Cómo hacer un presupuesto: plantilla, ejemplo y qué incluir

Un presupuesto (también llamado oferta o cotización) es una oferta escrita para suministrar bienes o servicios definidos a un precio cerrado, válida hasta una fecha concreta. Todo presupuesto debe identificar a ambas partes, detallar cada línea con cantidad, precio unitario e impuesto, mostrar el total e indicar la validez, el pago, los plazos, las exclusiones y cómo aceptarlo.

Un presupuesto claro cumple dos funciones: facilita que el cliente diga que sí y le protege a usted si más adelante surge un desacuerdo. A continuación encontrará en qué se diferencia de una estimación y de una factura proforma, una lista de comprobación, un ejemplo con los cálculos revisados y un calendario de seguimiento.

Presupuesto, estimación, factura proforma y factura: diferencias

Estos cuatro documentos se confunden a menudo, pero cada uno cumple una función distinta:

Cuándo un presupuesto aceptado se convierte en contrato, y qué exige una proforma o un anticipo, depende de cada país, así que compruebe las normas con su asesor o con un abogado.

Qué debe incluir un presupuesto: la lista de comprobación

Use la misma estructura en todos sus presupuestos, tengan una línea o cuarenta:

1. 1Datos de su empresa: razón social, dirección, número de identificación fiscal o de registro cuando proceda, persona de contacto, teléfono y correo electrónico.
2. 2Datos del cliente: razón social, persona de contacto, dirección y, si es una empresa, su número de identificación fiscal.
3. 3Número y fecha del presupuesto: un número único permite que ambas partes hablen de la misma versión, sobre todo tras varios cambios.
4. 4Plazo de validez: una fecha de caducidad clara, como «válido hasta el 30 de septiembre de 2026», en lugar de un vago «30 días».
5. 5Una descripción clara por línea: qué suministra exactamente, con modelo, tamaño o alcance, para que nadie tenga que adivinar.
6. 6Cantidad y unidad: horas, unidades, metros cuadrados, días o licencias mensuales.
7. 7Precio unitario: el precio de una unidad sin impuestos.
8. 8Descuentos: en una línea o columna propia, para que el cliente vea lo que ahorra.
9. 9Impuestos por separado: la base imponible, el tipo y la cuota del impuesto, y después el total.
10. 10Total: el importe que pagará el cliente, con la moneda.
11. 11Condiciones de pago: el anticipo, cuándo vence el resto (por ejemplo, a 14 días de la factura) y cómo pagar.
12. 12Entrega o plazos: fecha de inicio, duración, fecha de entrega o hitos.
13. 13Qué no está incluido: trabajos o costes fuera del precio, como desplazamientos, permisos o rondas de cambios adicionales.
14. 14Condiciones generales: garantía, cancelación, cambios de alcance y cómo se cobran.
15. 15Cómo aceptarlo: firma y fecha en el presupuesto, o una confirmación por escrito por correo electrónico que cite el número del presupuesto.

Lo que un documento comercial debe incluir por ley varía de un país a otro. La lista anterior es una buena práctica; su asesor le dirá qué es obligatorio donde usted trabaja.

Ejemplo de presupuesto con líneas y totales

Este es un ejemplo de presupuesto de una empresa de servicios informáticos para la red de una oficina. Copie la estructura y sustituya las líneas por las suyas.

• De: el nombre de su empresa, dirección, número fiscal y persona de contacto
• Para: la razón social del cliente, persona de contacto, dirección y número fiscal
• Presupuesto: P-2026-041, con fecha 1 de septiembre de 2026, válido hasta el 30 de septiembre de 2026
• Asunto: instalación de la red de la oficina para 12 puestos de trabajo

• Condiciones de pago: anticipo del 30% al aceptar (663,48 €); el resto, 1.548,12 €, a 14 días de la factura final, por transferencia bancaria.
• Plazos: la instalación empieza en los 10 días laborables siguientes al anticipo y dura 2 días.
• No incluye: obras para el paso de cables, la conexión a internet ni trabajos fuera del horario de oficina.
• Aceptación: firme y feche este presupuesto, o confirme el presupuesto P-2026-041 por correo electrónico.

Compruebe los cálculos antes de enviarlo: 350 + 780 + 540 + 270 = 1.940; un descuento del 5% son 97, quedan 1.843; el impuesto al tipo de ejemplo del 20% suma 368,60, para un total de 2.211,60. Aplique el descuento antes del impuesto y use el tipo que corresponda a sus productos en su país.

Consejos de precio y presentación

• Empiece por el resultado. Abra con una o dos frases sobre lo que obtiene el cliente, por ejemplo «una red operativa para 12 puestos, instalada en dos días sin cerrar su oficina», y solo después enumere las líneas.
• Ofrezca opciones. Una versión básica, estándar y prémium permite al cliente elegir cuánto gastar en lugar de decidir entre sí y no. Marque la opción que recomienda y explique por qué.
• Indique sus supuestos. «El precio supone que los pasos de cable por el falso techo son accesibles» le protege cuando las condiciones en la obra son distintas y hace más fácil explicar un coste adicional.
• Mantenga una validez corta cuando los costes cambian. Si los precios de sus materiales o proveedores varían a menudo, 14 días protegen mejor su margen que 60.
• Fije el precio a partir de su margen objetivo. Parta del margen que necesita, no del coste más un porcentaje habitual: un recargo (markup) del 25% sobre el coste solo deja un margen del 20% sobre el precio de venta. Vea margen y markup.
• Hágalo fácil de leer. Limítese a una o dos páginas cuando pueda, use su logotipo y sus colores, palabras sencillas en lugar de códigos internos, y coloque el total donde va la vista.
• Envíelo rápido. Un presupuesto que llega cuando la conversación aún está reciente se acepta con más facilidad que uno que llega una semana después.

Cómo hacer seguimiento de un presupuesto

Un presupuesto sin respuesta a menudo no es un no: el cliente está ocupado, compara ofertas o espera la aprobación de otra persona. Un calendario sencillo mantiene la conversación viva sin resultar insistente:

1. 1Día 0, al enviarlo: pregunte quién más participa en la decisión y cuándo piensan decidir.
2. 2Día 2: una comprobación breve: «¿Le ha llegado el presupuesto? ¿Hay algo que no esté claro?»
3. 3Día 7: aporte algo útil: responda a una pregunta probable, ofrezca una llamada de 15 minutos o proponga una primera fase más pequeña si el problema es económico.
4. 4Unos días antes de que caduque: recuerde la fecha: «Los precios del presupuesto P-2026-041 son válidos hasta el 30 de septiembre. ¿Le reservo fechas para la instalación?»
5. 5Tras la caducidad: cierre el tema con cortesía, pregunte qué inclinó la decisión y ofrézcase a actualizar el presupuesto si la necesidad sigue ahí.

Mantenga cada mensaje breve, cite el número del presupuesto y termine con una pregunta clara. «Solo quería saber cómo va» no le da al cliente nada que responder; una pregunta concreta, sí.

Mida su tasa de aceptación

Tasa de aceptación = presupuestos aceptados ÷ presupuestos enviados × 100

Si el último trimestre envió 40 presupuestos y le aceptaron 14, su tasa de aceptación es 14 ÷ 40 × 100 = 35%. Mídala también por importe: si los 40 presupuestos sumaban 120.000 € y los aceptados 36.000 €, ha ganado el 30% del importe presupuestado. Compare la tasa por servicio, por comercial y por tamaño del presupuesto, y cuando baje, revise primero el precio, la rapidez y el seguimiento.

Del presupuesto aceptado a la factura y el cobro

Cuando el cliente dice que sí:

1. 1Registre la aceptación. Guarde el presupuesto firmado o el correo de confirmación y marque el presupuesto como aceptado, para que nadie presupueste dos veces el mismo trabajo.
2. 2Pida el anticipo. Si sus condiciones lo prevén, envíe una factura proforma por el anticipo, o una factura de anticipo cuando su país lo exija.
3. 3Entregue lo que presupuestó. Si cambia el alcance, confirme el cambio y su precio por escrito antes de hacer el trabajo adicional.
4. 4Facture a partir del presupuesto. Pase el cliente, las líneas y los precios del presupuesto aceptado a la factura, para que coincida con lo acordado, y descuente el anticipo ya pagado.
5. 5Cobre. Envíe la factura el mismo día en que termine el trabajo, con fecha de vencimiento y datos de pago. Vea cómo cobrar antes.

Errores frecuentes al hacer un presupuesto

1. 1Sin fecha de caducidad. Un presupuesto sin límite puede aceptarse meses después a precios que ya no puede mantener.
2. 2Descripciones vagas. «Trabajos en la web, 2.000 €» invita a discusiones; describa el alcance y el número de rondas de cambios.
3. 3El impuesto escondido en el total. Los clientes empresa necesitan ver por separado la base imponible, el impuesto y el total.
4. 4Errores de cálculo. Un total equivocado daña la confianza y es difícil de corregir una vez que el cliente lo ha aceptado.
5. 5Sin exclusiones. Todo lo que no excluya, el cliente lo dará por incluido.
6. 6Sin forma de aceptarlo. Sin espacio para la firma ni un claro «responda para confirmar», nadie sabe si hay acuerdo.
7. 7Enviar y olvidar. Sin un plan de seguimiento, los buenos presupuestos caducan sin respuesta.
8. 8Volver a teclear el presupuesto en la factura. Copiar a mano crea diferencias entre lo acordado y lo facturado.

Cómo le ayuda Clientlly

En Clientlly crea ofertas comerciales a partir de plantillas de ofertas reutilizables con la imagen de su organización, y la IA puede redactar la descripción de la oferta por usted. Cada oferta tiene una fecha de validez, se marca cuando se acerca su caducidad y puede enviarse al cliente por correo electrónico en PDF, con seguimiento de apertura. Usted marca las ofertas como aceptadas o rechazadas y convierte una oferta aceptada en un borrador de factura con el mismo cliente y las mismas líneas, junto a las facturas proforma, las facturas y las facturas rectificativas (notas de crédito). Vea el módulo de documentos y la facturación.