Previsão de tesouraria: plano a 13 semanas, modelo e exemplo

Uma previsão de tesouraria (ou mapa de tesouraria) estima, semana a semana, o dinheiro que entra e sai da sua empresa, para que veja o saldo mais baixo que se aproxima antes de lá chegar. Para cada semana, saldo final = saldo inicial + recebimentos previstos − pagamentos previstos, e esse saldo final é o saldo inicial da semana seguinte.

Este guia mostra como construir, em seis passos, uma previsão contínua a 13 semanas, com um exemplo prático, um cenário prudente e as medidas a tomar quando os números mostram uma falha de tesouraria.

Porquê prever a tesouraria a 13 semanas?

Treze semanas são um trimestre (52 ÷ 4), visto semana a semana. É um horizonte suficientemente longo para ver um problema a chegar e suficientemente curto para se basear em factos que já conhece: faturas em aberto, faturas de fornecedores, salários, renda, prestações de empréstimos e datas de impostos.

O detalhe semanal é importante porque os problemas de tesouraria são problemas de calendário. Um mês pode parecer equilibrado no total, enquanto a semana em que coincidem salários, renda e um pagamento de impostos fica negativa. A previsão é também contínua (rolling): todas as semanas retira a semana que passou e acrescenta uma nova no fim, para ver sempre um trimestre completo à frente.

Uma previsão a 12 meses responde a outra pergunta. Funciona por meses, assenta em pressupostos sobre vendas e custos e ajuda a planear contratações, investimentos, financiamento e variações sazonais. A maioria das empresas beneficia de ter as duas.

Como fazer uma previsão de tesouraria em seis passos

1. 1Comece pelo saldo real de hoje. Some o que está realmente hoje em cada conta bancária e em cada caixa da empresa, e não o que diz a contabilidade. Se os valores não coincidirem, faça primeiro a reconciliação bancária.
2. 2Registe os recebimentos na data em que os clientes pagam de facto, e não na data da fatura. Coloque cada fatura em aberto na semana em que espera o dinheiro, com base no comportamento de pagamento real desse cliente: se um cliente com prazo de 30 dias costuma pagar aos 45, preveja 45. Acrescente vendas novas apenas quando estiverem assinadas ou forem muito prováveis.
3. 3Registe cada pagamento na data de vencimento. Salários, contribuições sociais e retenções na fonte, renda, faturas de fornecedores, prestações de empréstimos, IVA, pagamentos por conta do imposto sobre o rendimento, seguros, subscrições e faturas anuais como licenças ou contratos de manutenção. As datas dos impostos e as regras dos pagamentos por conta variam de país para país, por isso confirme-as com o seu contabilista.
4. 4Calcule o fluxo líquido e o saldo final de cada semana. Fluxo líquido = recebimentos − pagamentos. Saldo final = saldo inicial + fluxo líquido, e passa a ser o saldo inicial da semana seguinte.
5. 5Defina um saldo mínimo de segurança. Escolha o saldo mais baixo que está disposto a aceitar, por exemplo os salários de um mês ou duas a quatro semanas de pagamentos fixos, e assinale cada semana que fique abaixo dele.
6. 6Atualize todas as semanas e compare o previsto com o real. Substitua a semana que passou pelos valores reais, acrescente uma nova semana no fim e anote porque é que os recebimentos ou os pagamentos foram diferentes. Com o tempo, verá que clientes e que custos estima mal.

Um modelo simples

Coloque as 13 semanas em colunas e estas linhas umas por baixo das outras. Para começar, basta uma folha de cálculo.

Exemplo prático: as primeiras seis semanas

Uma pequena empresa de serviços começa com 17 500 € no banco e define um saldo mínimo de segurança de 12 000 €, cerca dos salários de um mês. O seu maior cliente deve pagar 10 400 € na semana 2.

• A semana 3 inclui os salários (12 600 €), a renda (2 800 €) e fornecedores (2 500 €).
• A semana 4 inclui um pagamento de IVA (6 400 €), fornecedores (3 900 €) e uma prestação de empréstimo (1 300 €).
• A semana 6 inclui o prémio anual do seguro (3 100 €) e fornecedores (4 800 €).

A conta nunca fica negativa, mas na semana 4 desce 2 400 € abaixo do saldo mínimo, algo que uma visão mês a mês esconderia. Neste cenário base, basta um telefonema: peça ao fornecedor cujo pagamento vence na semana 4 que aceite os 3 900 € uma semana mais tarde. A semana 4 fecha então com 13 500 € e a semana 5 continua a terminar com 16 500 €.

Cenário: e se o maior cliente pagar com três semanas de atraso?

Uma previsão é mais útil com uma versão prudente ao lado do cenário base. Aqui, os 10 400 € do maior cliente chegam na semana 5 em vez da semana 2.

No cenário prudente, depois dos salários da semana 3 restariam apenas 5 900 €, e na semana 4 a conta ficaria a descoberto. Adiar o pagamento ao fornecedor já não chega (a semana 4 fecharia com 3 100 €), por isso também lembraria o cliente do pagamento antes do vencimento, pedir-lhe-ia um pagamento parcial e negociaria já uma linha de crédito, enquanto os números ainda parecem saudáveis.

O que fazer quando a previsão mostra uma falha de tesouraria

Quanto mais cedo vir a falha, mais opções tem. Comece pelas medidas que não custam nada:

• Cobre as faturas vencidas. Contacte cada cliente que ultrapassou o vencimento, começando pelos valores mais altos, e envie lembretes automáticos para que nada fique esquecido. O nosso guia sobre como receber mais depressa explica prazos de pagamento, lembretes e modelos de email.
• Peça adiantamentos ou pagamentos por fases em encomendas grandes e projetos longos, para que o dinheiro entre antes de pagar materiais e mão de obra.
• Negocie prazos com os fornecedores. Peça para adiar um pagamento uma ou duas semanas, ou prazos mais longos na próxima encomenda. Peça antes do vencimento, não depois.
• Adie compras e investimentos que possam esperar, como equipamento novo ou stock que não vai vender nas próximas semanas.
• Negocie cedo uma linha de crédito. Os bancos são mais recetivos quando os seus números parecem saudáveis, por isso acorde um descoberto autorizado ou uma linha de crédito meses antes de precisar dela.

Fluxo de caixa vs. lucro

O lucro diz-lhe se a empresa ganha dinheiro num período. O fluxo de caixa diz-lhe se há dinheiro no banco no dia em que uma fatura vence. Uma empresa lucrativa pode ficar sem liquidez, por exemplo quando fatura 20 000 € em março a 60 dias mas paga ao pessoal e aos fornecedores em março e abril.

Indicadores de tesouraria: DSO, DPO e autonomia

Três rácios mostram se a sua tesouraria tende a melhorar ou a piorar:

No exemplo, os clientes pagam em média aos 35 dias, enquanto os fornecedores são pagos aos 30, ou seja, a empresa espera cerca de cinco dias mais pelo seu dinheiro do que os fornecedores esperam pelo deles. Cada dia a menos no DSO faz o dinheiro entrar mais cedo: com 108 000 € de vendas a crédito por trimestre, um dia vale 1 200 € (108 000 ÷ 90). Algumas empresas calculam o DPO com o custo das vendas em vez das compras; escolha um método e use sempre o mesmo.

A autonomia de tesouraria importa quando sai mais dinheiro do que entra, por exemplo na época baixa ou enquanto uma empresa nova cresce. Indica-lhe quantos meses tem para mudar alguma coisa antes de o dinheiro acabar.

Erros comuns

1. 1Usar as datas das faturas em vez das datas de pagamento. Uma fatura emitida no dia 1 a 30 dias não é dinheiro no dia 1, e muitas vezes também não o é no dia 31.
2. 2Esquecer os impostos e as faturas anuais. O IVA, os pagamentos por conta do imposto sobre o rendimento, os prémios de seguro e as licenças anuais são valores elevados e fáceis de esquecer, porque não chegam todos os meses.
3. 3Nunca atualizar a previsão. Uma previsão feita uma única vez fica desatualizada em poucas semanas. Atualize-a todas as semanas, no mesmo dia.
4. 4Misturar contas pessoais e da empresa. Despesas pessoais pagas pela conta da empresa, ou custos da empresa pagos com dinheiro pessoal, distorcem tanto o saldo inicial como o padrão de pagamentos.
5. 5Ignorar o calendário dos salários. Salários, contribuições sociais e retenções saem em datas fixas, muitas vezes na mesma semana da renda, e é essa semana que costuma definir o seu saldo mais baixo.

Como o Clientlly ajuda

O Clientlly reúne num só lugar os números de que a sua previsão parte. As faturas têm data de vencimento e um fluxo para as faturas vencidas, e os lembretes de pagamento automáticos são enviados 3, 14 e 30 dias após o vencimento. O registo de pagamentos, com filtros e relatórios, mostra o que os clientes pagaram e quando, enquanto os pagamentos a fornecedores e as despesas com aprovação, orçamentos e acompanhamento orçamental mostram o que sai. As contas bancárias e de caixa, os movimentos bancários, as ligações aos bancos suportados, a importação CSV, os pedidos de numerário e as transferências entre banco e caixa dão-lhe o saldo real de hoje, e os relatórios exportam-se para PDF e Excel para a sua previsão. Veja o módulo de pagamentos, despesas e tesouraria.