Impostos sobre vendas e nota fiscal em 2026: ICMS, ISS e CBS/IBS

O Brasil ainda não tem um único imposto sobre valor agregado. A venda de mercadorias paga o ICMS estadual, o serviço paga o ISS municipal, os produtos industrializados pagam o IPI federal e quase toda receita paga as contribuições federais PIS e COFINS. A maioria das pequenas empresas recolhe tudo isso numa só guia mensal pelo Simples Nacional. E o país está no meio da maior reforma tributária em décadas: dois novos tributos, a CBS (federal) e o IBS (estados e municípios), substituem os antigos entre 2026 e 2033. Este guia explica como tudo se encaixa em outubro de 2026, com exemplos em reais.

Os tributos sobre vendas em resumo

Os tributos federais ficam com a Receita Federal, o ICMS com a SEFAZ de cada estado, o ISS com a prefeitura e o IBS com o novo Comitê Gestor do IBS (CGIBS). Toda empresa é identificada pelo CNPJ.

A reforma de 2026 a 2033: CBS e IBS

A Emenda Constitucional 132 (dezembro de 2023) e a Lei Complementar 214/2025 (16 de janeiro de 2025) trocam cinco tributos por um IVA dual: a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, federal) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, de estados e municípios), além do Imposto Seletivo sobre bens prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente. A Lei Complementar 227/2026 (13 de janeiro de 2026) instituiu o comitê que administra o IBS.

2026: o ano-teste

• A nota fiscal destaca CBS de 0,9% e IBS de 0,1% (LC 214, arts. 343 e 346).
• O valor é compensado com o PIS e a COFINS, e quem cumpre as novas obrigações acessórias fica dispensado do recolhimento (art. 348). O PIS e a COFINS continuam sendo pagos integralmente.
• De 2026 a 2032, ICMS, ISS, PIS, COFINS e IPI não integram a base de cálculo da CBS e do IBS (art. 12).
• Empresas do Simples Nacional e MEIs ficam fora do teste de 2026 e não precisam destacar a CBS.

O calendário

As alíquotas definitivas ainda não estão fixadas. A PwC estima a carga combinada de CBS e IBS em torno de 27,5% a 28%; trate esse número como estimativa.

O que decidir agora se você está no Simples Nacional

A partir de 2027, a empresa do Simples pode optar por apurar e recolher a CBS e o IBS pelo regime regular, fora do DAS, para que seus clientes empresas aproveitem o crédito integral (LC 214, art. 41). Para o período de janeiro a junho de 2027, a opção vai de 1º de setembro a 30 de outubro de 2026, e pode ser cancelada entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026 (Resolução CGSN 194/2026). Se você vende principalmente para empresas, converse com seu contador antes do prazo.

O split payment, em que o tributo é separado automaticamente no momento do pagamento, ainda está em fase de testes: a integração com os prestadores de serviços de pagamento começa em 15 de outubro de 2026, e não há data anunciada para a obrigatoriedade.

Quem se registra onde: CNPJ, MEI e Simples Nacional

Toda empresa tem CNPJ (14 caracteres, no formato 12.345.678/0001-90). Desde julho de 2026, novas inscrições podem receber um CNPJ alfanumérico, com a mesma máscara; o primeiro foi gerado em 31 de julho de 2026, e os números existentes não mudam. Se o seu sistema só aceita números, atualize-o. Quem vende mercadorias também se inscreve no estado (inscrição estadual), e quem presta serviços, na prefeitura (inscrição municipal).

No Brasil não existe um faturamento mínimo abaixo do qual não se paga tributo. O porte define o regime:

O aumento do limite do MEI para R$ 130.000 (PLP 108/2021) continua aguardando votação no Congresso e não é lei.

No Simples Nacional, a alíquota depende do anexo da atividade e da receita dos últimos 12 meses (RBT12). Na primeira faixa (até R$ 180.000), as alíquotas são:

Acima da primeira faixa, a alíquota efetiva é (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12 (LC 123/2006, art. 18).

Apuração e prazos de pagamento

• Simples Nacional: você apura o imposto todo mês no PGDAS-D e paga o DAS até o dia 20 do mês seguinte. Uma vez por ano entrega a DEFIS.
• MEI: o DAS mensal de valor fixo também vence no dia 20, e uma vez por ano você entrega a declaração anual do MEI (DASN-SIMEI).
• Regimes regulares: o ICMS é apurado e pago todo mês conforme as regras e os prazos de cada estado, com a escrituração na EFD ICMS/IPI; o PIS e a COFINS são informados mensalmente na EFD-Contribuições, e os débitos federais na DCTFWeb. São Paulo está eliminando a GIA, mas, até ser notificado da dispensa, o contribuinte continua entregando a declaração.

Nota fiscal: NF-e, NFC-e e NFS-e

A nota fiscal eletrônica é um documento de existência apenas digital. Sua validade jurídica vem da assinatura digital do emitente e da autorização de uso pelo Fisco antes da ocorrência da operação. Os principais tipos:

• NF-e, a nota fiscal eletrônica de mercadorias, autorizada pela SEFAZ do seu estado; o destinatário recebe o arquivo XML e o DANFE acompanha a mercadoria
• NFC-e, a nota fiscal de consumidor eletrônica, para o varejo
• NFS-e, a nota fiscal de serviços eletrônica, emitida pela prefeitura ou pelo sistema nacional
• CT-e, para o transporte de cargas

Entre outros dados, a NF-e traz o CNPJ ou CPF e a inscrição estadual do emitente e do destinatário, a descrição e a classificação fiscal (NCM) de cada produto, o CFOP, os códigos de situação tributária, os valores e tributos por item e, em 2026, o grupo da CBS e do IBS. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas vendas e prestações para destinatário com CNPJ, e fica dispensado nas vendas ao consumidor final (LC 123/2006, art. 26).

Cancelamento e correção

• Cancelamento: em São Paulo, a NF-e autorizada pode ser cancelada em até 24 horas (Portaria CAT 162/2008); cada estado tem suas regras. Depois disso, a correção é feita com outro documento.
• Carta de Correção Eletrônica (CC-e): corrige outros erros, mas não as variáveis do cálculo do imposto (valor, base de cálculo e alíquota), os dados que mudem a identidade ou o endereço do remetente ou do destinatário, a data de emissão ou de saída, nem o número e a série da nota.
• Outras correções: a nota complementar acrescenta valores que faltaram, e a nota de devolução desfaz a operação quando a mercadoria volta. Com a reforma, o leiaute da NF-e passou a prever também notas de crédito e de débito para ajustar a CBS e o IBS.

Moeda e guarda de documentos

As obrigações exequíveis no Brasil devem ser pagas em reais; a cláusula em moeda estrangeira é nula, salvo nos casos previstos em lei, como os contratos de comércio exterior de bens e serviços (Lei 14.286/2021, art. 13).

Guarde notas, arquivos XML e livros até a prescrição dos créditos tributários (Código Tributário Nacional, art. 195). O direito de o Fisco lançar o tributo se extingue em cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito (art. 173), então, na prática, guarde tudo por pelo menos cinco anos completos depois do ano da operação.

Nota fiscal eletrônica: as mudanças de 2026

O Brasil emite notas eletrônicas há anos; agora a reforma muda o conteúdo delas e os sistemas por trás.

Há alguma folga em 2026. O Fisco anunciou que os documentos não serão rejeitados pela ausência dos campos da CBS e do IBS, ainda sem data para acabar, e um programa de conformidade de 2026 permite corrigir inconsistências até 31 de dezembro de 2026. Depois de um auto de infração, a empresa tem 60 dias para sanar a omissão e evitar a multa. Segundo a Receita Federal, em outubro de 2026, 86% dos documentos emitidos por empresas obrigadas já traziam o destaque da CBS.

Exemplo de cálculo em reais

ICMS: débito menos crédito. Uma loja em São Paulo no regime regular compra mercadorias de um fornecedor paulista por R$ 6.000, com R$ 1.080 de ICMS a 18%, e as vende por R$ 10.000. O ICMS é calculado “por dentro”, incluído na própria base: R$ 10.000 × 18% = R$ 1.800 (um preço de R$ 8.200 sem o ICMS dividido por 0,82 dá R$ 10.000). ICMS a recolher: R$ 1.800 − R$ 1.080 = R$ 720. O exemplo supõe que o produto não está sujeito à substituição tributária, em que o ICMS é recolhido antes na cadeia.

CBS e IBS em 2026. Na mesma nota, suponha que o valor sem ICMS, PIS e COFINS seja de R$ 8.000. A nota destaca CBS de R$ 72 (0,9%) e IBS de R$ 8 (0,1%). Se a empresa cumprir as obrigações acessórias, não recolhe esses valores: eles servem para testar o sistema.

Simples Nacional. Um estúdio de design no Anexo III com RBT12 de R$ 150.000 está na primeira faixa, então a alíquota efetiva é de 6%. Num mês com R$ 15.000 de receita, o DAS é R$ 15.000 × 6% = R$ 900, que reúne os tributos federais e o ISS numa só guia, com vencimento no dia 20 do mês seguinte.

Quando o cliente paga com atraso

Não há no Brasil um prazo legal de pagamento entre empresas, mas o Código Civil ajuda:

• se o pagamento tem data certa, o devedor está em mora desde o vencimento, sem necessidade de notificação (art. 397)
• o devedor responde pelos prejuízos, mais juros, atualização monetária e honorários de advogado (art. 395)
• se a taxa de juros não foi combinada, vale a taxa legal: Selic menos IPCA, nunca negativa (art. 406, com a redação da Lei 14.905/2024)
• a Lei de Usura não se aplica às obrigações entre pessoas jurídicas, então empresas podem combinar a própria taxa de juros
• a multa contratual não pode passar do valor da obrigação principal (art. 412); o limite de 2% para a multa de mora vale só nas relações de consumo (CDC, art. 52)

Coloque vencimento, juros e multa no contrato e na cobrança. Nosso guia para receber mais rápido traz mais ideias práticas.

Erros comuns

1. 1Tratar o Brasil como um país de IVA único. Uma venda pode envolver ICMS, ISS, IPI e PIS/COFINS ao mesmo tempo, além de CBS e IBS em 2026.
2. 2Usar a alíquota errada de ICMS em vendas para outro estado, ou ignorar a substituição tributária do produto.
3. 3Perder as decisões do Simples Nacional: a opção pelo regime regular da CBS e do IBS para o primeiro semestre de 2027 vai só até 30 de outubro de 2026.
4. 4Corrigir preço ou imposto com carta de correção. A CC-e não altera as variáveis do cálculo do imposto.
5. 5Ignorar os novos campos da nota porque a rejeição está suspensa. Os campos são obrigatórios, e as inconsistências devem ser corrigidas até 31 de dezembro de 2026.
6. 6Sistemas que recusam letras no CNPJ. Clientes e fornecedores novos podem ter CNPJ alfanumérico desde julho de 2026.
7. 7Passar do limite do MEI de R$ 81.000 e continuar pagando o valor fixo.

Como o Clientlly ajuda

A nota fiscal sai dos sistemas do governo ou de um emissor homologado. O Clientlly cuida do faturamento e da cobrança em volta dela: faturas numeradas em sequência por série com as alíquotas do Brasil, notas de crédito ligadas à fatura original, o PDF no idioma do seu cliente, link de pagamento com cartão e a informação de quando o cliente abriu a fatura. Se o cliente não paga, os lembretes saem automaticamente 3, 14 e 30 dias depois do vencimento. Faturas recorrentes e várias moedas também estão incluídas.

Nas compras, você digitaliza os comprovantes e o Clientlly lê os impostos automaticamente. Ele organiza os livros de tributos de vendas e de compras por alíquota, incluindo exportações, e prepara relatórios fiscais para você e seu contador, com exportação para Excel e PDF. Você pode importar clientes, fornecedores, produtos e saldos iniciais de planilhas Excel ou CSV, receber alertas de estoque baixo e sugestões de reposição e usar o aplicativo no celular. Veja o módulo de faturamento e o módulo de contabilidade.