Folha de pagamento 2026: INSS, FGTS, IRRF e 13º salário

No Brasil, o empregador desconta do empregado o INSS, de 7,5% a 14% por faixas progressivas, e o IRRF, que desde 2026 é zero até R$ 5.000 por mês. Além disso, paga cerca de 27% a 29% de INSS patronal e terceiros fora do Simples Nacional, 8% de FGTS, o 13º salário e as férias com um terço a mais.

Este guia resume as regras em vigor em outubro de 2026 para empregados com carteira assinada (CLT), com valores em reais (BRL, R$).

A folha de pagamento em resumo

INSS, terceiros e FGTS

INSS do empregado. Desde janeiro de 2026 (Portaria Interministerial MPS/MF 13/2026), cada alíquota incide apenas sobre a parte do salário que está na sua faixa:

Acima de R$ 8.475,55 não há desconto, então o máximo é R$ 988,09 por mês. Quem tem mais de um vínculo soma as remunerações para aplicar as faixas, e o 13º salário é calculado à parte, sem somar ao salário de dezembro.

Encargos da empresa pelas regras gerais (Lei 8.212/1991, art. 22, e Lei 8.036/1990):

Simples Nacional. As empresas do Simples recolhem o INSS patronal dentro do DAS mensal, sobre a receita, exceto as atividades de serviço do Anexo IV, que pagam os 20% à parte. As optantes ficam dispensadas das contribuições de terceiros. Elas continuam descontando o INSS e o IRRF do empregado e depositando os 8% de FGTS (Lei Complementar 123/2006, art. 13).

Imposto de renda retido na fonte (IRRF)

A empresa retém o IRRF todo mês pela tabela progressiva em vigor em 2026:

A base de cálculo é o rendimento tributável bruto menos o INSS do empregado, R$ 189,59 por dependente e outras deduções legais, como a pensão alimentícia judicial. No lugar delas, a empresa pode usar o desconto simplificado mensal de R$ 607,20 (25% da faixa isenta), quando for mais vantajoso. Para um empregado sem dependentes, o desconto simplificado compensa em salários de até cerca de R$ 5.755.

A redução de 2026. A Lei 15.270/2025 criou, a partir de janeiro de 2026, uma redução calculada sobre o rendimento tributável bruto, e não sobre a base de cálculo:

• rendimento tributável de até R$ 5.000,00: redução de até R$ 312,89, de modo que o imposto seja zero
• de R$ 5.000,01 a R$ 7.350,00: redução de R$ 978,62 menos 0,133145 × o rendimento tributável, decrescente de forma linear até zerar
• acima de R$ 7.350,00: sem redução

A redução nunca supera o imposto da tabela e também vale para o IRRF do 13º salário, tributado exclusivamente na fonte. Na declaração anual do ano-calendário 2026, a mesma lógica vale para os valores anuais: imposto zero até R$ 60.000 de rendimentos tributáveis, com redução até R$ 88.200.

Salário mínimo, jornada e pagamentos obrigatórios

• Salário mínimo: R$ 1.621,00 por mês desde 1º de janeiro de 2026, ou R$ 54,04 por dia e R$ 7,37 por hora (Decreto 12.797/2025).
• 13º salário (gratificação de Natal): 1/12 da remuneração de dezembro por mês trabalhado no ano, e a fração de 15 dias ou mais conta como mês inteiro. A primeira metade é paga de uma só vez entre fevereiro e novembro (ou junto com as férias, se o empregado pedir em janeiro) e o restante até 20 de dezembro. Tem cálculo próprio de INSS e IRRF e recolhimento de 8% de FGTS.
• Férias: 30 dias corridos após cada 12 meses de contrato, menos dias se houver mais de cinco faltas, pagas com pelo menos um terço a mais (Constituição, art. 7º, XVII) até dois dias antes do início (CLT, art. 145).
• Jornada e horas extras: no máximo 8 horas por dia e 44 por semana; a hora extra vale pelo menos 50% a mais que a normal e o trabalho noturno pelo menos 20% a mais que o diurno (CLT, arts. 59 e 73).
• Vale-transporte: a empresa arca com o custo do deslocamento casa-trabalho que exceder 6% do salário básico, então pode descontar até 6% do empregado (Lei 7.418/1985).

Calendário mensal da folha e obrigações

1. 1Admissão: informe a admissão no eSocial, o sistema federal que registra todos os eventos do contrato de trabalho, e combine a conta para pagamento.
2. 2Dia do pagamento: pague o salário mensal até o 5º dia útil do mês seguinte (CLT, art. 459), mediante recibo assinado, o holerite ou contracheque; o comprovante de depósito na conta do empregado também vale como recibo (CLT, art. 464).
3. 3Todo mês, eSocial: envie os eventos de remuneração e de pagamento do mês.
4. 4Todo mês, DCTFWeb: a declaração é montada com os dados do eSocial (contribuições sobre a remuneração e IRRF do trabalho) e transmitida até o último dia útil do mês seguinte; a DCTFWeb do 13º salário vence em 20 de dezembro.
5. 5Até o dia 20: pague o DARF gerado pela DCTFWeb, com o INSS do empregado e da empresa, os terceiros e o IRRF. Se não houver expediente bancário no dia 20, pague no dia útil anterior.
6. 6Até o dia 20: recolha os 8% de FGTS pelo FGTS Digital, via Pix; se o dia 20 não for dia útil bancário, antecipe para o dia útil anterior.
7. 7Ao longo do ano: pague as férias dois dias antes do início, a primeira parcela do 13º até novembro e a segunda até 20 de dezembro.
8. 8Dispensa sem justa causa: a empresa deposita mais 40% sobre todos os depósitos de FGTS feitos durante o contrato.

Exemplo prático: salário de R$ 6.000

Marcos trabalha em São Paulo numa empresa comercial fora do Simples Nacional (terceiros de 5,8%, RAT de 2% sem ajuste). Ganha R$ 6.000 por mês, é solteiro e não tem dependentes.

O INSS é 7,5% de R$ 1.621,00, 9% de R$ 1.281,84, 12% de R$ 1.451,43 e 14% de R$ 1.645,73. Para comparar, com R$ 5.000 o INSS é R$ 501,51, o desconto simplificado leva a uma base de R$ 4.392,80 e a um imposto de tabela de R$ 312,89, e a redução zera esse valor: não há IRRF e o líquido é R$ 4.498,49.

Reserve cerca de R$ 500 por mês para o 13º salário e R$ 666,67 para as férias com o terço. Numa empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV, o INSS patronal está dentro do DAS e não há terceiros, então o encargo sobre a folha, além do salário, é o FGTS de R$ 480.

Erros comuns

1. 1Aplicar 14% sobre o salário inteiro em vez de cada alíquota na sua faixa: sobre R$ 6.000 seriam R$ 840 em vez de R$ 641,51.
2. 2Calcular a redução de 2026 sobre a base de cálculo em vez do rendimento tributável bruto, ou esquecê-la no 13º salário.
3. 3Ignorar o desconto simplificado de R$ 607,20 quando ele supera o INSS e os dependentes.
4. 4Pagar o FGTS ou o DARF no dia 21 quando o dia 20 cai em fim de semana ou feriado: o prazo é antecipado para o dia útil anterior.
5. 5Pagar o salário depois do 5º dia útil ou as férias com menos de dois dias de antecedência.
6. 6Achar que o Simples Nacional dispensa os encargos da folha: o FGTS, o INSS e o IRRF do empregado continuam, e as atividades do Anexo IV pagam os 20% à parte.
7. 7Esquecer que o 13º salário tem FGTS e cálculo próprio de INSS e IRRF.

Como o Clientlly ajuda

O Clientlly traz um perfil de folha de pagamento para o Brasil, conferido com fontes oficiais em 1º de outubro de 2026: as faixas progressivas do INSS até R$ 8.475,55, a tabela do IRRF de 2026 com o desconto simplificado e a redução da Lei 15.270 conforme modeladas, os encargos patronais de 35,8% (INSS 20%, RAT 2%, terceiros 5,8% e FGTS 8%) e o salário mínimo de R$ 1.621. Ele calcula o salário líquido e os encargos da empresa, gera os holerites e aceita lançamentos recorrentes, além da importação de empregados e de folhas; um administrador pode ajustar as alíquotas nas configurações de impostos da folha.

O cálculo do IRRF é uma aproximação da tabela e da redução oficiais, então confira com as tabelas da Receita Federal, principalmente perto de R$ 5.000 e de R$ 7.350. O perfil considera um empregado com um único vínculo, solteiro, sem dependentes, no âmbito federal, por isso dependentes, Simples Nacional, as suas alíquotas reais de RAT e terceiros, convenções coletivas e o 13º salário devem ser conferidos. O Clientlly não envia eventos ao eSocial, não transmite a DCTFWeb e não emite guias do FGTS Digital: isso é feito nesses sistemas do governo ou pelo seu contador.

Além da folha, o módulo de recursos humanos cuida dos pedidos e aprovações de ausências com um calendário, útil para programar as férias, e guarda os documentos de RH, e o controle de ponto e horas registra a jornada e as horas extras. Para fechar o mês depois de cada folha, veja o nosso checklist de fechamento mensal.