Fecho de contas mensal: checklist, calendário e exemplos

O fecho de contas mensal é o conjunto de passos que deixam a contabilidade de um mês completa e correta. Regista todas as operações do mês, reconcilia o banco e as contas de balanço, lança ajustamentos como acréscimos de gastos, gastos a reconhecer e depreciações, revê o balancete e as demonstrações financeiras e, por fim, bloqueia o período.

Este guia dá-lhe a checklist em forma de tabela com responsáveis e dias, um calendário de cinco dias, os lançamentos dos três ajustamentos mais frequentes e os dois números que mostram se o seu fecho está a melhorar.

Porque é que o fecho mensal é importante

Um fecho mensal transforma a contabilidade em informação com a qual pode agir. Quando cada mês é bem fechado:

• A demonstração de resultados e o balanço mensais são fiáveis, por isso vê o resultado, as margens e a tesouraria reais, e não estimativas.
• As declarações fiscais são mais rápidas e seguras, porque os valores da declaração de IVA já batem certo com a contabilidade.
• O fecho do exercício traz menos surpresas. Doze fechos pequenos são mais fáceis do que uma grande limpeza depois de o ano terminar, e o seu contabilista ou auditor encontra menos correções.
• As decisões assentam em números reais. Preços, contratações, empréstimos e compras de stock dependem de saber quanto o mês passado rendeu e custou de facto.
• Os erros são detetados enquanto são recentes, quando a fatura, o recibo e a pessoa que fez o pagamento ainda são fáceis de encontrar.

As regras de prestação de contas e os prazos fiscais variam de país para país, por isso confirme com o seu contabilista que relatórios a sua empresa tem de entregar e quando.

A checklist de fecho de contas mensal

A checklist tem cinco fases: registar, reconciliar, ajustar, rever e fechar. Cada tarefa tem um responsável e um dia-alvo, contado em dias úteis após o fim do mês.

A reconciliação bancária é a peça que segura tudo o resto; para o método detalhado, leia o nosso guia de reconciliação bancária. O valor do stock a conferir depende do método de custeio, explicado em FIFO ou custo médio ponderado.

Calendário de fecho em cinco dias

Os dias são dias úteis após o fim do mês. Uma equipa pequena pode juntar dias; a ordem importa mais do que as datas exatas.

1. 1Dia 1: registar. Emitir as últimas faturas de venda, lançar faturas de compra e notas de crédito, recolher os recibos dos colaboradores e lançar os salários. Pedir até ao fim do dia as faturas de fornecedores em falta.
2. 2Dia 2: reconciliar. Reconciliar banco e caixa, clientes e fornecedores, e conferir a contagem de stock com a contabilidade. Resolver ou explicar cada movimento bancário por reconciliar.
3. 3Dia 3: ajustar. Lançar os acréscimos, o reconhecimento dos gastos a reconhecer, as depreciações, a revisão de imparidades e a atualização cambial. Conferir as contas de IVA quando todas as faturas estiverem lançadas.
4. 4Dia 4: rever. Tirar o balancete, comparar a demonstração de resultados e o balanço com o mês anterior e com o orçamento, e explicar cada desvio relevante. Corrigir os erros com lançamentos de correção.
5. 5Dia 5: fechar. Bloquear o período, exportar e arquivar os relatórios, enviar os números do mês à gerência e anotar os assuntos pendentes para o mês seguinte.

Acréscimos, gastos a reconhecer e depreciações: exemplos práticos

Os ajustamentos fazem com que o mês mostre os gastos e rendimentos que lhe pertencem, seja qual for a data da fatura ou do pagamento. Estes três aparecem em quase todos os fechos. Os valores são sem IVA.

Acréscimo de gastos: a fatura da eletricidade que ainda não chegou

A eletricidade consumida em outubro é faturada pelo fornecedor a meio de novembro. Com base na leitura do contador e nas faturas anteriores, estima-a em 480,00 €. A 31 de outubro regista o gasto e uma dívida, e a 1 de novembro reverte o lançamento:

Quando chega a fatura de 492,00 €, lança-a como habitualmente: débito eletricidade, crédito fornecedores. Outubro mostra o custo de outubro, e novembro fica apenas com a diferença de 12,00 € entre a estimativa e a fatura, além da sua própria eletricidade.

Gasto a reconhecer: um seguro pago por 12 meses

A 1 de outubro paga 3000,00 € por uma apólice de seguro de 12 meses. O pagamento não é um gasto de outubro: é um ativo (gastos a reconhecer) que reconhece à razão de 3000,00 € ÷ 12 = 250,00 € por mês.

Depois de outubro, o saldo de gastos a reconhecer é de 2750,00 €, ao fim de seis meses de 1500,00 € e ao fim de doze meses de zero. Configure o reconhecimento como lançamento recorrente, para que ninguém tenha de se lembrar dele. Os rendimentos a reconhecer funcionam da mesma forma, em sentido inverso: um cliente que paga um ano de serviço adiantado gera-lhe uma dívida que se transforma em rendimento mês a mês.

Depreciação: uma carrinha de entregas, em linha reta

Uma carrinha custa 24 000,00 €. Prevê usá-la durante cinco anos e vendê-la no fim por 4800,00 €. A depreciação em linha reta reparte a diferença em partes iguais pela vida útil:

Depreciação mensal = (custo − valor residual) ÷ vida útil em meses = (24 000,00 € − 4800,00 €) ÷ 60 = 320,00 €

Ao fim de um ano, as depreciações acumuladas somam 3840,00 € e o valor líquido contabilístico da carrinha é de 24 000,00 € − 3840,00 € = 20 160,00 €. As vidas úteis e as regras fiscais de depreciação variam, por isso defina-as com o seu contabilista.

Quanto tempo deve demorar o fecho mensal?

Não existe uma norma única, mas para uma pequena ou média empresa com uma só sociedade e poucas contas bancárias, três a cinco dias úteis é um objetivo realista. Se o fecho demora mais de duas semanas, a causa está normalmente mais atrás no processo: documentos que chegam tarde, contas bancárias reconciliadas pela primeira vez no fim do mês ou ajustamentos calculados do zero todos os meses.

Acompanhe dois números todos os meses:

Exemplo: se o mês termina numa sexta-feira e o bloqueia na quinta-feira seguinte, o seu fecho demorou quatro dias úteis. Um fecho rápido seguido de muitos ajustamentos não é um bom fecho, por isso procure baixar os dois números em conjunto.

Como fechar o mês mais depressa

• Registe todos os dias, e não no fim do mês. Faturas, recibos e pagamentos registados no próprio dia deixam para o fecho apenas verificações e ajustamentos.
• Ligue ou importe os movimentos bancários e reconcilie-os todas as semanas, para que o dia 2 seja uma revisão e não uma busca.
• Use modelos-padrão para acréscimos, reconciliações e o relatório mensal, para que todos os meses tenham o mesmo aspeto e as diferenças saltem à vista.
• Crie lançamentos recorrentes para o reconhecimento dos gastos a reconhecer, as depreciações, a renda e outros valores fixos.
• Mantenha uma checklist escrita com responsáveis e dias, e assinale-a todos os meses, para que qualquer pessoa que substitua um colega a possa seguir.
• Combine um limiar de materialidade com o seu contabilista: uma estimativa pequena que não mudaria nenhuma decisão não deve atrasar o fecho.

Erros comuns no fecho mensal

1. 1Fechar sem reconciliação bancária. Se o saldo bancário na contabilidade não bate certo com o extrato, falta alguma coisa ou há algo registado em duplicado, e todos os relatórios construídos sobre ele estão errados.
2. 2Alterar períodos fechados. Mudar um mês depois de enviados os seus relatórios faz com que os números deixem de coincidir com o que foi declarado ou partilhado. Lance as correções no mês aberto, ou reabra o período formalmente com registo de quem alterou o quê e porquê.
3. 3Não haver periodização. Sem uma regra clara, as faturas deslizam de um mês para o outro e o resultado mensal sobe e desce sem razão de negócio.
4. 4Ignorar a conta transitória. Uma conta transitória é um lugar de passagem, não um destino. Salde-a todos os meses, porque um saldo que cresce esconde erros.
5. 5Saltar a revisão. Lançar todos os movimentos não é o mesmo que verificar o resultado. Compare com o mês anterior e com o orçamento antes de bloquear.
6. 6Esquecer as reversões. Um acréscimo que não é revertido quando chega a fatura real conta duas vezes o mesmo gasto.

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly, as faturas, os pagamentos e as despesas preenchem automaticamente o livro-razão, e a correspondência bancária automática e manual acelera a reconciliação. Os períodos contabilísticos incluem listas de verificação de encerramento e o encerramento de exercício, e os lançamentos contabilísticos têm controlos de rascunho, lançamento, reversão e eliminação. As execuções de depreciação lançam a depreciação mensal dos ativos fixos, e as taxas de câmbio com consulta histórica dão-lhe a taxa da data de fecho. O livro-razão geral, o balancete, a demonstração de resultados, o balanço, os livros de vendas e de compras e o registo de IVA ficam prontos para revisão, com exportações em PDF e Excel dos principais relatórios, e o Registador de Voo Financeiro mostra como foi produzido cada lançamento contabilístico gerado. Veja o módulo de contabilidade.