Reconciliação bancária: guia passo a passo com um exemplo

A reconciliação bancária consiste em comparar o extrato do banco com os seus próprios registos da mesma conta bancária no mesmo período, explicar cada diferença e corrigir a contabilidade onde estiver errada. O objetivo é simples: depois de ajustar as diferenças de tempo e os registos em falta, o saldo bancário ajustado é igual ao saldo contabilístico ajustado.

Saldo bancário ajustado = saldo do extrato + depósitos em trânsito − pagamentos ainda não debitados ± erros do banco

Saldo contabilístico ajustado = saldo contabilístico + recebimentos e juros não registados − comissões, débitos diretos e devoluções não registados ± erros contabilísticos

Se os dois saldos ajustados forem iguais, a conta está reconciliada. Se não forem, há pelo menos um movimento por explicar.

Porque é que a reconciliação bancária é importante

O banco e a sua contabilidade registam o mesmo dinheiro, mas não no mesmo momento nem sempre da mesma forma. Reconciliar com regularidade permite detetar:

• Registos em falta ou duplicados: um pagamento a um fornecedor que ninguém registou, ou um recebimento de um cliente lançado duas vezes.
• Comissões bancárias e juros, que só aparecem no extrato.
• Pagamentos falhados ou devolvidos: uma fatura marcada como paga embora o dinheiro tenha voltado para o cliente.
• Fraudes e erros: pagamentos que não autorizou, dados bancários de um fornecedor alterados ou um erro do banco. Quanto mais cedo os detetar, maiores são as hipóteses de recuperar o dinheiro.
• Declarações e números de tesouraria errados: as declarações de IVA ou de impostos sobre vendas, os resultados e a sua previsão de tesouraria só são tão fiáveis como os registos em que se baseiam.

O seu contabilista ou auditor vai normalmente pedir-lhe as reconciliações bancárias. As obrigações de registo contabilístico variam de país para país, por isso confirme as que se aplicam à sua empresa com o seu contabilista.

Porque é que o saldo do banco difere da sua contabilidade

Cada diferença pertence a um destes três grupos:

• Diferenças de tempo: registou a operação, mas o banco ainda não a processou, ou o contrário.
• Movimentos que só o banco conhece até ler o extrato: comissões, juros, débitos diretos e devoluções.
• Erros, normalmente na sua contabilidade e de vez em quando no banco.

Estes são os itens de reconciliação que vai encontrar com mais frequência:

Uma regra simples: se o movimento já está na sua contabilidade e o banco vai registá-lo mais tarde, ajuste o lado do banco e não registe nada. Se o banco tem razão e o movimento falta na sua contabilidade, registe-o.

Como fazer uma reconciliação bancária passo a passo

1. 1Obtenha o extrato bancário do período, ou exporte os movimentos, juntamente com os seus registos da mesma conta (a conta bancária na contabilidade ou o seu livro de caixa) para as mesmas datas.
2. 2Confirme que os saldos iniciais coincidem. O saldo inicial do extrato deve ser igual ao saldo final reconciliado do período anterior. Se não for, corrija primeiro o período anterior.
3. 3Associe os recebimentos. Marque cada crédito do extrato contra um recebimento registado na contabilidade, pelo valor, pela data e pela referência.
4. 4Associe os pagamentos. Faça o mesmo com cada débito: pagamentos a fornecedores, salários, impostos e compras com cartão.
5. 5Registe os movimentos que só o banco conhece: comissões, juros, débitos diretos, transferências periódicas, liquidações de cartões e devoluções.
6. 6Liste as diferenças de tempo: pagamentos emitidos ainda não debitados e depósitos em trânsito. Não os registe outra vez, porque já estão na sua contabilidade.
7. 7Investigue o resto. O que continua por associar é um registo em falta, um duplicado, um valor errado ou um erro do banco. Corrija a contabilidade ou peça ao banco que corrija o erro.
8. 8Calcule os saldos ajustados com as fórmulas acima. Têm de coincidir ao cêntimo.
9. 9Reveja, aprove e bloqueie o período. O ideal é que a reconciliação seja revista por alguém que não faz os pagamentos. Guarde-a com o extrato e bloqueie o período, para que os lançamentos reconciliados já não possam ser alterados.

Exemplo de reconciliação bancária

O seu extrato de março termina em 12 450,00 €, mas a conta bancária na sua contabilidade mostra 11 483,30 €, uma diferença de 966,70 €. Ao seguir os passos, encontra três itens do lado do banco e cinco do lado contabilístico.

Os dois lados chegam a 10 820,00 €, por isso a conta está reconciliada. Como verificação, os itens do lado do banco somam −1630,00 € e os do lado contabilístico −663,30 €; a diferença entre eles, 966,70 €, é exatamente a diferença inicial.

Agora registe na contabilidade os cinco itens do lado contabilístico. Os três itens do lado do banco não precisam de lançamento: devem aparecer no extrato de abril, e nessa altura marca-os.

Com que frequência deve reconciliar?

Reconcilie cada conta bancária pelo menos uma vez por mês, antes do fecho: uma conta bancária reconciliada é um dos primeiros pontos de qualquer checklist de fecho do mês. As contas com muitos movimentos por dia são mais fáceis de reconciliar todas as semanas, ou mesmo todos os dias, porque cada ronda tem menos itens para associar e os problemas aparecem enquanto todos ainda se lembram dos pormenores.

Reconcilie todos os sítios onde está o dinheiro da empresa, e não só a conta principal:

• as contas poupança e todas as outras contas bancárias, cada uma separadamente
• os cartões de crédito da empresa, com o extrato do cartão
• os saldos em prestadores de pagamentos online, com os respetivos relatórios de transferências
• as caixas registadoras e o fundo de maneio: conte o numerário, compare-o com o livro de caixa e registe qualquer falta ou sobra com uma explicação

Dicas para associar movimentos mais depressa

• Coloque um número de referência em cada fatura e peça aos clientes que o indiquem quando pagam. Um recebimento com o número da fatura associa-se em segundos.
• Use uma conta bancária para cada finalidade, por exemplo uma para os recebimentos de clientes e outra para salários e impostos, e nunca misture pagamentos pessoais e da empresa.
• Importe os extratos em vez de os digitar. Um ficheiro CSV ou uma ligação bancária direta elimina os erros de digitação e poupa tempo.
• Defina regras de associação para os movimentos recorrentes, como comissões bancárias, renda, prestações de empréstimos e subscrições, para que sejam registados da mesma forma todos os meses.
• Trate bem os pagamentos parciais. Associe à fatura o valor recebido e deixe o resto em aberto, em vez de marcar a fatura toda como paga.
• Divida os pagamentos agrupados. Quando uma transferência paga várias faturas, distribua-a por todas as faturas que cobre. Se a referência não indicar quais são, peça ao cliente um aviso de pagamento.

Erros comuns

1. 1Forçar o saldo com um lançamento de ajuste sem explicação, em vez de encontrar a diferença.
2. 2Registar as diferenças de tempo na contabilidade, fazendo com que um pagamento ainda não debitado seja contado duas vezes.
3. 3Partir de um saldo inicial não reconciliado, que arrasta os erros do mês anterior para este.
4. 4Deixar itens antigos para sempre. Um pagamento que continua por debitar ao fim de várias semanas, ou um depósito que nunca chegou, tem de ser investigado.
5. 5Comparar só os totais. Dois erros podem anular-se, por isso associe os movimentos um a um.
6. 6Alterar um período já reconciliado sem voltar a reconciliá-lo.
7. 7Reconciliar só no fim do ano, quando encontrar uma única diferença pode demorar dias.

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly cria cada conta bancária e de caixa com o respetivo saldo inicial e depois traz os movimentos bancários por importação de CSV ou, com os bancos suportados, através de uma ligação bancária que os sincroniza. A associação bancária automática liga as linhas do extrato aos pagamentos registados, associa o resto manualmente, e o mapeamento de contas define as contas contabilísticas para onde vão os lançamentos de banco e caixa. Os pagamentos registados em faturas, incluindo um pagamento distribuído por várias faturas, e os pagamentos a fornecedores são lançados automaticamente no razão, enquanto os avisos de integridade de saldos assinalam os saldos de banco e caixa que deve verificar. Os períodos contabilísticos com checklists de fecho ajudam-no a aprovar e fechar o mês; veja o módulo de contabilidade.