoku në Excel, kilometrat e furgonit në një fletore, faturat në një aplikacion faturimi dhe pagat te kontabilisti. Dikush duhet t'i kopjojë shifrat nga një vend në tjetrin, dhe gabimet futen pa u vënë re.

Me ERP, oferta e pranuar bëhet faturë, fatura i zbret njësitë nga stoku, pagesa lidhet me faturën dhe kontabilisti i sheh të gjitha pa kërkuar skedarë.

Çfarë bën një sistem ERP

Një ERP është një grup modulesh që ndajnë të njëjtat të dhëna. Shumica e bizneseve të vogla përdorin disa prej tyre:

Listën e plotë të asaj që mbulon Clientlly e gjeni në faqen e veçorive.

ERP kundrejt aplikacioneve të veçanta

Shumë biznese të vogla fillojnë me një aplikacion për çdo punë: një aplikacion faturimi, një tabelë Excel për stokun, një shërbim të veçantë për pagat. Kjo funksionon derisa biznesi të rritet. Ja si krahasohen të dyja qasjet:

Shenjat që biznesi juaj ka nevojë për ERP

Nuk keni nevojë për ERP sepse keni arritur një madhësi të caktuar. Ju duhet kur puna manuale fillon t'ju kushtojë më shumë se softueri. Shenjat tipike:

1. 1E shkruani të njëjtin klient, produkt ose çmim në më shumë se një mjet.
2. 2Për t'iu përgjigjur pyetjes „kush na detyrohet para?“ ju duhen më shumë se disa minuta.
3. 3Stoku në sistem nuk përputhet me atë që është në raft.
4. 4Mbyllja e muajit me kontabilistin zgjat me ditë, sepse duhen mbledhur skedarët.
5. 5Vetëm një person e di si funksionojnë tabelat Excel.
6. 6Nuk i shihni dot shitjet ose gjendjen e parave kur jeni jashtë zyrës.
7. 7Punësoni më shumë njerëz dhe lejet, prezenca e pagat bëhen një dhimbje koke më vete.

Nëse tri ose më shumë prej tyre ju duken të njohura, i keni tejkaluar tabelat Excel. Artikulli ynë Excel apo softuer biznesi i shpjegon në detaje të gjitha këto shenja.

Sa i kushton një ERP një biznesi të vogël

Ekzistojnë dy botë shumë të ndryshme:

• ERP-ja tradicionale instalohet nga konsulentë për kompani të mëdha. Projektet zgjasin me muaj, dhe implementimi shpesh kushton më shumë se licencat.
• ERP-ja në cloud për biznese të vogla paguhet si abonim mujor, punon në shfletues dhe në telefon, dhe konfigurohet nga vetë biznesi brenda pak ditësh.

Kur krahasoni çmimet, shikoni pamjen e plotë: abonimin, sa përdorues përfshihen, nëse modulet si inventari ose pagat paguhen veçmas dhe sa kohë kërkon konfigurimi. Planet e Clientlly janë në faqen e çmimeve, pa tarifa për faturë.

Si të zgjidhni një ERP: 8 pyetje që duhet të bëni

1. 1A flet gjuhën tuaj dhe gjuhën e klientëve tuaj? Faturat dhe ofertat duhet të dalin në gjuhën që lexon klienti.
2. 2A i njeh normat e TVSH-së, monedhën dhe rregullat e faturimit të vendit tuaj? Shihni udhëzuesin tonë për TVSH-në në Kosovë, Shqipëri dhe Maqedoninë e Veriut.
3. 3A mund të filloni me disa module dhe të aktivizoni të tjera më vonë pa bërë sërish migrim?
4. 4A ka aplikacion të vërtetë mobil për miratime, shpenzime dhe kontrollin e shitjeve kudo që të jeni?
5. 5A mund t'i importoni të dhënat ekzistuese (klientët, produktet, gjendjet fillestare) nga Excel ose CSV?
6. 6Si menaxhohen të drejtat e qasjes? Një shitës nuk duhet t'i shohë pagat.
7. 7A mund të marrë qasje kontabilisti juaj pa pasur nevojë t'i eksportoni skedarët çdo muaj?
8. 8Çfarë ndodh me të dhënat tuaja nëse largoheni? Duhet të keni mundësi t'i eksportoni.

Si të kaloni pa e ndalur biznesin

Kalimi në ERP nuk duhet të jetë një projekt i madh që ndryshon gjithçka përnjëherë. Një plan i thjeshtë që funksionon për shumicën e ekipeve të vogla:

1. 1Zgjidhni një datë fillimi, mundësisht ditën e parë të një muaji ose tremujori.
2. 2Importoni klientët, furnitorët dhe produktet nga skedarët aktualë.
3. 3Futni gjendjet fillestare: faturat e papaguara, sasitë në stok dhe saldot bankare.
4. 4Lëshoni të gjitha faturat e reja nga sistemi i ri që nga data e fillimit.
5. 5Mbajini skedarët e vjetër vetëm për lexim, si referencë, dhe mbyllni muajin e parë së bashku me kontabilistin.

Udhëzuesi ynë i migrimit shpjegon çdo hap dhe çfarë duhet të përgatisni.

Ku hyn Clientlly

Clientlly është një ERP i ndërtuar për biznese të vogla dhe të mesme. Faturimi, shpenzimet, inventari, kontabiliteti, HR, prezenca, flota dhe raportet ndajnë një bazë të vetme të dhënash, në tetë gjuhë dhe me normat lokale të TVSH-së dhe monedhat përkatëse. Mund ta provoni falas për 14 ditë pa kartë krediti.