O que é um ERP? Guia simples para pequenas empresas

Um ERP (Enterprise Resource Planning, ou planeamento de recursos empresariais) é um software que guarda os registos essenciais de uma empresa (clientes, vendas, faturas, compras, stock, contabilidade e pessoal) numa única base de dados partilhada. Todas as equipas trabalham com os mesmos números, por isso uma fatura que emite atualiza ao mesmo tempo as receitas, o stock e a contabilidade.

O nome soa a algo que só fábricas e bancos usam. Na prática, qualquer empresa que emite faturas, compra a fornecedores e paga a pessoas já faz «planeamento de recursos». A única questão é se o faz num só sistema ou em dez folhas de cálculo.

O que significa ERP em palavras simples

Pense numa pequena empresa que vende e instala aparelhos de ar condicionado. Numa só semana, ela:

• envia um orçamento a um cliente, que o aceita
• encomenda os aparelhos a um fornecedor e dá-lhes entrada no armazém
• envia um técnico numa carrinha da empresa para os instalar
• emite a fatura e recebe o pagamento
• paga o salário do técnico no fim do mês

Sem ERP, cada passo vive num sítio diferente: os orçamentos no Word, o stock no Excel, os quilómetros da carrinha num caderno, as faturas numa app de faturação e os salários com o contabilista. Alguém tem de copiar números de um sítio para o outro, e os erros vão aparecendo.

Com um ERP, o orçamento aceite transforma-se na fatura, a fatura dá saída dos aparelhos do stock, o pagamento é associado à fatura e o contabilista vê tudo sem ter de pedir ficheiros.

O que faz um sistema ERP

Um ERP é um conjunto de módulos que partilham os mesmos dados. A maioria das pequenas empresas usa alguns destes:

Pode ver a lista completa do que o Clientlly cobre na página de funcionalidades.

ERP vs. apps separadas

Muitas pequenas empresas começam com uma app para cada tarefa: uma app de faturação, uma folha de cálculo para o stock, um serviço de processamento salarial à parte. Isso funciona até o negócio crescer. Eis como as duas abordagens se comparam:

Sinais de que o seu negócio precisa de um ERP

Não precisa de um ERP por ter atingido uma certa dimensão. Precisa dele quando o trabalho manual começa a custar mais do que o software. Sinais típicos:

1. 1Escreve o mesmo cliente, produto ou preço em mais do que uma ferramenta.
2. 2Responder a «quem nos deve dinheiro?» demora mais do que alguns minutos.
3. 3O stock no sistema não corresponde ao que está na prateleira.
4. 4O fecho do mês com o contabilista leva dias a juntar ficheiros.
5. 5Só uma pessoa sabe como funcionam as folhas de cálculo.
6. 6Não consegue ver as vendas nem a tesouraria quando está fora do escritório.
7. 7Contrata mais pessoas, e as férias, a assiduidade e os salários tornam-se mais uma dor de cabeça.

Se três ou mais destes sinais lhe soam familiares, o seu negócio já ultrapassou as folhas de cálculo. O nosso artigo sobre Excel vs. software de gestão analisa cada sinal em detalhe.

Quanto custa um ERP a uma pequena empresa

Há dois mundos muito diferentes:

• O ERP tradicional é instalado em grandes empresas por consultores. Os projetos demoram meses, e a implementação custa muitas vezes mais do que as licenças.
• O ERP na cloud para pequenas empresas paga-se como uma subscrição mensal, funciona no browser e no telemóvel, e é configurado pela própria empresa em poucos dias.

Ao comparar preços, olhe para o quadro completo: a subscrição, quantos utilizadores estão incluídos, se módulos como o inventário ou os salários custam à parte e quanto tempo leva a configuração. Os planos do Clientlly estão na página de preços, sem taxas por fatura.

Como escolher um ERP: 8 perguntas a fazer

1. 1Fala a sua língua e a dos seus clientes? Faturas e orçamentos devem sair na língua que o cliente lê.
2. 2Conhece as taxas de IVA, a moeda e as regras de faturação do seu país? Veja o nosso guia do IVA em Portugal: taxas, isenção do artigo 53.º, prazos e faturas.
3. 3Pode começar com poucos módulos e ativar outros mais tarde sem uma nova migração?
4. 4Existe uma verdadeira app móvel para aprovações, despesas e consulta de vendas em movimento?
5. 5Pode importar os seus dados atuais (clientes, produtos, saldos iniciais) a partir de Excel ou CSV?
6. 6Como são geridas as permissões? Um comercial não deve ver os salários.
7. 7O seu contabilista pode ter acesso sem que tenha de lhe exportar ficheiros todos os meses?
8. 8O que acontece aos seus dados se sair? Deve poder exportá-los.

Como mudar sem parar o negócio

Passar para um ERP não tem de ser um projeto de «tudo de uma vez». Um plano simples que funciona para a maioria das pequenas equipas:

1. 1Escolha uma data de arranque, de preferência o primeiro dia de um mês ou de um trimestre.
2. 2Importe clientes, fornecedores e produtos dos seus ficheiros atuais.
3. 3Introduza os saldos iniciais: faturas por pagar, quantidades em stock e saldos bancários.
4. 4Emita todas as novas faturas no novo sistema a partir da data de arranque.
5. 5Mantenha os ficheiros antigos só para consulta e feche o primeiro mês em conjunto com o seu contabilista.

O nosso guia de migração explica cada passo e o que preparar.

Onde entra o Clientlly

O Clientlly é um ERP feito para pequenas e médias empresas. Faturação, despesas, inventário, contabilidade, RH, assiduidade, frota e relatórios partilham uma só base de dados, em oito idiomas e com as taxas de IVA e as moedas locais. Pode experimentá-lo grátis durante 14 dias sem cartão de crédito.