Elementos obrigatórios da fatura em Portugal (2026)

Em Portugal, o que uma fatura tem de conter está no artigo 36.º do Código do IVA (CIVA). A fatura tem de ser emitida, o mais tardar, até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o IVA se torna exigível (em regra, a entrega dos bens ou a conclusão do serviço) ou, se o cliente pagar antes, no momento em que recebe o pagamento. Além do conteúdo, há regras próprias de Portugal: o programa certificado, o ATCUD, o código QR e a comunicação das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Os elementos obrigatórios da fatura (artigo 36.º do CIVA)

A estes elementos do CIVA somam-se dois códigos: o ATCUD (o código único do documento, obrigatório desde 2023) e o código QR (obrigatório desde 2022). Se vender a um particular, o NIF dele tem de constar da fatura sempre que o pedir.

Programa certificado, ATCUD e comunicação à AT

• Programa de faturação certificado. É obrigatório para quem teve mais de 50 000 € de volume de negócios no ano anterior, tem contabilidade organizada ou emite faturas num programa informático (artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019). Desde 1 de julho de 2025 pode, em alternativa, usar as aplicações de faturação disponibilizadas pela AT.
• Séries e ATCUD. Cada série de faturas é comunicada à AT antes de ser usada. A AT atribui-lhe um código de validação que, junto com o número sequencial, forma o ATCUD impresso na fatura, por cima do código QR.
• Comunicação das faturas (e-fatura). Todas as faturas são comunicadas à AT até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão, em tempo real ou pelo ficheiro SAF-T (PT) de faturação. É também assim que as faturas aparecem no e-fatura do seu cliente.

Como funciona a numeração das faturas

• A numeração é sequencial e sem falhas dentro de cada série. Pode ter várias séries, por exemplo uma por ano, por estabelecimento ou por tipo de documento, desde que cada uma esteja comunicada à AT.
• Uma fatura emitida mantém o seu número: não se apaga nem se reutiliza o número. Corrige-se com outro documento.
• As faturas pró-forma e os orçamentos não são faturas e não usam a numeração das faturas.

Como corrigir uma fatura: nota de crédito e nota de débito

Depois de emitida, a fatura faz parte dos seus registos e já foi comunicada à AT. Se algo estiver errado:

1. 1Emita uma nota de crédito (para anular ou reduzir o valor) ou uma nota de débito (para o aumentar). Pelo artigo 36.º, n.º 6, do CIVA, o documento retificativo tem data e numeração sequencial, identifica as partes, refere a fatura original e indica o que muda.
2. 2Emita uma nova fatura com os dados corretos, se necessário.
3. 3Envie os documentos ao cliente e guarde a prova de que ele tomou conhecimento da retificação. Sem essa prova (ou sem prova de que o reembolsou do imposto), não pode recuperar o IVA da nota de crédito (artigo 78.º, n.º 5, do CIVA).

Fatura simplificada: quando pode usá-la

O artigo 40.º do CIVA permite uma fatura simplificada:

• nas vendas de bens por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares, até 1000 € por fatura;
• nas outras vendas de bens e prestações de serviços, até 100 € por fatura;
• nas operações de quem está no regime de isenção do artigo 53.º.

A fatura simplificada tem data, número sequencial, nome e NIF do fornecedor, quantidade e denominação dos bens ou serviços, o preço sem IVA, a taxa e o IVA (ou o preço com IVA e a taxa), o NIF do cliente quando este é uma empresa e, se for o caso, o motivo de não aplicação do imposto. Leva também o ATCUD e, quando emitida num programa certificado, o código QR.

Faturação eletrónica: PDF, assinatura qualificada e datas

• Aceitação do cliente. Uma fatura só pode ser enviada por via eletrónica se o cliente o aceitar (artigo 36.º, n.º 10, do CIVA).
• Faturas em PDF até 31 de dezembro de 2026. Até essa data, um PDF enviado por email conta como fatura eletrónica para todos os efeitos fiscais.
• Depois disso. Uma fatura eletrónica tem de garantir a origem e a integridade com assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI) (artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019). A proposta de Orçamento do Estado para 2027, entregue em outubro de 2026, prolonga a aceitação dos PDF até 31 de dezembro de 2027; confirme a versão aprovada.
• Contratos públicos. As grandes empresas já faturam eletronicamente ao Estado. As micro, pequenas e médias empresas estão dispensadas até 31 de dezembro de 2026, e a proposta do OE 2027 prolonga a dispensa até 31 de dezembro de 2027.
• Faturas para outros países da UE. Com o pacote europeu «IVA na era digital» (ViDA), as operações B2B entre Estados-Membros passam à faturação eletrónica com comunicação digital a partir de 1 de julho de 2030.

Durante quanto tempo guardar as faturas

O artigo 52.º do CIVA obriga a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e documentos, incluindo as faturas emitidas e recebidas, durante os 10 anos civis seguintes. Guarde também as notas de crédito e as provas de que o cliente as recebeu.

7 erros na fatura que atrasam o pagamento

1. 1Emitir a fatura semanas depois do trabalho feito, e não até ao 5.º dia útil.
2. 2NIF do cliente errado ou em falta: o contabilista do cliente não a aceita para deduzir o IVA.
3. 3Uma descrição vaga como «Serviços», sem período nem referência.
4. 4Taxa errada, ou falta do motivo de isenção ou da menção «IVA - autoliquidação».
5. 5Nenhuma data de vencimento, ou uma data com a qual o cliente nunca concordou.
6. 6IBAN em falta ou desatualizado.
7. 7Enviá-la para um endereço de email genérico em vez de para a pessoa que aprova os pagamentos.

O nosso guia sobre como receber mais depressa trata do resto.

Checklist antes de carregar em «Enviar»

• A série e o número estão corretos e a fatura tem ATCUD e código QR
• A fatura sai até ao 5.º dia útil após a entrega ou o serviço
• O nome, a morada e o NIF do cliente coincidem com os dados dele
• Cada linha tem descrição clara, quantidade, preço sem IVA e taxa de IVA
• Os totais de IVA por taxa batem certo, e o motivo de isenção ou a autoliquidação estão indicados quando se aplicam
• A data de vencimento, o IBAN e o link de pagamento estão na fatura
• A fatura vai para a pessoa que aprova os pagamentos

Como o Clientlly ajuda

No Clientlly, as faturas são numeradas sequencialmente por série, levam as taxas de IVA do país da sua empresa e as notas de crédito ficam ligadas à fatura original. O PDF sai na língua do seu cliente, com um link de pagamento com cartão; vê quando a fatura foi aberta, e os lembretes automáticos saem 3, 14 e 30 dias após a data de vencimento. As faturas recorrentes e as várias moedas também estão incluídas. Veja o módulo de faturação e o nosso guia do IVA em Portugal.