Requisitos de una factura en España: datos obligatorios (2026)

En España, lo que debe incluir una factura lo fija el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Su artículo 6 enumera los datos de la factura completa (u ordinaria) y su artículo 7, los de la factura simplificada. Si falta alguno, su cliente puede no poder deducirse el IVA, y muchas empresas no pagan una factura que su departamento de contabilidad devuelve.

Datos obligatorios de una factura (artículo 6 del RD 1619/2012)

Si una misma factura incluye operaciones a distintos tipos de IVA, operaciones exentas y no exentas, u operaciones con inversión del sujeto pasivo y sin ella, la base imponible de cada grupo se indica por separado.

Cuando la factura sale de un programa adaptado a Verifactu, lleva además un código QR y, si el programa envía los registros a la AEAT, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

La retención de IRPF en las facturas de profesionales

Si es usted profesional (por ejemplo, abogado, arquitecto o economista) y factura a una empresa o a otro profesional, su cliente le retiene una parte a cuenta de su IRPF, que se refleja en la factura: el 15% con carácter general, o el 7% el año en que empieza la actividad y los dos siguientes, si no ejerció ninguna actividad profesional el año anterior y así se lo comunica al cliente. Por ejemplo: 1.000 € de base + 210 € de IVA − 150 € de retención = 1.060 € a cobrar.

Datos opcionales que le ayudan a cobrar

La ley no los exige, pero los clientes pagan antes cuando aparecen en la factura:

• Una fecha de vencimiento concreta («Vence el 15 de noviembre de 2026»), no solo «30 días»
• Su IBAN, y el BIC para clientes extranjeros
• Un enlace de pago online, para que el cliente pague con tarjeta en un minuto
• El número de pedido del cliente, que muchas empresas exigen antes de aprobar el pago
• Una persona de contacto para dudas sobre la factura
• Las condiciones por retraso en el pago: entre empresas, la Ley 3/2004 ya le da derecho a intereses de demora y a 40 € por cada factura pagada tarde

Nuestra guía sobre cómo cobrar más rápido cubre el resto.

Numeración de facturas: series y correlatividad

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, para que la AEAT pueda comprobar que no falta ninguna factura. Las reglas básicas:

• Puede usar varias series cuando haya motivos, por ejemplo una por establecimiento o por tipo de operación (como 2026-A-0417), siempre sin saltos dentro de cada una.
• Las facturas rectificativas van obligatoriamente en una serie propia, igual que las que emite su cliente o un tercero en su nombre.
• Si en un mismo año emite facturas completas y simplificadas, cada tipo lleva su propia serie.
• Una factura emitida no se borra ni se reutiliza su número: se corrige con una rectificativa.
• Las facturas proforma y los presupuestos no son facturas y no usan su numeración.

Cuándo hay que emitir la factura

Por regla general, en el momento de la operación. Si el cliente es un empresario o profesional, puede emitirla hasta el día 15 del mes siguiente al devengo del IVA (el reglamento dice «antes del día 16»), y puede agrupar en una factura recapitulativa las operaciones de un mismo mes con el mismo cliente. Para no retrasar el cobro, la Ley 3/2004 añade que debe hacer llegar la factura al cliente antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio.

Cómo corregir una factura: la factura rectificativa

Lo que en otros países se llama nota de crédito o abono es, en España, una factura rectificativa (artículo 15 del RD 1619/2012). Es obligatoria cuando la factura original no cumple algún requisito, cuando el IVA se calculó mal o cuando cambia la base imponible, por ejemplo por una devolución, un descuento posterior o una operación que queda sin efecto. Para emitirla:

1. 1Use la serie de rectificativas, con su propio número correlativo.
2. 2Identifique la factura que rectifica (número y fecha) y qué datos cambian.
3. 3Indique los importes por diferencias (solo lo que cambia, en positivo o en negativo) o por sustitución (los importes correctos, señalando también la diferencia).
4. 4Hágalo en cuanto conozca el error, y como máximo en los cuatro años siguientes al devengo del IVA.
5. 5Envíela al cliente, para que su contabilidad coincida con la suya.

Si un cliente le devuelve mercancía y le vuelve a comprar, puede restar la devolución en la siguiente factura, siempre que todo vaya al mismo tipo de IVA.

Factura simplificada: hasta 400 € o 3.000 €

La factura simplificada, lo que muchos llaman ticket, sustituye a la completa en estos casos (artículo 4 del RD 1619/2012):

• cuando el importe no supera 400 €, IVA incluido, en cualquier actividad
• cuando no supera 3.000 €, IVA incluido, en ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas, hostelería y restauración, peluquerías e institutos de belleza, instalaciones deportivas, aparcamientos, tintorerías y lavanderías, autopistas de peaje y otros sectores que enumera el reglamento
• cuando se trata de una factura rectificativa

No se puede usar, por ejemplo, en las entregas intracomunitarias de bienes. Debe incluir número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, el tipo de bienes o servicios, el tipo de IVA (puede añadir «IVA incluido») y el importe total. Si su cliente es una empresa o un autónomo y lo pide, añada también su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado: sin esos datos no podrá deducirse el IVA.

Factura electrónica y Verifactu: las fechas en España

Con las administraciones públicas, la factura electrónica es obligatoria desde el 15 de enero de 2015 para las sociedades anónimas y limitadas y otras entidades (Ley 25/2013), a través del punto general de entrada de facturas que corresponda. Los autónomos pueden usarla, y las administraciones pueden eximir las facturas de hasta 5.000 €.

Entre empresas y profesionales, el Real Decreto 238/2026, que desarrolla la Ley 18/2022 «Crea y Crece», y la Orden HAC/1028/2026 fijan las fechas, contadas desde el 6 de octubre de 2026:

La factura es un archivo estructurado conforme a la norma europea EN 16931 (en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae) que se envía por una plataforma privada, con firma electrónica avanzada, o por la solución pública gratuita de la AEAT. Un PDF no basta. Quedan fuera las facturas simplificadas, salvo las que incluyen los datos del cliente empresario. El cliente debe comunicar si acepta o rechaza la factura y la fecha en que la paga, en un plazo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.

Verifactu es otra obligación: los programas de facturación deben garantizar que los registros de cada factura no se puedan alterar (Real Decreto 1007/2023). Según el calendario vigente, las sociedades deben estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027 y el resto antes del 1 de julio de 2027, pero el 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028. Al cierre de este artículo, ese cambio aún no se había publicado en el BOE. Quien lleva sus libros por el SII queda fuera de Verifactu.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Debe conservar las copias de las facturas emitidas y las facturas recibidas durante el plazo de prescripción de cuatro años de la Ley General Tributaria (artículo 19 del RD 1619/2012). El Código de Comercio exige además a los empresarios conservar la documentación del negocio seis años desde el último asiento de los libros. En la práctica, guárdelas al menos seis años, en papel o en formato electrónico, siempre que se garanticen su autenticidad, su integridad y su legibilidad durante todo ese tiempo.

Errores en las facturas que retrasan el cobro

1. 1Enviarla tarde. Cada día entre la entrega y la factura es un día más de espera, y la ley le da 15 días para hacerla llegar.
2. 2Un NIF del cliente erróneo o ausente, o una razón social que no coincide con su alta.
3. 3Una descripción vaga como «Servicios», sin periodo ni referencia.
4. 4Un plazo de pago que la ley no admite. Entre empresas no se puede pactar más de 60 días; ponga una fecha de vencimiento concreta.
5. 5Olvidar la retención de IRPF si es profesional y factura a una empresa, o aplicarla cuando no corresponde.
6. 6Enviarla a un buzón genérico en lugar de a la persona que aprueba los pagos.
7. 7Totales que no cuadran porque una parte redondeó el IVA por línea y la otra sobre el total.

Lista de comprobación antes de enviar

• Número correlativo en la serie correcta y fecha de expedición
• Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente, tal como figuran en su alta
• Cada línea con descripción clara, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos
• Tipo de IVA correcto (21%, 10% o 4%) y cuota desglosada por tipo
• Mención de exención, inversión del sujeto pasivo o criterio de caja, si procede
• Retención de IRPF, si es profesional y factura a una empresa
• Fecha de vencimiento (como máximo 60 días entre empresas), IBAN y enlace de pago
• Va dirigida a la persona que aprueba los pagos

Cómo lo resuelve Clientlly

Clientlly rellena por usted los datos obligatorios: numeración correlativa por serie, los tipos de IVA de España en cada factura, notas de crédito vinculadas a la factura original para rectificarla, el PDF en el idioma de su cliente y facturas en varias monedas. Cada factura lleva un enlace de pago con tarjeta, usted ve cuándo la abrió el cliente y, si no paga, los recordatorios salen solos 3, 14 y 30 días después del vencimiento. Las facturas periódicas se emiten como facturas recurrentes. Vea el módulo de facturación o nuestra guía del IVA en España.