Controlo de assiduidade: métodos, regras e taxa de absentismo

O controlo de assiduidade dos colaboradores consiste em registar quando cada pessoa começa e termina o trabalho, faz pausas, faz horas extra ou falta, para calcular corretamente o salário, as horas extra e as férias. Numa pequena empresa, o método fiável mais simples é o registo digital face a um turno planeado, com saída automática e correções aprovadas.

Depois de registadas as horas, três números mostram como está a assiduidade: a taxa de absentismo, o peso das horas extra e o número de atrasos. Este guia compara os principais métodos de controlo, indica o que registar, explica a implementação passo a passo e mostra como calcular cada indicador.

Porque é que o controlo de assiduidade é importante

Os registos de assiduidade são a matéria-prima de várias decisões, e não apenas uma ferramenta de controlo:

• Salários certos. O pagamento à hora, as horas extra, o trabalho noturno ou ao fim de semana e as faltas não remuneradas partem todos das horas registadas. Se as horas estiverem erradas, o recibo de vencimento também estará.
• Horas extra sob controlo. Vê quem faz horas a mais, com que frequência e se alguém as aprovou, antes que se transformem em custo ou em cansaço.
• Regras sobre o tempo de trabalho. Muitos países limitam o horário diário e semanal, fixam pausas e descansos mínimos e obrigam o empregador a manter um registo das horas trabalhadas. Os limites e o prazo de conservação variam de país para país, por isso confirme a legislação laboral aplicável ou pergunte ao seu contabilista ou consultor laboral.
• Tratamento justo. As mesmas regras aplicam-se a todos, e quem fica até mais tarde vê esse tempo reconhecido.
• Planeamento de turnos. As horas reais de chegada, as faltas e as horas extra mostram onde falta pessoal e onde os turnos se sobrepõem.

As pequenas diferenças acumulam-se depressa. Imagine que as horas são anotadas de memória e que, em cada uma de 10 pessoas, há uma diferença de 10 minutos por dia. Em 20 dias úteis, são 10 × 10 × 20 = 2000 minutos, cerca de 33,3 horas. A 12,00 € por hora, todos os meses 400,00 € são pagos por tempo não trabalhado ou trabalhados sem ser pagos, o que dá 4800,00 € num ano.

Métodos de controlo de assiduidade comparados

O papel e as folhas de cálculo servem para poucas pessoas num só local, mas cada número tem de ser digitado de novo ou verificado antes do processamento salarial, e ninguém vê quem alterou uma célula. O guia Excel vs. software de gestão reúne os sinais de que uma folha de cálculo se tornou um entrave.

Para a maioria das pequenas empresas, o registo no telemóvel ou por código QR é o meio-termo prático: a hora é registada quando acontece, não há nada para digitar de novo e os dados já estão no sistema que calcula o mês. Se usar a localização, registe-a apenas na entrada e na saída, e não ao longo de todo o dia.

O que registar para cada colaborador

Um bom registo de assiduidade responde a seis perguntas em cada dia de trabalho:

Guarde o registo original quando algo muda. Uma correção que esconde o primeiro valor já não pode ser verificada mais tarde, nem por si, nem pelo colaborador, nem por uma inspeção do trabalho.

Como implementar o controlo de assiduidade numa pequena empresa

1. 1Defina os horários e os turnos. Anote cada turno: início, fim, duração da pausa e se a pausa é remunerada. Uma loja pode ter turnos das 8h00 às 16h00 e das 12h00 às 20h00, e um escritório um único horário das 9h00 às 17h00.
2. 2Carregue o calendário de feriados. Introduza os feriados e os dias de encerramento da empresa para o ano, para que não contem como faltas e o número de dias úteis previstos em cada mês esteja certo.
3. 3Atribua as escalas. Dê a cada colaborador a sua escala, incluindo horários a tempo parcial e turnos rotativos. A assiduidade é sempre medida face a este plano.
4. 4Defina as regras. Decida uma margem de tolerância (por exemplo, 5 minutos antes de uma entrada contar como atraso), o arredondamento (se arredondar, deve funcionar nos dois sentidos e não sempre a favor do empregador), quando começam as horas extra e se precisam de aprovação, e uma hora de saída automática para quem se esquece de registar a saída. Alguns países limitam o arredondamento ou exigem horas exatas, por isso confirme antes de o ativar.
5. 5Escolha como se faz o registo. Escolha um método principal por local: aplicação no telemóvel, código QR à entrada ou terminal. Teste-o durante uma semana com dois ou três colaboradores antes de o alargar a todos.
6. 6Decida quem vê o quê. Os colaboradores veem os seus próprios registos, os chefes de equipa veem a sua equipa, e os recursos humanos e o processamento salarial veem todos. Quanto menos pessoas tiverem acesso total, menos alterações acidentais e melhor proteção dos dados.
7. 7Acorde um processo de correção. O colaborador pede a correção com um motivo, o responsável aprova-a ou rejeita-a, e o sistema guarda as duas versões.
8. 8Feche o mês. No fim do mês, resolva as anomalias pendentes, peça aos responsáveis que aprovem as folhas de horas, bloqueie-as e passe as horas, as horas extra e as faltas para o processamento salarial. Faça disto um passo fixo do seu fecho de mês.

Indicadores de assiduidade e como calculá-los

Três números cobrem quase tudo o que uma pequena empresa precisa:

• Taxa de absentismo = dias de ausência ÷ dias úteis previstos × 100
• Peso das horas extra = horas extra ÷ horas normais trabalhadas × 100
• Número de atrasos = número de entradas depois do início do turno mais a margem de tolerância

Na taxa de absentismo, conte apenas as ausências não planeadas, como baixas médicas e faltas injustificadas. As férias aprovadas e os feriados normalmente não contam como ausências, e os dias de férias aprovadas também são retirados dos dias previstos. Seja qual for a definição escolhida, use sempre a mesma todos os meses, caso contrário a evolução não quer dizer nada.

Exemplo prático: uma equipa de cinco pessoas num mês com 21 dias de segunda a sexta-feira, um dos quais é feriado. Restam 20 dias úteis previstos de 8 horas, ou seja, 160 horas normais por pessoa sem ausências. Ninguém tirou férias neste mês.

Como se calculam os números da equipa:

• Taxa de absentismo: 6 dias de ausência ÷ 100 dias previstos (5 pessoas × 20 dias) × 100 = 6,0%
• Peso das horas extra: 40 horas extra ÷ 752 horas normais × 100 = 5,3%
• Número de atrasos: 0 + 1 + 3 + 0 + 2 = 6 entradas com atraso

Leia a tabela pessoa a pessoa, e não apenas o total. O colaborador D não tem ausências, mas tem 16 horas extra: é uma questão de carga de trabalho, não de disciplina. O colaborador C chegou atrasado três vezes e também fez 12 horas extra, o que pode indicar que o horário do turno não corresponde à forma como o trabalho é realmente feito. Compare cada mês com os anteriores antes de tirar conclusões: um mês mau não é uma tendência.

Correções, anomalias e confiança

Os erros nos registos de assiduidade são normais: alguém se esquece de registar a saída, o telemóvel fica sem bateria, outra pessoa regista a entrada no local errado. O que importa é a forma como são tratados.

Correções

• Nunca substitua uma hora sem deixar rasto. Guarde o valor original ao lado do valor corrigido.
• Exija um motivo curto, como «esqueci-me de registar a saída, saí às 17h10», e a aprovação do responsável do colaborador.
• Deixe que sejam os colaboradores a pedir as correções, em vez de pedirem a um colega que altere o ficheiro.

Anomalias a verificar todas as semanas

• Saídas por registar ou turnos fechados pela saída automática
• Entradas em dias sem turno previsto
• Dias invulgarmente longos ou sem pausa
• Horas extra que ninguém aprovou
• A mesma pessoa a corrigir as suas horas vezes sem conta

As verificações semanais encurtam o fecho do mês: dez dúvidas em aberto na primeira semana resolvem-se facilmente, cem no último dia não.

Confiança e transparência

O controlo de assiduidade funciona quando a equipa o vê como justo. Explique o que é registado e porquê, dê a cada colaborador acesso aos seus próprios registos e ao seu resumo mensal, e indique durante quanto tempo os dados são guardados. Os registos de assiduidade são dados pessoais: limite o acesso a quem precisa dele e não use a localização fora dos registos de entrada e saída.

Erros comuns

1. 1Registar as horas, mas não as pausas, pelo que não é possível separar o tempo remunerado do não remunerado.
2. 2Não ter um plano de turnos, o que torna impossível medir atrasos e horas extra.
3. 3Correções sem motivo nem aprovação, que o deixam sem forma de explicar um recibo de vencimento.
4. 4Deixar acumular saídas esquecidas até ao fim do mês, em vez de usar a saída automática e uma verificação semanal.
5. 5Arredondar sempre no mesmo sentido, o que é injusto e pode violar as regras locais.
6. 6Misturar férias planeadas com ausências imprevistas no cálculo da taxa de absentismo.
7. 7Recolher mais dados do que os necessários, como biometria ou localização contínua, sem uma finalidade clara nem base legal.
8. 8Processar salários com folhas de horas que ninguém aprovou.

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly, os colaboradores registam a entrada e a saída, incluindo por código QR, a aplicação móvel suporta assiduidade baseada na localização e a saída automática fecha os turnos que ficaram abertos. Define num só lugar os turnos, as escalas dos colaboradores, os intervalos de tempo de trabalho, o calendário de feriados e as regras de assiduidade, enquanto as correções de assiduidade e a monitorização de anomalias mantêm visíveis os registos invulgares. As folhas de horas dos colaboradores, os relatórios de entrada e saída, a monitorização de horas extra e os resumos mensais e por departamento saem dos mesmos dados, e o acesso baseado em funções separa quem vê apenas os seus próprios registos de quem vê todos. O módulo de recursos humanos acrescenta pedidos de férias com aprovações e um calendário de férias, bem como o processamento salarial e os recibos de vencimento. Veja o módulo de assiduidade e controlo de tempo.