Como fazer um orçamento: modelo, exemplo e o que incluir

Um orçamento (ou proposta comercial) é uma oferta escrita para fornecer bens ou serviços definidos a um preço fechado, válida até uma data concreta. Qualquer orçamento deve identificar as duas partes, listar cada linha com quantidade, preço unitário e imposto, mostrar o total e indicar a validade, o pagamento, os prazos, as exclusões e a forma de aceitação.

Um orçamento claro faz duas coisas: facilita o «sim» do cliente e protege-o se mais tarde surgir um desacordo. A seguir encontra a diferença entre orçamento, estimativa e fatura pró-forma, uma lista de verificação, um exemplo de orçamento com os cálculos verificados e um calendário de seguimento.

Orçamento, estimativa, fatura pró-forma e fatura: as diferenças

Estes quatro documentos confundem-se muitas vezes, mas cada um tem uma função diferente:

Quando um orçamento aceite se torna um contrato, e o que exige uma pró-forma ou um adiantamento, varia de país para país, por isso confirme as regras com o seu contabilista ou com um advogado.

O que incluir num orçamento: a lista de verificação

Use a mesma estrutura em todos os orçamentos, tenham uma linha ou quarenta:

1. 1Os dados da sua empresa: denominação social, morada, número de contribuinte ou de registo quando aplicável, pessoa de contacto, telefone e email.
2. 2Os dados do cliente: denominação social, pessoa de contacto, morada e, se for uma empresa, o número de contribuinte.
3. 3Número e data do orçamento: um número único permite que as duas partes falem da mesma versão, sobretudo depois de revisões.
4. 4Prazo de validade: uma data de expiração clara, como «válido até 30 de setembro de 2026», em vez de um vago «30 dias».
5. 5Uma descrição clara por linha: o que fornece exatamente, com modelo, dimensão ou âmbito, para que ninguém tenha de adivinhar.
6. 6Quantidade e unidade: horas, peças, metros quadrados, dias ou licenças mensais.
7. 7Preço unitário: o preço de uma unidade sem impostos.
8. 8Descontos: numa linha ou coluna própria, para que o cliente veja quanto poupa.
9. 9Impostos em separado: o valor sem imposto, a taxa e o valor do imposto, e depois o total.
10. 10Total: o valor que o cliente vai pagar, com a moeda.
11. 11Condições de pagamento: o adiantamento, quando vence o restante (por exemplo, 14 dias após a fatura) e como pagar.
12. 12Entrega ou prazos: data de início, duração, data de entrega ou fases.
13. 13O que não está incluído: trabalhos ou custos fora do preço, como deslocações, licenças ou rondas extra de alterações.
14. 14Termos e condições: garantia, cancelamento, alterações ao âmbito e como são cobradas.
15. 15Como aceitar: assinatura e data no orçamento, ou uma confirmação escrita por email que refira o número do orçamento.

O que um documento comercial tem de mostrar por lei varia de país para país. A lista acima é uma boa prática; o seu contabilista diz-lhe o que é obrigatório onde trabalha.

Exemplo de orçamento com linhas e totais

Eis um exemplo de orçamento de uma empresa de serviços informáticos para a rede de um escritório. Copie a estrutura e substitua as linhas pelas suas.

• De: o nome da sua empresa, morada, número de contribuinte e pessoa de contacto
• Para: a denominação social do cliente, pessoa de contacto, morada e número de contribuinte
• Orçamento: ORC-2026-041, de 1 de setembro de 2026, válido até 30 de setembro de 2026
• Assunto: instalação da rede do escritório para 12 postos de trabalho

• Condições de pagamento: adiantamento de 30% na aceitação (663,48 €); o restante, 1548,12 €, a 14 dias da fatura final, por transferência bancária.
• Prazos: a instalação começa nos 10 dias úteis seguintes ao adiantamento e demora 2 dias.
• Não incluído: obras para a passagem de cabos, a ligação à internet e trabalhos fora do horário de expediente.
• Aceitação: assine e date este orçamento, ou confirme o orçamento ORC-2026-041 por email.

Verifique as contas antes de enviar: 350 + 780 + 540 + 270 = 1940; um desconto de 5% são 97, ficam 1843; o imposto à taxa de exemplo de 20% acrescenta 368,60, para um total de 2211,60. Aplique o desconto antes do imposto e use a taxa que se aplica aos seus produtos no seu país.

Dicas de preço e apresentação

• Comece pelo resultado. Abra com uma ou duas frases sobre o que o cliente recebe, por exemplo «uma rede a funcionar para 12 postos, instalada em dois dias sem fechar o escritório», e só depois liste as linhas.
• Ofereça opções. Uma versão básica, standard e premium deixa o cliente escolher quanto gastar, em vez de decidir entre sim e não. Assinale a opção que recomenda e explique porquê.
• Indique os seus pressupostos. «O preço pressupõe que as passagens de cabo pelo teto falso estão acessíveis» protege-o quando as condições no local são diferentes e torna um custo extra mais fácil de explicar.
• Mantenha a validade curta quando os custos mudam. Se os preços dos materiais ou dos fornecedores mudam com frequência, 14 dias protegem melhor a sua margem do que 60.
• Defina o preço a partir da margem pretendida. Parta da margem de que precisa, não do custo mais uma percentagem habitual: um markup de 25% sobre o custo dá apenas 20% de margem sobre o preço de venda. Veja margem vs markup.
• Torne-o fácil de ler. Fique por uma ou duas páginas sempre que possível, use o seu logótipo e as suas cores, palavras simples em vez de códigos internos, e ponha o total onde o olhar pousa.
• Envie-o depressa. Um orçamento que chega enquanto a conversa ainda está fresca é aceite com mais facilidade do que um que chega uma semana depois.

Como fazer o seguimento de um orçamento

Um orçamento sem resposta muitas vezes não é um não: o cliente está ocupado, a comparar propostas ou à espera da aprovação de outra pessoa. Um calendário simples mantém o processo em andamento sem ser insistente:

1. 1Dia 0, ao enviar: pergunte quem mais participa na decisão e quando pensam decidir.
2. 2Dia 2: uma verificação rápida: «Recebeu o orçamento? Há alguma coisa que não esteja clara?»
3. 3Dia 7: acrescente algo útil: responda a uma dúvida provável, proponha uma chamada de 15 minutos ou sugira uma primeira fase mais pequena se o problema for a verba disponível.
4. 4Alguns dias antes de expirar: lembre a data: «Os preços do orçamento ORC-2026-041 são válidos até 30 de setembro. Quer que lhe reserve datas para a instalação?»
5. 5Depois de expirar: encerre o assunto com cortesia, pergunte o que pesou na decisão e ofereça-se para atualizar o orçamento se a necessidade se mantiver.

Mantenha cada mensagem curta, refira o número do orçamento e termine com uma pergunta clara. «Só queria saber como está» não dá ao cliente nada a que responder; uma pergunta concreta dá.

Meça a sua taxa de aceitação

Taxa de aceitação = orçamentos aceites ÷ orçamentos enviados × 100

Se no último trimestre enviou 40 orçamentos e 14 foram aceites, a sua taxa de aceitação é 14 ÷ 40 × 100 = 35%. Meça-a também em valor: se os 40 orçamentos valiam 120 000 € e os aceites 36 000 €, ganhou 30% do valor orçamentado. Compare a taxa por serviço, por comercial e por dimensão do orçamento e, quando descer, olhe primeiro para o preço, a rapidez e o seguimento.

Do orçamento aceite à fatura e ao recebimento

Quando o cliente diz que sim:

1. 1Registe a aceitação. Guarde o orçamento assinado ou o email de confirmação e marque o orçamento como aceite, para que ninguém orçamente duas vezes o mesmo trabalho.
2. 2Peça o adiantamento. Se as suas condições o preveem, envie uma fatura pró-forma pelo adiantamento, ou uma fatura de adiantamento quando o seu país o exigir.
3. 3Entregue o que orçamentou. Se o âmbito mudar, confirme a alteração e o respetivo preço por escrito antes de fazer o trabalho extra.
4. 4Fature a partir do orçamento. Passe o cliente, as linhas e os preços do orçamento aceite para a fatura, para que corresponda ao que foi acordado, e desconte o adiantamento já pago.
5. 5Receba. Envie a fatura no dia em que termina o trabalho, com data de vencimento e dados de pagamento. Veja como receber mais depressa.

Erros comuns ao fazer um orçamento

1. 1Sem data de expiração. Um orçamento sem prazo pode ser aceite meses depois, a preços que já não consegue manter.
2. 2Descrições vagas. «Trabalhos no site, 2000 €» convida a discussões; descreva o âmbito e o número de rondas de alterações.
3. 3Imposto escondido no total. Os clientes empresariais precisam de ver em separado o valor sem imposto, o imposto e o total.
4. 4Erros de cálculo. Um total errado prejudica a confiança e é difícil de corrigir depois de o cliente o aceitar.
5. 5Sem exclusões. Tudo o que não excluir, o cliente vai assumir que está incluído.
6. 6Sem forma de aceitação. Sem espaço para assinatura ou um claro «responda para confirmar», ninguém sabe se o negócio está fechado.
7. 7Enviar e esquecer. Sem um plano de seguimento, bons orçamentos expiram sem resposta.
8. 8Voltar a escrever o orçamento na fatura. Copiar à mão cria diferenças entre o que foi acordado e o que é faturado.

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly cria propostas comerciais a partir de modelos de proposta reutilizáveis com a imagem da sua organização, e a IA pode redigir a descrição da proposta por si. Cada proposta tem uma data de validade, é assinalada quando se aproxima da expiração e pode ser enviada ao cliente por email em PDF, com registo de abertura. Marca as propostas como aceites ou recusadas e transforma uma proposta aceite num rascunho de fatura com o mesmo cliente e as mesmas linhas, ao lado das faturas pró-forma, faturas e notas de crédito. Veja o módulo de documentos e a faturação.