Custo por km da frota: como calcular o custo de cada veículo

O custo por quilómetro de um veículo é o seu custo total num período dividido pelos quilómetros que percorreu nesse período. Inclui custos fixos (depreciação ou renting, financiamento, seguro, impostos) e variáveis (combustível ou eletricidade, manutenção, pneus, reparações). Uma carrinha que custa 12 600 € por ano e percorre 30 000 km fica a 0,42 € por km.

Custo por km = custos totais do veículo no período ÷ quilómetros percorridos no período

Sempre que possível, use um ano completo, para incluir o seguro anual, os pneus de estação e as reparações pontuais. O mesmo cálculo para toda a vida do veículo dá o seu custo total de propriedade (TCO) por km.

Custos fixos e variáveis de um veículo

Os custos fixos mantêm-se mais ou menos iguais, independentemente de quanto o veículo anda. Os custos variáveis aumentam a cada quilómetro. Ambos entram no custo por km.

As taxas de registo, os impostos sobre veículos e o tratamento fiscal das viaturas da empresa variam de país para país, por isso confirme as regras do seu país com o seu contabilista. Os salários dos condutores costumam ser contabilizados como custos com pessoal e não como custo do veículo.

A distinção importa porque o custo fixo por km desce quanto mais o veículo é usado. Uma carrinha parada no parque da empresa metade da semana paga na mesma todo o seguro e toda a depreciação.

Exemplo prático: uma carrinha de entregas durante um ano

Uma empresa comprou uma carrinha de entregas por 32 000 € a pronto e prevê vendê-la por 8 000 € ao fim de 5 anos. Este ano a carrinha percorreu 30 000 km e gastou 8,5 litros de gasóleo aos 100 km, a um preço médio de 1,60 € por litro.

Depreciação linear = (preço de compra − valor residual) ÷ anos = (32 000 € − 8 000 €) ÷ 5 = 4 800 € por ano

Custo de combustível = km × l/100 km ÷ 100 × preço por litro = 30 000 × 8,5 ÷ 100 × 1,60 € = 2 550 litros × 1,60 € = 4 080 €

Custo por km = 12 600 € ÷ 30 000 km = 0,42 €, dos quais 0,22 € são fixos (6 600 € ÷ 30 000) e 0,20 € variáveis (6 000 € ÷ 30 000).

Suponha agora que a mesma carrinha só percorre 20 000 km. Os custos fixos continuam em 6 600 €, ou seja, 0,33 € por km, os variáveis mantêm-se em cerca de 0,20 € por km, e o custo por km sobe para 0,53 €. Um veículo pouco usado sai caro por km, mesmo que não tenha qualquer problema.

A carrinha foi paga a pronto, por isso não há linha de financiamento; com empréstimo, some os juros do ano. Aqui a depreciação é a perda real de valor; a depreciação para efeitos fiscais pode seguir outras regras.

Fórmula do consumo de combustível

Consumo (l/100 km) = litros ÷ quilómetros × 100

O método mais fiável é o de depósito cheio a depósito cheio: ateste o depósito, anote o conta-quilómetros e, no abastecimento completo seguinte, divida os litros abastecidos pelos quilómetros percorridos desde então. Se a carrinha leva 68 litros ao fim de 800 km, o consumo é 68 ÷ 800 × 100 = 8,5 l/100 km. No ano inteiro, a mesma fórmula dá 2 550 ÷ 30 000 × 100 = 8,5 l/100 km.

Como comparar veículos e detetar desvios

O custo por km torna-se útil quando compara veículos que fazem um trabalho semelhante. Eis três carrinhas do mesmo modelo em rotas de entrega semelhantes:

O valor da frota é o custo total ÷ os quilómetros totais: 36 800 € ÷ 77 000 km ≈ 0,48 €. Não faça simplesmente a média dos três custos por km: dá cerca de 0,49 € e atribui a um veículo pouco usado o mesmo peso que a um muito usado.

A carrinha 3 custa por km cerca de um quarto mais do que a média da frota. Para perceber porquê, divida o seu custo nas mesmas rubricas do exemplo prático e compare cada rubrica por km com as outras carrinhas:

• O consumo é alto (10,4 contra 8,5–8,7 l/100 km): verifique a pressão dos pneus, o estilo de condução, o motor ao ralenti, o percurso e se cada talão de combustível pertence mesmo a esta carrinha.
• A manutenção ou as reparações são altas: um veículo mais antigo ou uma avaria que se repete; consulte o histórico de manutenção.
• Os quilómetros são poucos: os custos fixos repartem-se por menos km; verifique se a carrinha é mesmo precisa todos os dias.

Compare também cada veículo consigo próprio. Um custo por km que sobe trimestre após trimestre é um sinal precoce de problemas.

Veículos elétricos e a combustão

Num veículo elétrico, a eletricidade substitui o combustível:

Custo de energia por km = kWh/100 km × preço por kWh ÷ 100

Uma carrinha elétrica que gasta 22 kWh/100 km a 0,25 € por kWh custa 22 × 0,25 € ÷ 100 = 0,055 € por km em energia. A carrinha a gasóleo acima custa 8,5 × 1,60 € ÷ 100 = 0,136 € por km. A energia é só uma parte: os veículos elétricos costumam custar mais na compra, o que aumenta a depreciação ou a renda, enquanto a manutenção corrente tende a ser mais simples. Compare o custo total por km ao longo dos anos em que pensa manter o veículo, com o preço que paga de facto para carregar, que varia entre carregar nas suas instalações e em postos públicos. Os incentivos e impostos sobre veículos elétricos dependem de cada país.

Que dados precisa e como os recolher

O custo por km só é tão fiável como os registos que o sustentam. Para cada veículo precisa de:

• Talões de combustível ou registos de carregamento: data, veículo, litros ou kWh, preço e valor, com a leitura do conta-quilómetros em cada abastecimento.
• Leituras do conta-quilómetros: pelo menos no início e no fim de cada mês, para que os quilómetros sejam medidos e não estimados.
• Histórico de manutenção: cada revisão, reparação e troca de pneus, com data, quilómetros, oficina e custo.
• Registos de viagem ou telemetria: para onde foi o veículo, quantos quilómetros fez e quais foram de serviço e quais privados.
• Atribuições de condutores: quem tinha cada veículo e quando, para ligar consumos, multas e danos a uma pessoa.
• Documentos dos custos fixos: contrato de compra ou de renting, financiamento, apólices de seguro e registo, com as datas de renovação.

Associe cada despesa a um veículo: um talão de combustível ou uma fatura da oficina sem veículo não pode entrar no custo por km. Registe os documentos na hora, com uma fotografia ou digitalização, em vez de os juntar no fim do mês.

Como reduzir os custos da frota

1. 1Faça a manutenção a tempo. A manutenção preventiva custa menos do que avarias, reboques e dias de imobilização.
2. 2Verifique regularmente a pressão dos pneus. Pneus com pressão baixa aumentam o consumo e desgastam-se mais depressa.
3. 3Melhore a condução. Excesso de velocidade, travagens e acelerações bruscas e motor ao ralenti durante muito tempo gastam combustível e desgastam travões e pneus. Partilhe com cada condutor os seus números e acompanhe os que estão claramente acima da média.
4. 4Planeie as rotas. Menos quilómetros reduzem de uma vez todos os custos variáveis; agrupe viagens e evite as horas de ponta sempre que puder.
5. 5Ajuste o tamanho da frota. Um veículo usado dois dias por semana tem um custo fixo por km elevado. Partilhe veículos através de reservas, venda os que raramente usa e escolha o veículo mais pequeno que faz o trabalho.
6. 6Defina regras de uso privado. Decida se as viagens privadas são permitidas, registe-as e acorde quem paga. As regras fiscais sobre o uso privado de viaturas da empresa variam de país para país; confirme-as com o seu contabilista.
7. 7Controle os abastecimentos. Compare os litros comprados com a capacidade do depósito e os quilómetros percorridos, e investigue os abastecimentos que não batem certo.
8. 8Substitua os veículos cujo custo por km não para de subir, com a regra da secção seguinte.

Manter ou substituir: quando um veículo custa demasiado

Um veículo mais antigo perde menos valor por ano, mas as reparações, as imobilizações e o consumo tendem a aumentar. A regra simples:

Substitua um veículo quando o custo por km previsto para o próximo ano for superior ao custo por km previsto de um veículo de substituição para a mesma distância.

A carrinha 3 da tabela vai precisar de embraiagem e pneus novos no próximo ano, e estima o seu custo total em 14 300 € para 22 000 km, ou seja, 0,65 € por km. Uma carrinha nova como a carrinha 1 custaria 6 600 € de custos fixos mais cerca de 0,20 € × 22 000 km = 4 400 € de custos variáveis, ou seja, 11 000 € no total, ou 0,50 € por km. Manter a carrinha 3 custaria cerca de 3 300 € a mais no próximo ano, por isso substituí-la faz sentido.

Antes de decidir, tenha em conta por quanto venderia hoje o veículo antigo (para o ano valerá menos), o custo das imobilizações quando avaria e o efeito da compra ou do renting na sua tesouraria. Uma previsão de tesouraria mostra-lhe se consegue pagar o veículo novo sem aperto.

Erros comuns

1. 1Contar só o combustível. No exemplo acima, o combustível é apenas cerca de um terço do custo total.
2. 2Usar um período demasiado curto. Um mês pode incluir um prémio anual de seguro ou deixar de fora uma grande reparação; use um ano ou os últimos 12 meses.
3. 3Estimar os quilómetros. Sem leituras do conta-quilómetros, o custo por km é um palpite.
4. 4Fazer a média dos custos por km em vez de dividir o custo total pelos quilómetros totais.
5. 5Comparar veículos diferentes, como um pequeno citadino com uma carrinha grande, ou uma carrinha que faz longas viagens em autoestrada com outra de entregas na cidade.
6. 6Ignorar o valor de revenda. O veículo mais barato de comprar nem sempre é o mais barato por km, se perder valor depressa ou consumir mais.
7. 7Deixar custos por atribuir. Multas, danos e combustível que não estão ligados a um veículo e a um condutor desaparecem da análise.

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly cada veículo tem um perfil detalhado com os condutores e atribuições, reservas e disponibilidade, calendários e registos de manutenção, inspeções, incidentes e infrações. Os registos de combustível podem ser feitos digitalizando o talão de combustível, a análise de combustível permite-lhe comparar o consumo entre veículos e o painel de frota dá-lhe uma visão de toda a frota. A manutenção preditiva ajuda a planear as revisões, os registos de viagem mostram como cada veículo é usado, e os documentos legais, o seguro e a monitorização de validade mantêm as renovações à vista. Com dispositivos de telemetria ligados, tem ainda reprodução GPS de viagens, rastreamento em tempo real, geocercas, alertas e pontuações de condutores. Veja o módulo Frota e parque automóvel.