IVA y factura electrónica en Colombia 2026: guía práctica

En Colombia, el impuesto sobre las ventas (IVA) tiene una tarifa general del 19%, una tarifa del 5% para una lista de bienes y una tarifa del 0% para los bienes y servicios exentos, como las exportaciones. Lo administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que también opera uno de los sistemas de factura electrónica más completos de la región. Esta guía resume las reglas vigentes en octubre de 2026, con ejemplos en pesos. Muchos topes están en UVT (Unidad de Valor Tributario), que en 2026 vale $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025).

El IVA en Colombia de un vistazo

Tarifas del IVA: 19%, 5%, exentos y excluidos

• 19%, tarifa general (artículo 468 del Estatuto Tributario): todo lo que la ley no lleva a otra tarifa, incluida la mayoría de los servicios profesionales.
• 5% (artículo 468-1): una lista de bienes que, según PwC, incluye ciertos maíces y granos industriales, varios aceites vegetales, materias primas para alimento de animales, algunos equipos agrícolas y algunos vehículos eléctricos o híbridos.
• Exentos, al 0%: las exportaciones de bienes y servicios, la carne, los huevos frescos y los lácteos, entre otros. No cobra IVA, pero conserva el derecho a recuperar el IVA de sus compras.
• Excluidos: no causan IVA y el IVA que usted paga para venderlos no es descontable. PwC menciona entre ellos el transporte de carga, el transporte público de pasajeros, los intereses de operaciones de crédito y los servicios públicos.
• Restaurantes: la mayoría de los servicios de restaurante pagan el impuesto nacional al consumo del 8% (artículo 512-9) en lugar de IVA. Debe discriminarse en la factura e incluirse en la lista de precios.

La diferencia entre exento y excluido importa: con las ventas exentas puede recuperar el IVA de sus compras; con las excluidas, ese IVA se vuelve un mayor costo.

Quién debe registrarse: RUT, NIT y el tope de 3.500 UVT

Todo negocio se inscribe en el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN antes de iniciar su actividad (artículo 555-2). Su identificación tributaria es el NIT, con su dígito de verificación (DV).

Las personas jurídicas que realizan operaciones gravadas son responsables de IVA desde la primera venta. Las personas naturales comerciantes y artesanos minoristas, los pequeños agricultores y ganaderos y quienes prestan servicios pueden ser no responsables de IVA solo mientras cumplan todas estas condiciones (artículo 437, parágrafo 3):

1. 1ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT el año anterior y el año en curso ($183.309.000 en 2026)
2. 2un solo establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio
3. 3que en ese lugar no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía o un sistema similar
4. 4no ser usuario aduanero
5. 5no haber celebrado, ni el año anterior ni el actual, contratos gravados por un valor individual igual o superior a 3.500 UVT
6. 6consignaciones bancarias, depósitos o inversiones provenientes de actividades gravadas que no superen 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso

Si incumple una sola, debe inscribirse como responsable de IVA. El no responsable que le vende a un responsable debe registrar esa condición en el RUT y entregarle copia.

Declaración, plazos y reteIVA

El periodo del IVA depende de los ingresos brutos del año anterior (artículo 600):

La declaración se presenta y se paga en el mes siguiente al periodo, entre el día hábil 7 y el 16, según el último dígito del NIT sin el dígito de verificación: el 1 vence primero y el 0 de último. El Decreto 2229 de 2023 dejó fijo este calendario para 2024 y los años siguientes. Si en un periodo no tuvo operaciones gravadas ni impuestos descontables, no está obligado a declarar.

ReteIVA. Los agentes de retención, como las entidades públicas y los grandes contribuyentes, le descuentan una parte del IVA al pagarle y la consignan a la DIAN por usted. Salvo que aplique una tarifa especial, es el 15% del IVA (artículo 437-1). Usted la resta en su propia declaración, así que guarde los certificados de retención. La retención en la fuente a título de renta y la ReteICA del impuesto de industria y comercio municipal son aparte.

La factura electrónica: requisitos

El artículo 617 del Estatuto Tributario fija los requisitos básicos de la factura, y la Resolución DIAN 000165 de 2023 (artículo 11, hoy compilada en la Resolución Única 000227 de 2025) añade los de la factura electrónica de venta:

La factura solo se entiende expedida cuando la DIAN la valida y usted la entrega al adquirente, en el formato XML junto con el documento de validación de la DIAN dentro del contenedor electrónico.

Numeración

Cada prefijo necesita un rango de numeración autorizado por la DIAN a través de su servicio de numeración. Los números deben ser consecutivos dentro del rango.

Notas crédito y notas débito

Una factura validada no se borra ni se modifica. Se corrige con una nota crédito o una nota débito electrónica, que lleva su propia numeración consecutiva, el prefijo, el número, el CUFE y la fecha de la factura que corrige, y su propio código único (CUDE). Igual que las facturas, la DIAN las valida (Resolución 000165 de 2023, artículo 36).

Tiquete POS y demás documentos equivalentes

Los comercios que venden al consumidor final pueden expedir el documento equivalente electrónico tiquete POS en lugar de la factura, pero solo en ventas de hasta 5 UVT ($261.870 en 2026) sin incluir impuestos, y el cliente siempre puede exigir la factura (artículo 616-1). El tiquete POS no da derecho a impuestos descontables ni sirve como soporte de costos, así que los clientes empresariales le pedirán factura. El POS electrónico se volvió obligatorio entre mayo y julio de 2024, según el tipo de contribuyente.

Compras a quien no factura: el documento soporte

Cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar, por ejemplo una persona natural no responsable de IVA, usted genera el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a facturar para sustentar el costo. La nómina también es electrónica, con el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Conservación

Guarde las facturas, los libros y los soportes durante al menos cinco años, contados desde el 1 de enero del año siguiente al de su expedición o recibo (artículo 632).

Factura electrónica en Colombia: cómo funciona y qué viene

Colombia aplica la validación previa: su sistema envía cada factura, nota crédito y nota débito a la DIAN, que la valida antes de la entrega. Todos los obligados a facturar, incluidos los responsables de IVA, deben hacerlo de forma electrónica; la factura de talonario o de papel solo vale cuando usted tiene inconvenientes tecnológicos. Si la caída es de la plataforma de la DIAN, puede expedir sin validación previa y debe transmitir la factura dentro de las 48 horas siguientes a la solución del problema (artículo 616-1).

Otros puntos a tener en cuenta:

• Facturación gratuita DIAN. La DIAN ofrece un servicio gratuito de facturación, sin límite de cantidad de documentos, además de los proveedores tecnológicos comerciales.
• Acuses en ventas a crédito. Cuando vende a crédito, su cliente debe confirmar por mensaje electrónico el recibo de la factura y de los bienes o servicios; con esos mensajes la factura le sirve de soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
• RADIAN. Las facturas que circulan como título valor, por ejemplo en factoring, se registran en el RADIAN de la DIAN.
• Qué cambió. La DIAN compiló sus resoluciones tributarias, incluidas las de facturación de la Resolución 000165 de 2023, en la Resolución Única 000227 de 2025. En julio de 2026 la DIAN además reforzó la seguridad del catálogo de factura electrónica.
• Anunciado, no aprobado. Un proyecto de ley tributaria radicado en el Congreso el 20 de julio de 2026 propone, entre otras cosas, pasar los vehículos híbridos de la tarifa del 5% al 19% y nuevas medidas de IVA para los juegos de suerte y azar en línea. En la última revisión de PwC era solo un proyecto; confirme en qué va antes de tomarlo en cuenta.

Para expedir factura electrónica necesita una solución habilitada por la DIAN: el servicio gratuito de la DIAN o un proveedor tecnológico. Si su programa de facturación no lo es, necesita uno de ellos para el paso de la validación.

Ejemplo práctico en pesos

Usted tiene una pequeña agencia de mercadeo en Bogotá, responsable de IVA, y le factura a un cliente:

En un cuatrimestre factura $40.000.000 más $7.600.000 de IVA y compra servicios y equipos por $15.000.000 con $2.850.000 de IVA. Sus clientes le practicaron $570.000 de reteIVA. El IVA a pagar es $7.600.000 − $2.850.000 − $570.000 = $4.180.000.

Pagos atrasados entre empresas

Colombia tiene una ley de pago en plazos justos (Ley 2024 de 2020): las facturas comerciales deben pagarse en un plazo máximo de 45 días calendario desde la recepción de las mercancías o la terminación del servicio. Es una norma imperativa que no se puede cambiar por contrato, no aplica entre dos grandes empresas ni a las ventas a consumidores, y le permite al acreedor reclamar los costos de cobro acreditados. La factura que no se rechaza en los términos legales se entiende aceptada.

Si no se pactó interés de mora, el artículo 884 del Código de Comercio lo fija en una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera; si se cobra por encima de ese máximo legal, se pierden todos los intereses. En nuestra guía para cobrar más rápido encontrará ideas prácticas para su cartera.

Errores frecuentes

1. 1Cobrar IVA siendo no responsable, o seguir como no responsable después de incumplir una de las seis condiciones del tope de 3.500 UVT.
2. 2Expedir tiquete POS por encima de 5 UVT, o a un cliente empresarial que necesita factura para deducir el costo.
3. 3Tratar ventas excluidas como exentas y descontar un IVA que no se puede recuperar.
4. 4Olvidar restar la reteIVA que le practicaron sus clientes en su propia declaración.
5. 5Corregir una factura expidiendo otra en lugar de una nota crédito que cite el CUFE original.
6. 6Comprar a proveedores que no facturan sin documento soporte, con lo que el costo queda sin soporte.
7. 7Pasarse del plazo de su NIT, que la DIAN fija por el último dígito y no se corre por usted.

Cómo le ayuda Clientlly

Clientlly numera sus facturas de forma consecutiva por serie y aplica las tarifas de IVA de Colombia en cada factura. Las notas crédito quedan vinculadas a la factura original, el PDF sale en el idioma de su cliente y puede facturar en varias monedas. Cada factura puede llevar un enlace de pago con tarjeta, usted ve cuándo su cliente la abrió y los recordatorios automáticos salen 3, 14 y 30 días después del vencimiento; las facturas recurrentes resuelven las mensualidades. Escanee los recibos de sus proveedores y el IVA se lee automáticamente. Clientlly lleva los libros de IVA de ventas y de compras por tarifa, incluidas las exportaciones, y prepara informes de impuestos para usted y su contador, con exportación a Excel y PDF. Puede importar clientes, proveedores, productos y saldos iniciales desde Excel o CSV, y trabajar desde la app móvil.

Clientlly no es proveedor tecnológico de la DIAN y no valida facturas ante la DIAN: para ese paso necesita el servicio gratuito de la DIAN o un proveedor tecnológico habilitado. Conozca las funciones de facturación y de informes.